Leverandør sender en forespørsel om oppdragsgiver kan sende anskaffelsesdokumentene til sitt system. Oppdragsgivers system sender dokumentene til leverandøren. Leverandør system bekrefter mottak av dokumentene.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
Prosess navn | Digital utsendelse av anskaffelsesdokument prosess |
---|---|
Prosess ID | X.3.1.6 Tilgjengeliggjøre/sende anskaffelsesdokumenter |
Organisasjon | DFØ-ANS |
Prosess eier | |
Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
---|---|---|---|
1.0 | 2020.08.19 | Dokument etablert | Petter Vinje |
3. Om prosessen
EHF utsendelse av anskaffelsedokumenter prosess, er en prosess hvor leverandør sender en forespørsel om oppdragsgiver kan sende anskaffelsesdokumentene til sitt system. Oppdragsgivers system sender anskaffelsedokumentene til leverandøren. Leverandør system bekrefter mottak av anskaffelsedokumentene.
4. Brukere og bruksområde
Leverandør har behov for å få informasjon som er maskinlesbart.
Oppdragsgiver trenger prosessen for å effektiv sende ut anskaffelsedokumenter i maskinlesbart format til riktig leverandør(er).
5. Formål
Høyne kvalitet på informasjonsinnhold. Samt tilrettelegge for at leverandør kan effektivisere sine prosesser.
6. Mål
Få en mest mulig optimal prosess som kan stimulere til økt deltakelse.
7. Gevinster
Leverandør:
- Enklere å besvare en anskaffelse.
- Mer effektive prosesser – spare tid og ressurser.
- Sannsynligheten for å vinne anskaffelser øker.
Oppdragsgiver:
- Sikre at leverandør mottar og gir riktig informasjon.
- Mer effektive prosesser – spare tid og ressurser.
- Sikrer økt kvalitet og effektivitet i mottakende prosess(innleveringsprosessen).
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
8. Definisjoner/forkortelser
Nei
9. Startkriterier/forutsetninger
Trigger |
Har lest kunngjøringen som de finner interessant. |
---|---|
Andre forutsetninger |
Må ha system som kan motta standard format. |
10. Input og leverandører
Input | Avgivende prosess | Leverandør av input | Referanse |
---|---|---|---|
Kunngjøringen | Doffin/TED | ||
11. Deltakere
Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
---|---|---|---|
Oppdragsgiver | System | O-sys | |
Leverandør | Person | L-per | |
Leverandør | System | L-sys | |
12. Prosessdiagram
13. Aktiviteter
ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
---|---|---|---|---|---|
1. Legg inn kunngjøringsreferanse i system for å kunne be om riktige dokumenter for anskaffelsen | L-per | ||||
2. Forespørsel om anskaffelsedokumenter sent | L-sys | ||||
3. Sjekk kunngjøringsreferanse og klargjør de aktuelle dokumenter for sending | O-sys | ||||
4. Motta anskaffelsedokumenter | L-sys | ||||
5. Klargjør bekreftelse på mottatt forsendelse | L-sys | ||||
6. Bekreftelse sent | L-sys | ||||
7. Lagre mottaksbekreftelse | O-sys | ||||
14. Kontrollpunkter og målinger
Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
---|---|---|---|
Nei |
15. Output og mottaker/bruker
Output | Mottakende prosess: | Mottaker/bruker | Referanse |
---|---|---|---|
Mottatt anskaffelsesdokumenter | Leverandør | ||
16. Sluttkriterier
Nei
17. Unntak/spesielle hensyn
Hvor | Unntak - betingelser og endring |
---|---|
Nei |
18. Risiko
Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
---|---|---|---|---|
Nei |
19: Behov for støtte
Støtte | Forklaring/Lenker |
---|---|
Behov for prosessopplæring og systemopplæring. | |
20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.
Lenke:
https://anskaffelser.dev/preaward/g2/spec/
21. Tilleggsinformasjon
Nei
22. Vedlegg
Nei