Anbefalte miljøkrav og -kriterier for anskaffelse av renholdstjenester og -produkter
På denne siden finner du veiledning om hvordan sikre hensyn til klima og miljø i dine anskaffelser.
Sentrale klima- og miljøbelastninger for renholdstjenester
I følge EUs Joint Research Center (JRC) og Upphandlingsmyndigheten i Sverige knytter de største klima- og miljøbelastningene fra renholdstjenester seg til følgende:
- forurensing til luft og vann gjennom bruk av kjemikalier i rengjøringsmidler
- materialforbruk (herunder rengjøringsmidler, inkludert emballasje, forbruk og vask av kluter og mopper)
- utslipp fra transport
- energiforbruk
- vannforbruk
- avfall og avfallshåndtering
Renholdstjenester
Krav som kan gi klart bedre klima- og miljøeffekt enn kriterium
For renholdstjenester er det er det en del leverandører som har miljømerket tjeneste (hovedsakelig svanemerket) og en del leverandører som har miljøledelsessystem eller miljøledelsesstandard, enten Miljøfyrtårn eller ISO 14001 (eller EMAS som er lite brukt i Norge).
DFØs vurdering er at det vil være god effekt på miljø å ha enten miljøledelsessystem eller svanemerket tjeneste, men at det ikke er nødvendig at leverandørene har både svanemerket tjeneste og miljøledelsessystem, både ut fra kostnader og miljøeffekt.
Det kan være nyttig å gjøre en markedsdialog for å kartlegge hvilke systemer leverandører i det aktuelle området har. Selv om det er mange nok leverandører som har Svanemerket tjeneste til å kunne få god konkurranse (eller omvendt, nok leverandører som har miljøledelsessystem), så anbefaler DFØ å stille et krav i kravspesifikasjon som åpner for at både leverandører med miljømerket tjeneste og leverandører med miljøledelsessystem kan delta i konkurransen.
Svanemerket viser hvilke renholdselskaper som per i dag tilbyr en svanemerket renholdstjeneste. Dette gir en indikasjon på markedsmodenheten rundt miljømerkede renholdstjenester. Merk at flere av de merkede renholdsselskapene har lokasjoner mange steder i Norge. Undersøk også om det er renholdstjenester som har miljøledelsessystem. Hør direkte med renholdstjenestene eller med Miljøfyrtårn.
Et slikt krav kunne i prinsippet vært stilt som et kvalifikasjonskrav. DFØ anbefaler imidlertid å stille dette i kravspesifikasjon, da dette er krav til ytelsen, altså selve tjenesten. Ved å stille kravet som kravspesifikasjon, vil dette også være et krav som kan oppfylle unntaket i FOA § 7-9 fjerde ledd.
Et slikt krav i kravspesifikasjon kan for eksempel utformes på følgende måte:
| Krav i kravspesifikasjon | Dokumentasjon |
| Tjenesten skal utføres i et etablert system med miljømål og rutiner for å redusere miljøbelastningene fra renholdstjenesten. Dette skal inkludere en kartlegging av de viktigste miljøpåvirkningene, miljøvennlig forbruk av energi og vann, og reduksjon av helse- og miljøfarlige stoffer, samt måling av dette. | Tilbyder skal levere en beskrivelse av tjenesten og hvordan de viktigste miljøbelastningene skal reduseres sammen med tilbudet. Tilbyder skal også legge ved enten: • Attest fra tredjepartssertifisert miljømerke type-1, for hele renholdstjenesten (for eksempel Svanemerket). Ved denne dokumentasjonen skal tilbyder også levere en beskrivelse av sine rutiner og tiltak for å opprettholde krav til miljøvennlig renholdstjeneste som nevnt i dette kravet, • Miljøledelsessystem eller miljøledelsesstandard (ISO14001, Miljøfyrtårn eller EMAS) som oppfyller kravet. Ved denne dokumentasjonen skal tilbyder også levere en beskrivelse av sine rutiner og tiltak for å opprettholde krav til miljøvennlig renholdstjeneste som nevnt i dette kravet, eller • Annen dokumentasjon som viser hvordan tjenestens totale miljøpåvirkning reduseres, samt en beskrivelse av arbeidsrutine og tiltak for å opprettholde krav til miljøvennlig renholdstjeneste som nevnt i kravet. |
