Digital kvalifisering prosess (EHF)

Prosessen benyttes for å få oversikt over de leverandørere tilbyder skal sende forespørsler til. For leverandør er dette en måte å gjøre seg tilgjengelig for oppdragsgiver for å få tilsendt forespørsler i DPS.  

Kilde: DFØ

 Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn Digital kvalifiseringsprosess  
Prosess ID X.3.2 kvalifisere leverandører
Organisasjon DFØ-ANS
Prosess eier  
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon Dato Endring Forfatter/Rolle
1.0 2020.08.21 Dokument etablert Petter Vinje
       
       
       

3. Om prosessen

Dette er en prosess hvor leverandør sender inn svar på kravene til oppdragsgiver for å kunne kvalifisere seg for anskaffelsen. Dersom han er kvalifisert mottar han en bekreftelse på dette. Hvis ikke kan du rette opp feil og kvalifisere på nytt dersom det er en DPS prosess

4. Brukere og bruksområde 

Oppdragsgivere trenger prosessen når de skal redusere antall tilbydere. I DPS benyttes prosessen for å få oversikt over de leverandører man skal sende forespørsler til.  

For leverandør er dette en måte å gjøre seg tilgjengelig for oppdragsgiver for å få tilsendt forespørsler i DPS.  

5. Formål

Ha mulighet til å redusere antall tilbydere i en anskaffelse. Kvalitetsikre om krav for å kunne delta i en konkurranse er innfridd før selve besvarelse og innsendelse av konkurransedokumenter har funnet sted. Og kunne ha en leverandørdatabase for å kunne sende forespørsler i henhold til DPS. Kunne sjekke krav som er stilt.  

6. Mål

  • Få en digital, effektiv kvalifiseringsprosess.  
  • Likebehandling av alle leverandører.  
  • Sikre tilstrekkelig informasjon for å kunne sjekke bevis i henhold til krav.

7. Gevinster

Oppdragsgiver: Mye mer effektiv prosess – sparer tid og ressurser. Riktig dokumentasjon fra leverandør. Informasjon innhentes kun én gang – «Once only principle». Ved bruk av maskinlesbare formater (EHF) i transaksjonene kan systemet foreta en automatisk evaluering av oppfyllelse av krav stilt i kvalifiseringen.  Legger til rette også for en automatisert bevisinnhenting (eBevis prosess) fra offentlige databaser. 

Leverandør: Mer effektiv prosess – redusert bruk av tid og ressurser når system automatisk fyller ut de krav som oppdragsgiver stiller. Synliggjøre sin interesse overfor oppdragsgiver. Spesielt ved DPS.

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

8. Definisjoner/forkortelser

DPS (Dynamic Purchasing System) = Dynamisk innkjøpsordning

9. Startkriterier/forutsetninger

Trigger  Beslutning om å benytte to-ledded prosedyre eller DPS
Andre forutsetninger

Kompetanse på prosdyrevalg og bruk av digitale verktøy

​​10. Input og leverandører

Input Avleverende prosess:  Leverandør/avsender - organisasjon Referanse
Anskaffelsesdokumenter  X.3.1.6 Tilgjengligjøre/sende anskaffelsesdokumenter   Oppdragsgiver  
       

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer
Oppdragsgiver  Person O-per   
Oppdragsgiver  System O-sys  
Leverandør Person L-per   
Leverandør System L-sys  
       

12. Prosessdiagram

Digital kvalifiseringsprosess
xlsx 188.36 KB

13. Aktiviteter

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse

KP (x)

Kommentar
  1. Fyll inn tilsendt EHF ESPD request og andre dokumenter som kreves i kvalifiseringen  L-per      
  2. Kvalifiseringsdokumenter sent  L-sys      
  3. Generer en bekreftelsesmelding  O-sys      
  4. Sjekk bevis i offentlige eller private databaser  O-sys/O-per      
  5. Kvalifisering mottaksbekreftelse er mottatt  L-sys      
  6. Motta respons  L-sys      
 

7. Kvalifisere på nytt i DPS 

L-per      
  8. Besvar anskaffelsesdokumenter L-per      
           

14. Kontrollpunkter og målinger

Akt. nr. Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig
4. Sjekk bevis i offentlige eller private databaser  Krav oppdragsgiver har stilt for å kunne kvalifisere seg inn.  Benytte eBevis tjenesten som automatisk sjekker bevis i offentlige databaser.  Unngå blant annet arbeidslivskriminalitet. Og sikre god soliditet i leverandørmassen.
       

15. Output og mottaker/bruker

Output Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. Mottaker/bruker Referanse
Leverandører innlag i kvalifiseringsdatabase.   X.3.4.8 Send inn tilbud.  Oppdragsgiver  
Leverandører innlag i kvalifiseringsdatabase.   X.3.1.6Tilgjengligjøre/sende anskaffelsesdokumenter (DPS). Leverandør  
       

16. Sluttkriterier

Nei

17. Unntak/spesielle hensyn

Hvor Unntak - betingelser og endring
Nei  

​​​​​​18. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
Nei        

19: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker
Behov for prosessopplæring.  
Behov for systemopplæring  

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.

EHF ESPD: https://anskaffelser.dev/preaward/g2/spec/

21. Tilleggsinformasjon

Nei

22. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 8. desember 2022

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.