Bergensbanen går fra engangs- til flergangstepper 

Nattoget til og fra Bergen vil fra 2025 tilby passasjerer et teppe av høy kvalitet som deretter blir samlet inn, vasket og gjenbrukt. Teppebehovet blir kuttet til 1/50 av hva det var.

Konkurransedokument

Kontakt

Maren Grevstad Pettersen

41 56 14 33

maren.grevstad.pettersen@vy.no
Eivind Hoff-Elimari

95 42 95 17

eivind.hoff-elimari@dfo.no

Anskaffelsestype: Kjøpsavtale 2024- 2027, pluss opsjon på 2+1+1 år

Verdi: Ca 1 mill. kr

Tilbydere: 2 endelige tilbud

Leverandør: Tekstilservice AS

Om anskaffelsen

Tidligere har passasjerene på nattoget på Bergensbanen fått tepper for engangsbruk som de har kunnet ta med seg hjem. Ved fullt belegg på togene har det utgjort ca. 35 000 tepper i året. Fra 2025 går Vy over til tepper for flergangsbruk, og anslår at de vil klare seg med ca. 800 tepper i året.

Vy krevde at teppene skal tåle minst 50 industrielle vask, oppfylle OEKO Tex standard 100 eller tilsvarende, og være flammehemmende. Vy brukte en ekstern tekstilekspert for bistand til å vurdere kvaliteten på teppene. Valget falt på et teppe laget av twill i vevd polyester.

Anskaffelsen inneholdt kvalifikasjonskrav knyttet til etiske forhold, med krav til at leverandørene skulle ha prosesser for å sikre sporbarhet i leverandørkjeden, rutiner og systemer for aktsomhetsvurderinger.

Med flergangstepper fra 2025 blir reisen med nattoget på Bergensbanen enda grønnere.

Framgangsmåte

Våren 2023 hadde Vy dialog gjennom digitale og fysiske møter med et tilfeldig utvalg av potensielle leverandører for å kartlegge markedsmodenheten. Det gjorde Vy trygg på at det ville være et tilstrekkelig antall leverandører som kunne levere tepper i tråd med kravene.

Konkurransen ble kunngjort i november 2023. Tildelingskriteriene var:

Pris: 35 prosent
Kvalitet: 55 prosent
Miljø (knyttet til gjenbruk/resirkulering ved endt levetid): 10 prosent

Fire leverandører viste interesse, og alle fire oppfylte kvalifikasjonskravene. Etter forhandlinger leverte to av dem endelig tilbud. Tekstilservice fikk høyest score på alle tildelingskriteriene. På miljøkriteriet skilte Tekstilservice seg ut ved å ha en ordning for å gjenbruke tekstilene gjennom redesign, i tillegg til fibergjenvinning.

Opprinnelig ønsket Vy å anskaffe teppene som en delkontrakt parallelt med en delkontrakt for vaskeritjenester for teppene, men vaskeriene ønsket først å vite hvilke tepper som ble valgt for å kunne prise tjenesten. Kontrakt for vaskeritjenesten vil bli inngått i løpet av 2024.

Oppdragsgiverens råd og erfaringer

Det er viktig å invitere inn mange nok leverandører i markedsdialogen. I tillegg til det som ble gjort, kunne det ha vært en fordel å også lyse ut en RFI (Request For Information) på Doffin.
Grundig markedsdialog gjør det enklere som innkjøper å tørre å stille tydelige krav til etisk handel.
Det var viktig å stille krav til levetid på teppene og at denne kunne dokumenteres.
Vy kommer til å gjøre en eller to store bestillinger under kontrakten. Det gir begrensede muligheter for kontraktsoppfølging. Da er det viktig å ha tydelige kvalifikasjonskrav for å sikre en viss grad av ansvarlighet hos leverandøren.
Oppdragsgiver bør være tydelig på hvordan de ønsker at leverandørene skal dokumentere oppfyllelse av de etiske kvalifikasjonskravene.
- Siden 2022 omfattes en rekke virksomheter av Åpenhetsloven, og de viser gjerne til hele sin redegjørelse etter Åpenhetsloven som oppfyllelse av kvalifikasjonskravene.
- Det er ikke sikkert alt innhold i redegjørelsen er relevant for oppdragsgiver for å vurdere oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. Det er derfor en fordel å kreve at leverandørene spesifiserer hva i sin redegjørelse de mener er relevant, dersom de benytter redegjørelsen som dokumentasjon for oppfyllelse.