Anskaffelser under 1,3 mill. kroner

Du må beskrive behovet åpent uten å henvise til en bestemt løsning eller merke. Ved å beskrive behovet, hvilken målsetting dere har og hvilke resultater dere ønsker oppnådd, får leverandøren god informasjon om hvordan de skal tilrettelegge tilbudet sitt slik at behovet dekkes.

Finnes en eksisterende rammeavtale?

Sjekk ut om organisasjonen har en eksisterende rammeavtale som omfatter den varen/tjenesten som skal anskaffes. I så fall skal anskaffelsen foretas ved et avrop på rammeavtalen.

Det følger av anskaffelsesloven at hovedregelen er krav om konkurranse. Du skal sørge for at konkurransen blir kjent for et rimelig antall leverandører for på denne måten å oppnå best mulig pris og kvalitet i det relevante markedet. Dette kan du gjøre ved å invitere relevante leverandører til å inngi tilbud. Du kan også foreta en frivillig kunngjøring på Doffin, og/eller kunngjøre konkurranser på egen hjemmeside.

DFØ har utarbeidet en egen konkurransegrunnlagsmal for anskaffelser under 1.3 millioner. Denne vil hjelpe deg med selve konkurransegjennomføringen.

Hva som er tilstrekkelig antall leverandører, er ikke definert og det vil variere fra marked til marked. Noen ganger kan det være tilstrekkelig med å innhente tilbud fra 3 leverandører, men du må ta høyde for at det kan være en eller flere leverandører som ikke innleverer noe tilbud. Dersom markedet er lite, f.eks.at det kun er 4 leverandører, kan hensynet til likebehandlingskravet tilsi at du innhenter tilbud fra alle 4.

Det kan være anskaffelsesfaglig klokt å velge noen nye leverandører hver gang du forespør, da du på den måten kan få tilbud på løsninger du ikke kjente til.

Unntaksvis kan du tildele en kontrakt direkte til en leverandør uten å avholde en konkurranse. Det er for eksempel tilfellet der det kun er en leverandør i markedet.

For anskaffelser under kr 100.000 eksl. mva, kommer ikke anskaffelsesregelverket til anvendelse. Forvaltningsloven og krav om forsvarlig saksbehandling og økonomireglement kommer likevel til anvendelse og vil legge føringer på hvordan slike anskaffelser gjennomføres. Flere virksomheter har interne rutiner for slike mindre beløpsmessige anskaffelser.

Du bør utarbeide et konkurransegrunnlag. Du kan bruke mal for konkurransegrunnlag for anskaffelser under nasjonal terskelverdi. Følgende forhold er viktige for å få et godt konkurransegrunnlag:

• Lag en plan for gjennomføringen av anskaffelsen. Følgende momenter må planlegges:
  • Skal du invitere et passende antall leverandører til å inngi tilbud, eller foreta en frivillig kunngjøring på Doffin?
  • Hvilke regler som skal gjelde for gjennomføring av anskaffelsen. DFØ sin konkurransegrunnlagsmal for anskaffelser foreslår regler for konkurransen som gir stor fleksibilitet.
• Når du har formidlet hvordan du har tenkt til å gjennomføre konkurransen må du forholde deg til dette under gjennomføringen.

Kvalifikasjonskrav

For anskaffelser over 500.000 kr. ekskl. mva. er du forpliktet til å kreve at valgte leverandør leverer skatteattest. Se FOA §7-2 for detaljer. Hvorvidt det er behov for å stille ytterligere kvalifikasjonskrav må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Tildelingskriterier

Konkurranse skal gjennomføres på en forutberegnelig måte. Det betyr at du som oppdragsgiver må informere om hvilke vurderinger du vil gjøre ved valg av tilbud, dvs hvilke tildelingskriterier du vil bruke. Disse skal være egnet til å velge den beste tilbudte løsningen.

Konkurransen kan avgjøres på bakgrunn av hvem som har tilbudt den laveste prisen/kostnaden, eller på bakgrunn av en vurdering av hvem som har levert tilbudet med det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. Med kostnad beregner du både innkjøpsprisen og driftskostnader inklusiv livsykluskostander.

