Kontraktsforvaltning - mal
Vi har utarbeidd ein mal til bruk for oppfølging av ein inngått kontrakt. I malen skal de fylle ut relevant informasjon, og når han er ferdig utfylt, vil han fungere som ei sjekkliste og gi struktur for eit slikt oppfølgingsarbeid.
Ferdig utfylt vil dokumentet gi oversikt over korleis de kan sikre at leverandøren oppfyller sine forpliktingar, samt at eigen verksemd tek i bruk avtalen. Verktøyet er berekna på kontrakts- /leverandøransvarleg til bruk ved oppfølging av leverandørar med stor omsetning eller kritisk leveranse.
Malen vil ferdig utfylt gi hjelp til kontrakts- /leverandøransvarleg ved å samle grunnleggjande informasjon om avtalen og relasjonen til leverandøren på ein stad, i eit format egna for presentasjon.
Malen er utforma som ein Microsoft PowerPoint-presentasjon. I tillegg er det utarbeida eit eksempel med ferdig utfylt informasjon. På kvar side finn du informasjon om utfylling og formål i form av en tekstboks som kan slettast når du har satt deg inn i innholdet. Verktøyet er delt i to, der informasjon i del ein er ment for intern bruk og informasjon i del to til bruk mot leverandørane.
I verktøyet er det lagt opp til at de kan legge inn informasjon frå mellom anna:
- Mal for ansvarsmatrise
- Behovsoppsummering
- Måling og oppfølging av ei anskaffelse
Dette er eit forholdsvis omfattande verktøy som kan bli nytta som utgangspunkt for de fleste kontraktar, men tidsbruk og dokumentasjon bør være proporsjonal med kontrakten og leverandøren si viktigheit for eigen verksemd.