Digital tilbudsinnlevering prosess (EHF)

Prosess for at leverandør har fylt ut alle anskaffelsesdokumentert og levert inn tilbud før fastsatt tidsfrist. Oppdragsgiver trenger prosessen for å ta imot anskaffelsesdokumenter i et maskinlesbart format.   

Kilde: DFØ

 Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn  Digital tilbudsinnlevering prosess 
Prosess ID X.3.5.1 Ta imot tilbud 
Organisasjon DFØ-ANS
Prosess eier  
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon Dato Endring Forfatter/Rolle
1.0 2020.08.26 Dokument etablert Petter Vinje
       
       
       

3. Om prosessen

Leverandør har fylt ut alle anskaffelsesdokumentert og levert inn tilbud før fastsatt tidsfrist.

4. Brukere og bruksområde 

Leverandør trenger prosessen for å tilby sine varer og tjenester i henhold til de krav oppdragsgiver har satt.  

Oppdragsgiver trenger prosessen for å ta imot anskaffelsesdokumenter i et maskinlesbart format.   

5. Formål

Hovedhensikten er å forbedre eksisterende innleveringsprosess

6. Mål

  • Få flere tilbydere.  
  • Øke kvalitet på informasjon.  
  • Økt grad av automatisk evaluering – mindre bruk av tid og ressurser.  

7. Gevinster

Oppdragsgiver: Riktig informasjon fra leverandør. Ved bruk av EHF i denne prosessen har du mulighet til å foreta automatisk evaluering som igjen sparer tid og ressurser. Og sikrer riktig informasjonskvalitet. Redusert risiko for klager.

Leverandør: Automatisert prosess sikrer kvalitet og effektivitet – sparer tid og ressurser.  

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

8. Definisjoner/forkortelser

Nei

9. Startkriterier/forutsetninger

Trigger Mottak av anskaffelsesdokumenter 
Andre forutsetninger Leverandør har eget system der han kan motta og behandle digitale anskaffelsesdokumenter.  

​​10. Input og leverandører

Input Avleverende prosess:  Leverandør/avsender - organisasjon Referanse
Anskaffelsesdokumenter  X.3.4.8 Send inn tilbud Oppdragsgiver  
       

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer
Oppdragsgiver  Person O-per   
Oppdragsgiver  System O-sys  
Leverandør Person L-per   
Leverandør System L-sys  
       

12. Prosessdiagram

Digital Tilbudsinnleveringsprosess
Digital Tilbudsinnleveringsprosess
xlsx 182.24 KB

13. Aktiviteter

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse

KP (x)

Kommentar
  1. Besvar de krav og kriterier oppdragsgiver har i anskaffelsesdokumentene  L-per      
  2. Tilbud fra leverandør på anskaffelsen er sendt L-sys      
  3. Generer kvitteringsmeldig på mottatt tilbud O-sys      
  4. Motta bekreftelsesmelding og lagre denne L-sys      
  5. Registrere  mottaks-tidspunkt O-sys      
  6. Evaluer innsendte tilbud O-per, O-sys      
           

14. Kontrollpunkter og målinger

Akt. nr. Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig
  Nei Kontroll innebygget i system  

15. Output og mottaker/bruker

Output Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. Mottaker/bruker Referanse
Evaluert tilbud X.3.5.9 Meddele tildeling av kontrakt Leverandør  
       

16. Sluttkriterier

Nei

17. Unntak/spesielle hensyn

Hvor Unntak - betingelser og endring
Nei  

​​​​​​18. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
For leverandører er det en risiko at de ikke overholder innleveringsfristen.   Lav Høy Systemstøtte, varsler. Leverandør anskaffer systemstøtte med varsling.  

19: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker
Behov for prosessopplæring.  
Behov for systemopplæring  
   

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.

Lenke EHF: https://anskaffelser.dev/preaward/g2/spec/

Lenke PEPPOL BIS: https://docs.peppol.eu/pracc/ 

21. Tilleggsinformasjon

Nei

22. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 8. desember 2022

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.