Digital kvalifisering prosess (EHF)
Prosessen benyttes for å få oversikt over de leverandørere tilbyder skal sende forespørsler til. For leverandør er dette en måte å gjøre seg tilgjengelig for oppdragsgiver for å få tilsendt forespørsler i DPS.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | Digital kvalifiseringsprosess |
| Prosess ID | X.3.2 kvalifisere leverandører |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.08.21 | Dokument etablert | Petter Vinje |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
Dette er en prosess hvor leverandør sender inn svar på kravene til oppdragsgiver for å kunne kvalifisere seg for anskaffelsen. Dersom han er kvalifisert mottar han en bekreftelse på dette. Hvis ikke kan du rette opp feil og kvalifisere på nytt dersom det er en DPS prosess
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
Oppdragsgivere trenger prosessen når de skal redusere antall tilbydere. I DPS benyttes prosessen for å få oversikt over de leverandører man skal sende forespørsler til.
For leverandør er dette en måte å gjøre seg tilgjengelig for oppdragsgiver for å få tilsendt forespørsler i DPS.
6. Formål
Ha mulighet til å redusere antall tilbydere i en anskaffelse. Kvalitetsikre om krav for å kunne delta i en konkurranse er innfridd før selve besvarelse og innsendelse av konkurransedokumenter har funnet sted. Og kunne ha en leverandørdatabase for å kunne sende forespørsler i henhold til DPS. Kunne sjekke krav som er stilt.
7. Mål
- Få en digital, effektiv kvalifiseringsprosess.
- Likebehandling av alle leverandører.
- Sikre tilstrekkelig informasjon for å kunne sjekke bevis i henhold til krav.
8. Fordeler/gevinster
Oppdragsgiver: Mye mer effektiv prosess – sparer tid og ressurser. Riktig dokumentasjon fra leverandør. Informasjon innhentes kun én gang – «Once only principle». Ved bruk av maskinlesbare formater (EHF) i transaksjonene kan systemet foreta en automatisk evaluering av oppfyllelse av krav stilt i kvalifiseringen. Legger til rette også for en automatisert bevisinnhenting (eBevis prosess) fra offentlige databaser.
Leverandør: Mer effektiv prosess – redusert bruk av tid og ressurser når system automatisk fyller ut de krav som oppdragsgiver stiller. Synliggjøre sin interesse overfor oppdragsgiver. Spesielt ved DPS.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
9. Definisjoner/forkortelser
DPS (Dynamic Purchasing System) = Dynamisk innkjøpsordning
10. Utløsere og forutsetninger
| Trigger | Beslutning om å benytte to-ledded prosedyre eller DPS |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Kompetanse på prosdyrevalg og bruk av digitale verktøy |
11. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Anskaffelsesdokumenter | X.3.1.6 Tilgjengligjøre/sende anskaffelsesdokumenter | Oppdragsgiver | |
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | Person | O-per | |
| Oppdragsgiver | System | O-sys | |
| Leverandør | Person | L-per | |
| Leverandør | System | L-sys | |
13. Prosessdiagram
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse | KP (x) | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Fyll inn tilsendt EHF ESPD request og andre dokumenter som kreves i kvalifiseringen | L-per | ||||
| 2. Kvalifiseringsdokumenter sent | L-sys | ||||
| 3. Generer en bekreftelsesmelding | O-sys | ||||
| 4. Sjekk bevis i offentlige eller private databaser | O-sys/O-per | ||||
| 5. Kvalifisering mottaksbekreftelse er mottatt | L-sys | ||||
| 6. Motta respons | L-sys | ||||
| 7. Kvalifisere på nytt i DPS | L-per | ||||
| 8. Besvar anskaffelsesdokumenter | L-per | Legg inn standard klassifiseringskode UNSPSC for varer og tjenester i EHF tilbudskatalog | |||
15. Sjekkpunkter
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| 4. Sjekk bevis i offentlige eller private databaser | Krav oppdragsgiver har stilt for å kunne kvalifisere seg inn. | Benytte eBevis tjenesten som automatisk sjekker bevis i offentlige databaser. | Unngå blant annet arbeidslivskriminalitet. Og sikre god soliditet i leverandørmassen. |
16. Output og bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Leverandører innlag i kvalifiseringsdatabase. | X.3.4.8 Send inn tilbud. | Oppdragsgiver | |
| Leverandører innlag i kvalifiseringsdatabase. | X.3.1.6Tilgjengligjøre/sende anskaffelsesdokumenter (DPS). | Leverandør | |
17. Sluttkriterier
Nei
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
| Nei |
19. Risiko
| Aktivitet | Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode for å forebygge | Tiltak hvis risiko oppstår |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingen |
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for prosessopplæring. | |
| Behov for systemopplæring |
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)
EHF ESPD: https://anskaffelser.dev/preaward/g2/spec/
22. Ytterligere informasjon
Nei
23. Vedlegg
Nei
Kontakt
e-post: ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)