Spendverktøy
Ønsker du å identifisere muligheter og beregne potensialet for besparelser i egen anskaffelsesfunksjon? Et spendverktøy kan støtte dette arbeidet ved å legge til rette for analyser av innkjøpsvolum, identifisere strategiske områder og for å ta bedre beslutninger.
Veileder og verktøy for spendanalyser
DFØ har utviklet et spendverktøy som vi tilbyr til offentlige virksomheter i deres arbeid med anskaffelser. Verktøyet inneholder enkel funksjonalitet der du kan gå ned i konteringer basert på overordnet kategorier, leverandøroversikt og leverandørhaler. Med andre ord et godt sted å starte for deg som har ambisjoner om å jobbe mer strategisk med innkjøp.
Spendanalysen er laget i BI-verktøyet Tableau. I verktøyet er det mulig å drille ned i kategorier, leverandører og koststed. I tillegg til analysen får du med en veileder om hvordan du kan bruke spendverktøyet til å sette mål, prioritere tiltak og kommunisere med ledelsen om status på innkjøpsområdet.
Kan jeg dele data med DFØ?
For at vi skal kunne sette opp et verktøy for din virksomhet, har vi behov for regnskapsdata som vi kan putte inn i verktøyet. Hvilke data og kolonner vi trenger, blir nærmere beskrevet når du sender oss en henvendelse.
Regnskapsinformasjon er i hovedsak offentlig informasjon som kan deles med andre etter offentlighetsloven. DFØ ønsker også å understreke at dataene ikke vil deles videre med noen andre. Før du sender regnskapsdata til oss, må du likevel sikre at dataene kun inneholder utgifter til innkjøp, og at dataene ikke inneholder personnavn eller andre personopplysninger.
Dette innebærer:
- At du fjerner lønnsdata og andre utgifter som ikke er relatert til innkjøp.
- At du fjerner utgifter som ikke gjelder kjøp fra en leverandør.
Når du tar kontakt med oss, gir vi deg informasjon om hvordan du kan gå frem for å sørge for at dataene kun inneholder utgifter til innkjøp.
Hvorfor ta i bruk et spendverktøy?
Hvis du ønsker å jobbe med effektivisering av anskaffelser, eller annet forbedringsarbeid, er det en forutsetning at du har oversikt over alle innkjøpene i virksomheten din. Slik at du kan se dem i sammenheng og utforske potensialet.
Analyser av virksomhetens totale utgifter gir deg et overblikk over blant annet:
- hvor mye dere kjøper for
- hvilke kategorier dere kjøper innenfor
- hvem i virksomheten som gjennomfører kjøpene
- hvilke leverandører dere kjøper fra
Hensikten med en slik oversikt er å skape bevissthet om innkjøp på tvers av hele virksomheten. Dette gir et godt utgangspunkt for prioriteringer, planlegging og styring.
En spendanalyse er også et godt utgangspunkt for å vise potensialet i anskaffelser til ledergruppen, og som en del av kartlegging og prioritering når du skal lage en anskaffelsesstrategi.