Digital utsendelse av anskaffelsesdokument prosess (EHF)

Leverandør sender en forespørsel om oppdragsgiver kan sende anskaffelsesdokumentene til sitt system. Oppdragsgivers system sender dokumentene til leverandøren. Leverandør system bekrefter mottak av dokumentene.   

Kilde: DFØ

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn Digital utsendelse av anskaffelsesdokument prosess 
Prosess ID X.3.1.6 Tilgjengeliggjøre/sende anskaffelsesdokumenter 
Organisasjon DFØ-ANS
Prosess eier  
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon Dato Endring Forfatter/Rolle
1.0 2020.08.19 Dokument etablert Petter Vinje
       
       
       

3. Om prosessen

EHF utsendelse av anskaffelsedokumenter prosess, er en prosess hvor leverandør sender en forespørsel om oppdragsgiver kan sende anskaffelsesdokumentene til sitt system. Oppdragsgivers system sender anskaffelsedokumentene til leverandøren. Leverandør system bekrefter mottak av anskaffelsedokumentene.   

4. Brukere og bruksområde 

Leverandør har behov for å få informasjon som er maskinlesbart.  

Oppdragsgiver trenger prosessen for å effektiv sende ut anskaffelsedokumenter i maskinlesbart format til riktig leverandør(er).  

5. Formål

Høyne kvalitet på informasjonsinnhold. Samt tilrettelegge for at leverandør kan effektivisere sine prosesser.

6. Mål

Få en mest mulig optimal prosess som kan stimulere til økt deltakelse.  

7. Gevinster

Leverandør:

  • Enklere å besvare en anskaffelse. 
  • Mer effektive prosesser – spare tid og ressurser.  
  • Sannsynligheten for å vinne anskaffelser øker.  

Oppdragsgiver

  • Sikre at leverandør mottar og gir riktig informasjon.  
  • Mer effektive prosesser – spare tid og ressurser.  
  • Sikrer økt kvalitet og effektivitet i mottakende prosess(innleveringsprosessen). 

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

8. Definisjoner/forkortelser

Nei

9. Startkriterier/forutsetninger

Trigger

Har lest kunngjøringen som de finner interessant.

Andre forutsetninger

Må ha system som kan motta standard format.

​​10. Input og leverandører

Input Avgivende prosess  Leverandør av input Referanse
Kunngjøringen   Doffin/TED   
       

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer
Oppdragsgiver  System O-sys   
Leverandør Person L-per   
Leverandør System L-sys   
       

12. Prosessdiagram

EHF utsendelse av anskaffelsesdokumenter
pdf 86.79 KB

13. Aktiviteter

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse

KP (x)

Kommentar
  1. Legg inn kunngjøringsreferanse i system for å kunne be om riktige dokumenter for anskaffelsen  L-per      
  2. Forespørsel om anskaffelsedokumenter sent  L-sys       
  3. Sjekk kunngjøringsreferanse og klargjør de aktuelle dokumenter for sending O-sys      
  4. Motta anskaffelsedokumenter L-sys       
  5. Klargjør bekreftelse på mottatt forsendelse L-sys      
  6. Bekreftelse sent  L-sys      
  7. Lagre mottaksbekreftelse O-sys      
           

14. Kontrollpunkter og målinger

Akt. nr. Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig
Nei      

15. Output og mottaker/bruker

Output Mottakende prosess: Mottaker/bruker Referanse
Mottatt anskaffelsesdokumenter    Leverandør  
       

16. Sluttkriterier

Nei

17. Unntak/spesielle hensyn

Hvor Unntak - betingelser og endring
Nei  

​​​​​​18. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
Nei        

19: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker
Behov for prosessopplæring og systemopplæring.    
   

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.

Lenke: 

https://anskaffelser.dev/preaward/g2/spec/

https://docs.peppol.eu/pracc/

21. Tilleggsinformasjon

Nei

22. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 25. januar 2023

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.