Leverandør sender en forespørsel om oppdragsgiver kan sende anskaffelsesdokumentene til sitt system. Oppdragsgivers system sender dokumentene til leverandøren. Leverandør system bekrefter mottak av dokumentene.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | Digital utsendelse av anskaffelsesdokument prosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.3.1.6 Tilgjengeliggjøre/sende anskaffelsesdokumenter |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.08.19 | Dokument etablert | Petter Vinje |
3. Om prosessen
EHF utsendelse av anskaffelsedokumenter prosess, er en prosess hvor leverandør sender en forespørsel om oppdragsgiver kan sende anskaffelsesdokumentene til sitt system. Oppdragsgivers system sender anskaffelsedokumentene til leverandøren. Leverandør system bekrefter mottak av anskaffelsedokumentene.
4. Brukere og bruksområde
Leverandør har behov for å få informasjon som er maskinlesbart.
Oppdragsgiver trenger prosessen for å effektiv sende ut anskaffelsedokumenter i maskinlesbart format til riktig leverandør(er).
5. Formål
Høyne kvalitet på informasjonsinnhold. Samt tilrettelegge for at leverandør kan effektivisere sine prosesser.
6. Mål
Få en mest mulig optimal prosess som kan stimulere til økt deltakelse.
7. Gevinster
Leverandør:
- Enklere å besvare en anskaffelse.
- Mer effektive prosesser – spare tid og ressurser.
- Sannsynligheten for å vinne anskaffelser øker.
Oppdragsgiver:
- Sikre at leverandør mottar og gir riktig informasjon.
- Mer effektive prosesser – spare tid og ressurser.
- Sikrer økt kvalitet og effektivitet i mottakende prosess(innleveringsprosessen).
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
8. Definisjoner/forkortelser
Nei
9. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger |
Har lest kunngjøringen som de finner interessant. |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Må ha system som kan motta standard format. |
10. Input og leverandører
| Input | Avgivende prosess | Leverandør av input | Referanse |
|---|---|---|---|
| Kunngjøringen | Doffin/TED | ||
11. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | System | O-sys | |
| Leverandør | Person | L-per | |
| Leverandør | System | L-sys | |
12. Prosessdiagram
13. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Legg inn kunngjøringsreferanse i system for å kunne be om riktige dokumenter for anskaffelsen | L-per | ||||
| 2. Forespørsel om anskaffelsedokumenter sent | L-sys | ||||
| 3. Sjekk kunngjøringsreferanse og klargjør de aktuelle dokumenter for sending | O-sys | ||||
| 4. Motta anskaffelsedokumenter | L-sys | ||||
| 5. Klargjør bekreftelse på mottatt forsendelse | L-sys | ||||
| 6. Bekreftelse sent | L-sys | ||||
| 7. Lagre mottaksbekreftelse | O-sys | ||||
14. Kontrollpunkter og målinger
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Nei |
15. Output og mottaker/bruker
| Output | Mottakende prosess: | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Mottatt anskaffelsesdokumenter | Leverandør | ||
16. Sluttkriterier
Nei
17. Unntak/spesielle hensyn
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
| Nei |
18. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Nei |
19: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for prosessopplæring og systemopplæring. | |
20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.
Lenke:
https://anskaffelser.dev/preaward/g2/spec/
21. Tilleggsinformasjon
Nei
22. Vedlegg
Nei