Kontraktsoppfølging og evaluering av leveransen

• Organisasjonen bør ha felles retningslinjer for utfyllelse av skjemaet og slik at ikke rutiner for bruk og/eller hvem som fyller ut skjemaet påvirker evalueringen. Alle erfaringer må inkluderes – Positive som negative. Skjemaet burde brukes uavhengig av om det har skjedd noe spesielt i gjennomføringen eller ikke.
• Evalueringen skal kun omhandle forhold som er omfattet av leverandørens kontraktsforpliktelser - Ikke forhold leverandøren ikke kunne forvente å bli evaluert på eller som ikke lå til grunn for tildeling av kontrakt. Det kan ikke evalueres negativt at leverandøren ikke leverer kvalitet utover kontraktsforpliktelsene.
• Spesielt ved bruk av erfaringene som dokumentasjon i senere anskaffelser er det viktig at informasjon gitt i evalueringen må være objektiv konstaterbar og dokumenterbar. Det er derfor viktig å arkivere/journalføre dokumentasjon som underbygger påstander i skjemaet, samt selve evalueringsskjemaet
• Evalueringen og vektleggingen av erfaringer skal stå i forhold til forholdets art og forventninger som følger anskaffelsens størrelse og krav.

Det er viktig at også forhold ved oppdragsgiver blir tilstrekkelig inkludert som del av evalueringen og at det ikke utelukkende er forhold ved leverandøren som blir berørt. Malen er ment å ivareta dette. Konkurransegrunnlaget må opplyse om at skjemaet vil bli benyttet og at leverandøren som en del av leveransen må besvare spørsmålene i skjemaet.

Oppstart

Oppdragsgiver bør gå gjennom evalueringsskjemaet med leverandøren ved oppdragsstart, for eksempel ved første kontraktsmøte. Samtidig må partene bestemme bruk av skjemaet og hvem som er ansvarlige for å fylle det ut.

Evaluering i løpet av kontraktsperioden

Oppdragsgiver fyller ut skjemaet etter sin evaluering og sender en kopi til leverandør. Leverandøren fyller ut skjemaet etter sin evaluering og sender skjemaet til oppdragsgiver. For skjemaene arkitekt/rådgiver og entreprise kan det avtales at kun en av avtalepartene fyller ut skjema og sender det til kontraktspart for kommentarer. Et møte bør gjennomføres så snart som mulig og senest innen to uker etter oversendelse for å gå igjennom evalueringen. Leverandør må også få mulighet til å rette opp negative forhold påpekt i evalueringen. Oppdragsgiver kan revidere evalueringa etter møte eller retting av påpekte forhold og burde da gi leverandøren en ny frist for å komme med eventuelle kommentarer. Der det er besluttet at leverandør fyller ut evalueringsskjemaet vil oppdragsgiver motta besvarelsen automatisk hvis skjemaene er knyttet til oppdragsgivers brukerkonto.

Sluttevaluering

Ved avslutning av oppdraget skal oppdragsgiver fylle ut og sende skjemaet over til leverandøren for skriftlig kommentar. Før evalueringen blir avsluttet, bør partene gjennomføre et evalueringsmøte.

Du kan laste ned veiledningsdokumeter nederst på siden.

Når en oppdragsgiver skal vurdere om en leverandør er kvalifisert for deltakelse i en konkurranse, eller evaluere en leverandørs tilbud (typisk være relevant i tildelingskriteriet kvalitet), kan det være aktuelt å legge vekt på egne erfaringer med denne leverandøren.

For at det skal være tillatt å legge vekt på egne erfaringer stiller kravet til likebehandling krav til opplysningene og dokumentasjonen av disse.

• Ved bruk av egne erfaringer kan en vektlegge både positive og negative erfaringer.
• Det er et vilkår at opplysningene gir uttrykk for dagens situasjon.
• Innholdet i opplysningene må være objektivt konstaterbare fakta.

Opplysninger som kan være aktuelle å benytte i senere anskaffelser må dokumenteres skriftlig og innholdet må fremstilles som objektivt konstaterbare fakta. I de tilfellene skjemaet ikke vil oppfylle disse kriteriene, må dokumentasjonen gjøres på annen måte.

Se også bruk av egne erfaringer ved en ny anskaffelse.