Kontraktsforvaltning - mal
Vi har utarbeidet en mal til bruk for oppfølging av en inngått kontrakt. I malen skal relevant informasjon fylles inn og vil ferdig utfylt fungere som en sjekkliste og gi struktur for et slikt oppfølgingsarbeid.
Ferdig utfylt vil dokumentet gi oversikt over hvordan man kan sikre at leverandøren oppfyller sine forpliktelser, samt at egen virksomhet tar i bruk avtalen. Verktøyet er beregnet på kontrakts- / leverandøransvarlig til bruk ved oppfølging av leverandør med stor omsetning eller kritisk leveranse.
Malen vil ferdig utfylt gi hjelp til kontrakts- / leverandøransvarlig ved å samle grunnleggende informasjon om avtalen og relasjonen til leverandøren på et sted, i et format egnet for presentasjon.
Malen er utformet som en Microsoft Power Point – presentasjon. I tillegg er det utarbeidet et eksempel med ferdig utfylt informasjon. På hver side finner du informasjon om utfylling og formål i form av en tekstboks som kan slettes når du har satt deg inn i innholdet. Verktøyet er delt i to hvor informasjon i del en er ment for intern bruk og informasjon i del to til bruk mot leverandørene.
I verktøyet er det lagt opp til at man kan legge inn informasjon fra bl.a:
- Mal for ansvarsmatrise
- Behovsoppsummering
- Måling og oppfølging av en anskaffelse
Dette er et forholdsvis omfattende verktøy som kan benyttes som utgangspunkt for de fleste kontrakter, men tidsbruk og dokumentasjon bør være proporsjonal med kontraktens og leverandørens viktighet for egen virksomhet.