Dersom du velger å tildele på bakgrunn av det beste forholdet mellom pris og kvalitet må du oppgi hvilke kriterier du vil legge til grunn for vurderingen av kvalitet. Du må være tydelig på hva du mener med kvalitet. Dette kan være kompetanse, miljøegenskaper, tekniske og estetiske egenskaper, funksjonelle egenskaper med mer.

Konkurransegrunnlagsmalen gir eksempel på hvordan slike kriterierier kan utformes.

Kontrakt

Legg ved kontrakten som skal regulere kontraktsforholdet samtidig som du inviterer leverandørene til å inngi tilbud. Leverandørene må kjenne til hvilke vilkår som skal gjelde for gjennomføringen av kontrakten. På områder hvor det foreligger standardkontrakter bør disse benyttes. Les mer om ulike typer kontrakter og valg av disse. 

Anskaffelsesprotokoll

For alle anskaffelser over 100.000 kr. ekskl. mva. plikter oppdragsgiver å føre anskaffelsesprotokoll. Denne skal oppdateres fortløpende med en redegjørelse for de beslutninger som tas under anskaffelsesprosessen.

Lag en beskrivelse av ytelsen anskaffelsen gjelder. Du bør beskrive behovet du skal ha dekket fremfor en beskrivelse av hvordan behovet skal dekkes. La leverandørene konkurrere om å tilby den beste/ mest hensiktsmessige løsningen. For å få til dette er det helt sentralt at du ikke stiller unødvendige krav som begrenser eller helt avskjærer leverandørers mulighet til å tilby løsninger som ville ha dekket det behovet du har. Det kan være slik at behovet dekkes best gjennom en løsning du ikke kjenner til.

Strategiske føringer

Sjekk føringer fra din virksomhets anskaffelsesstrategi eller lignende. 

Invitasjon til å levere tilbud

For å motta tilbud kan du enten invitere et utvalg leverandører, eller foreta en frivillig kunngjøring på Doffin. 

Skal du inn i et stort leverandørmarked du kjenner relativt godt kan det være mest hensiktsmessig å invitere 3-7 leverandører til å inngi tilbud. Du bør variere hvem du inviterer.

Frivillig kunngjøring på Doffin er egnet der du ikke kjenner markedet. Dersom jobben med å utarbeide tilbud og evaluere tilbud ikke er stor, for eksempel fordi du kun vektlegger pris utover de minstekrav du har satt til kvalitet, funksjon og/eller annet, er også en frivillig kunngjøring på Doffin egnet.

Du finner to skjemaer for frivillig kunngjøring på Doffin på siden "Skjema for kunngjøring etter anskaffelsesforskriften".

Evaluering av tilbud

Evaluering av tilbudene må skje slik du har beskrevet det i din henvendelse til markedet.

Det å vektlegge noe annet enn dette vil være i strid med det grunnleggende prinsippet om forutberegnelighet.

Eventuelle forhandlinger

Avhengig av hva du har formidlet i konkurransegrunnlaget kan du invitere en eller flere av tilbyderne til forhandlinger. En eventuell utvelgelse må foretas på grunnlag av tildelingskriteriene.

Ved forhandlingene bør leverandørene få tilbakemeldinger om hvilke sider av tilbudene du mener de med fordel kan forbedre for å kunne vinne konkurransen. Etter endt forhandling må tilbyderne få anledning til å levere nytt revidert tilbud.

Kontraktstildeling og avslutning av konkurransen

Etter at tilbudene er evaluert og eventuelle forhandlinger er gjennomført tildeler du kontrakt til den leverandøren som har levert det beste tilbudet.

Alle leverandører som har blitt invitert til å levere tilbud bør få en beskjed om din avgjørelse. Gi gjerne en kort begrunnelse for hovedårsaken(e) for valget av tilbud.

Følg opp kontrakten

For å sikre deg at dere mottar det dere har inngått avtale om er det viktig at de kontrakten følges opp.