Utstyrspark på deling for skoledriften

Utdanningsetaten er i ferd med å innføre deling av driftsutstyr mellom skolene. Klimagasskutt og redusert forbruk er motivasjonen for å utnytte utstyret bedre.

Konkurransedokument

Kontakt

Utdanningsetaten skoleanlegg

skoleanlegg@osloskolen.no
Mathias Grude Eikseth

98 84 06 10

mathiasgarmangrude.eikseth@dfo.no

Anskaffelsestype: StartOffs forsknings- og utviklingskontrakt

Anskaffelsens verdi: 600 000 kr ekskl. mva. for å utvikle minimumsversjon av nytt verktøy.

Antall tilbud: 6

Leverandør: Leasi AS

Om anskaffelsen

Å redusere forbruk og innføre praksis basert på deling av driftsutstyr innebærer store omstillinger og nye måter å jobbe på for Oslo kommune. For å få vaktmestere og driftsledere med på endringen, deltok de aktivt i utviklingen av et digitalt støtteverktøy for delingspraksis. Verktøyet er tilpasset driften av Oslo-skolene, og har flere funksjoner for å forvalte utstyrsparken blant annet:

booking
transport
reparasjon
kostnadsfordeling

Den utviklede løsningen er en nettbasert software. Administrasjonsdelen brukes fra PC, og har et app-liknende brukergrensesnitt for vaktmestere, noe som gjør det mulig å administrere booking på farten.

Utdanningsetaten hentet inn innovasjonskraften i oppstartsmarkedet, for å samarbeide om utviklingen av verktøyet. De gjennomførte en innovasjonskonkurranse etter StartOff-metodikken.

Se hele eksempelet om deling av kommunalt utstyr

Mye utstyr står ubrukt og kan deles

Et typisk utstyrslager på en skole.

Sykkel

Sykkel med plass til å frakte utstyr.

Løvblåser

Vaktmester rydder løv med løvblåser.

Vaktmester

Vaktmester med utstyr i Osloskolen.

Gressklipper

Vaktmester klipper gresset.

Framgangsmåte

Prosessen ble gjennomført etter StartOff-metodikken som er en før-kommersiell anskaffelse i miniformat over seks måneder.

2022:

September: Definere behov, utarbeide behovsbeskrivelse og video som presenterer behovet.
Oktober: Kunngjøre konkurranse og markedsføre i oppstartsmiljøer.
Desember: Evaluere mottatte idéskisser, intervju med de seks beste, velge topp-tre videre til fasen for å utforske alternativer.

2023:

Januar: Topp-tre presentere løsningsforslag, 1 vinner velges.
Februar: Oppstartfase «Utvikle løsningen» (15 uker).
Juni: Avslutte utvikling, demonstrere løsning.
August: Forberede uttesting av løsning.
September – desember: Vurdere veien videre.
- Søke midler fra SmartOslo: Støtte til test- og utviklingsprosjekter.

2024:

Januar – mars: SmartOslo-prosjekt: Teste løsning, høste og omsette erfaringer til ny kunnskap om behov.
April – juni: SmartOslo-prosjekt: Evaluere testperiode, danne kunnskapsgrunnlag for beslutning om forberedelse til anskaffelse.

Oppdragsgiverens råd og erfaringer

Erfaringer fra før-kommersiell anskaffelse og utvikling av løsning

En grundig behovsbeskrivelse og åpen spesifikasjon ga gode forutsetninger for oppdragsgiver og leverandør, til å forstå behovene og tilpasse løsningen best mulig.
Å tildele oppdraget til en ung, liten og fleksibel leverandør, ga fordeler i form av best brukergrensesnitt i løsningen, og evne til å håndtere endringsbehov raskt.

Erfaringer med ny arbeidsmåte:

Det tar tid å etablere ny praksis og nye måter å jobbe på.
Viktig å involvere driftsledere i prosessen.
En utforskende tilnærming i samarbeid med leverandøren, gir ny forståelse for behov og for hvordan løsning må tilpasses.
God kompetanse om og forståelse for driftsoppgavene i alle bidragende ledd (reparasjon, transport, osv.), er viktig.
Tilstrekkelig forankring i organisasjonen er viktig for å bidra til at deling er kommet for å bli.

Erfaringer med miljøeffekter:

Oversikt over utstyrsparken var en forutsetning for å redusere nye innkjøp.
Oversikt og utstyrstyper gir grunnlag for utslippsberegninger.
Eksempel på beregnet effekt er at med deleløsningen kan de kjøpe 90 gressklippere, mot 250 som de gjør i dag.
En deleløsning bidrar til å periodisere og planlegge drift, som igjen gjør det mer effektivt.