Når du følger opp en kontrakt, sikrer du bedre måloppnåelse ved at du får kontraktsmessig ytelse. Omfanget og ikke minst lengden på kontraktsoppfølgningen varierer fra kontrakt til kontrakt.
Roller og ansvar under kontraktsoppfølging
Budsjetteier/ avtaleeier
- Sørge for beregning av effekter og kontrollere måloppnåelse og risiko
- Rapportere iht. gjeldende retningslinjer
- Beslutte bruk av dagbot, heving, oppsigelse
- Godkjenne å utløse opsjon, tilleggs- og endrings-ordrer
- Initiere eventuelt ny anskaffelse
Innkjøper
- Tilrettelegge for bruk av kontrakt
- Tilrettelegge for elektroniske bestillinger i bestillingssystem
- Publisere informasjon om kontrakten
- Ivareta de formelle forhold til leverandøren:
- Følge opp kontraktens kommersielle vilkår herunder prisregulering, reklamasjoner, garantikrav, sanksjoner og tvister
- Vurdere og gjennomføre utløsing av opsjoner
- Gjennomføre evt. minikonkurranser i KGV
- Samle og dokumentere erfaringer fra anskaffelsesprosessen
- Arkivere relevant dokumentasjon
Kontraktsforvalter
- Bruk av KAV for gjennomføring av kontrakt
- Implementere kontrakten i virksomheten
- Jevnlig oppfølging av kontrakten med leverandøren
- Gjennomføre brukeropplæring
- Løpende oppfølging av kontrakt:
- Akseptere leveranser i henhold til kontrakt (kvalitet, kvantitet, tid og sted)
- Administrere oppfølging av avvik og garantier
- Vurdere sanksjoner
- Sørge for måloppnåelse
- Utforme tilleggs- og endringsordrer iht. kontraktens bestemmelser
- Oppdatere risikoanalyse og tiltaksplan ved behov
- Sluttevaluering
- Samle og dokumentere erfaringer med leveransen og leverandøren
Fagansvarlig
- Forberede mottak av leveranse
- Undersøke leveransen og godkjenne og/eller melde evt. avvik til kontraktsforvalter
- Bistå kontraktsforvalter ved oppfølging av evt. avvik, reklamasjon m.m
- Melde erfaringer med leveransen og bruk av denne til kontraktsforvalter
Bestiller
- Sjekke inngåtte avtaler for å se om behovet kan dekkes av bestilling på en av avtalene
- Opprette/registrere bestilling i bestillingssystemet
- Påføre korrekt kontering på bestillingen
- Bidra til styrket avtalelojalitet
- Leverandøroppfølging på operativt nivå
- Leveranseoppfølging på operativt nivå. Følge opp status på leveranse med kontraktsforvalter
Mottaker
- Ansvar for at mottatt vare eller tjeneste er i henhold til bestilling og kontrakt
- Registrering av mottak i elektronisk bestillingssystem (attestasjon)
- Arkivere fraktbrev
Gjennom kontraktsoppfølgingen sikrer du at de ytelsene du har avtalt faktisk blir levert. I tillegg bidrar kontraktsoppfølgingen til et godt samarbeid med leverandøren og å avverge mulige misforståelser og konflikter.
Under kontraktsoppfølging får du tips og råd for hvordan du skal gjøre en avtale kjent i virksomheten og hva du bør opplyse om og du får tips om hvordan du bør gjennomføre et oppstartsmøte med leverandøren for å sikre en smidig kontraktsgjennomføring.
Du får også vite hvilke forpliktelser oppdragsgiver har og hvilke forpliktelser leverandøren har. I tillegg får du vite hva du skal gjøre dersom du mener du ikke har fått kontraktsmessig ytelse mm.
Det er viktig å vite hvilke endringer som lovlig kan gjøres i en kontrakt, og hvilke endringer som ikke er lovlige.
Dersom ytelsene som leveres endres i forhold til det som er avtalt i kontrakten, kan endringen i realiteten være en ulovlig direkte anskaffelse. Det er derfor viktig å ha kontroll på eventuelle endringer som gjøres i kontrakten.
Verktøyet vil hjelpe kontraktsforvaltere, bestillere og leverandører med enklere oppfølging av vare-/ tjeneste-/ entreprenør-/ og arkitekt & rådgiverleveranser...
Vi har utarbeidet et elektronisk verktøy som ferdig utfylt gir oversikt over virksomhetens inngåtte kontrakter og varigheten av disse. Verktøyet vil bidra til...