I DFØs veileder til den nye klima- og miljøbestemmelsen i FOA § 7-9, kapittel 8.2.1, åpner vi for at unntaket i FOA § 7-9 fjerde ledd første punktum kan brukes om miljøkrav som oppfylles på et senere tidspunkt enn tilbudstidspunktet. Det avgjørende er at det er klart at dette gir en bedre klima- og miljøeffekt enn bruk av tildelingskriterier, og at det begrunnes i anskaffelsesdokumentene. Oppdragsgiver kan med andre ord stille et krav om at tjenesten skal være miljømerket, for eksempel med Svanemerket, eller at leverandøren skal etablere et system med miljømål og -rutiner for å redusere klima- og miljøbelastningen fra renholdstjenesten innen en bestemt frist etter tilbudsfristen. Det kan for eksempel være innen utgangen av kontraktens første år. Her er det viktig å stille krav om at leverandøren må levere dokumentasjon, som nevnt i tabellen over, for å bekrefte at kravet er fulgt opp og oppfylt, eller at det skal kunne leveres på forespørsel.
DFØ vil bemerke at det vil kunne svekke den samlede klima- og miljøeffekten å tillate en senere oppfyllelse av kravet enn tilbudsfristen. Men det vil likevel kunne være relevant der man for eksempel gjennom markedsdialog har avdekket av leverandørene i stor grad ikke har miljømerket sin tjeneste eller har rutiner og et miljøledelsessystem. Å stille et krav på denne måten kan da muliggjøre at flere leverandører kan delta i konkurransen, selv om de ikke er miljømerket eller har et miljøledelsessystem på tilbudstidspunktet.
For å oppnå formålet om redusert klimaavtrykk eller miljøbelastning er det avgjørende at oppdragsgiver følger opp at kravene som skal oppfylles faktisk etterleves. Oppdragsgiver bør vurdere å innta sanksjonsbestemmelser i kontrakten for det tilfelle at leverandøren likevel ikke skulle bli miljømerket eller innføre miljøledelse og sertifisere denne innen angitt tidsfrist eller mister sertifiseringen. Se DFØs veileder om beste praksis for kontraktsoppfølging for tips.
Er det egnet som tildelingskriterium å premiere miljømerkede renholdstjenester?
Du kan i teorien bruke tildelingskriterium for å premiere miljømerkede renholdstjenester. Etter hva DFØ er kjent med er det kun Svanemerket som miljømerker renholdstjenester. Du kan derfor havne i en situasjon hvor det kun er Svanemerket som vil gi uttelling. Du vil da kunne ende opp med en lite nyansert skala, hvor det kun er mulig å oppnå henholdsvis 0 og 10 poeng, og kriteriet vil da være lite egnet for å skille tilbudene. Vår anbefaling er å stille krav som anvist over.
Kombiner krav og kriterier for større klima- og miljøeffekt
I noen tilfeller kan det være aktuelt både å stille krav i kravspesifikasjonen til klima- og miljøhensyn og vekte klima- og miljøhensyn. I DFØs veileder kapittel 8.2.2 kan du lese mer om hvordan. Se to eksempler nedenfor.
Tildelingskriterium
Transport
Oppdragsgivere har et betydelig potensial for å påvirke utslipp fra transport av renholdkjøretøy. DFØ vurderer at det noen ganger kan være aktuelt å bruke tildelingskriterium som premierer lav- og nullutslippstransport, hentet fra DFØs Kriterieveiviser, ved anskaffelse av renholdstjenester. Dette gjelder også når oppdragsgiver stiller krav i kravspesifikasjonen til miljømerkede renholdstjenester eller tjeneste som utføres med et miljøledelsessystem. Dette fordi utslipp fra transport kun i begrenset grad er adressert i eksisterende kriteriesett til renholdstjenester fra bl.a. miljømerket Svanen.
Svanemerket stiller krav til euroklasse på nyinnkjøpte kjøretøy og maksimalt forbruk av drivstoff, men adresserer ikke nullutslippstransport (dette gjelder kriteriesett for svanemerking av rengjøringstjenester v.3.6 2016-2025).
Oppdragsgiver må selv vurdere hvorvidt et transportkriterium vil være nødvendig i den konkrete renholdsanskaffelsen. Flere offentlige oppdragsgivere har gjennomført markedsdialog som viser at mange renholdere bruker privatbil eller kollektivt til jobb, hvilket kan gjøre et transportkriterium mindre relevant.
Miljømerkede renholdsprodukter - for deg som rengjør i egenregi
For oppdragsgivere som selv står for renhold og skal kjøpe renholdsprodukter og renholdsmaskiner, kan du bruke underliggende krav fra miljømerket renholdstjeneste (Svanen) og fra miljøledelsessystemet Miljøfyrtårn. Her kan dere stille krav til produktene eller lage et tildelingskriterium, og premiere måloppnåelse på disse.
For renholdsprodukter kan et relevant tildelingskriterium være å premiere andel miljømerkede produkter. Dette fordi helse- og miljøskadelige stoffer i rengjøringsprodukter utgjør en klima- og miljøbelastning for renholdspersonalet selv og for miljøet. DFØ anbefaler at dere først har en markedsdialog slik at dere har kartlagt hvilke produkter leverandørene tilbyr og at dere ut fra det kan vurdere hvilke produkter dere skal be om i kravspesifikasjon og hvilke produkter dere skal premiere.
Under tildelingskriteriet miljø vil oppdragsgiver vektlegge om de rengjøringsmidler som ikke er nevnt under kravspesifikasjon punkt X.X, er merket med Svanemerket, Blå Engel, Bra Miljøval eller EU Ecolabel. Tilsvarende merkeordninger vil også gi uttelling.
Andre merkeordninger vil gi lavere score, dersom miljømerkene vurderes som mindre relevante eller omfattende. Leverandører som tilbyr andre merker, har det juridiske ansvaret for å dokumentere at deres miljømerke kan anses likeverdig/tilsvarende med de merker som spesifisert ovenfor.
Ved utregning av poeng på dette kriteriet vil oppnådd score på de enkelte produktene multipliseres med estimert volum (*i kroner eller antall) av de enkelte produktene.
Se mer informasjon på Svanemerkets sider.
Med "tilsvarende merkeordning" menes tjenester som er miljømerket i samsvar med ISO standard 14024 (Type-I miljømerker), for eksempel EU Ecolabel. Leverandøren skal legge ved en bekreftelse / dokumentasjon på at merkeordningen er type 1 og er utviklet i henhold til ISO 14024.
Oppdragsgiver kan også velge kun å premiere Type-I miljømerker.
Miljømerkede produkter - renholdstjeneste
Også her kan oppdragsgiver i prinsippet premiere andel miljømerkede produkter. Systemet med både Svanemerket renholdstjeneste og med miljøledelsessystem/-standard (ISO14001, Miljøfyrtårn og EMAS) er imidlertid at disse enten inneholder krav til hvilke kjemikalier tjenesten kan bruke (svanemerket tjeneste) eller at de skal jobbe med kontinuerlig forbedring (miljøledelse) når det for eksempel gjelder forbruk av produkter og kjemikaliebruk. Ved å ha stilt et krav i kravspesifikasjon slik DFØ har anbefalt, vil du indirekte ha stilt krav om miljømerkede produkter. Men undersøk gjerne i markedsdialogen og still krav om eller premier miljømerkede produkter om det er behov for det.