Digital utsendelse av anskaffelsesdokument prosess
Leverandør sender en forespørsel om oppdragsgiver kan sende anskaffelsesdokumentene til sitt system. Oppdragsgivers system sender dokumentene til leverandøren. Leverandør system bekrefter mottak av dokumentene.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | Digital utsendelse av anskaffelsesdokument prosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.3.1.6 Tilgjengeliggjøre/sende anskaffelsesdokumenter |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.08.19 | Dokument etablert | Petter Vinje |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
EHF utsendelse av anskaffelsedokumenter prosess, er en prosess hvor leverandør sender en forespørsel om oppdragsgiver kan sende anskaffelsesdokumentene til sitt system. Oppdragsgivers system sender anskaffelsedokumentene til leverandøren. Leverandør system bekrefter mottak av anskaffelsedokumentene.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
Leverandør har behov for å få informasjon som er maskinlesbart.
Oppdragsgiver trenger prosessen for å effektiv sende ut anskaffelsedokumenter i maskinlesbart format til riktig leverandør(er).
6. Formål
Høyne kvalitet på informasjonsinnhold. Samt tilrettelegge for at leverandør kan effektivisere sine prosesser.
7. Mål
Få en mest mulig optimal prosess som kan stimulere til økt deltakelse.
8. Fordeler/gevinster
Leverandør:
- Enklere å besvare en anskaffelse.
- Mer effektive prosesser – spare tid og ressurser.
- Sannsynligheten for å vinne anskaffelser øker.
Oppdragsgiver:
- Sikre at leverandør mottar og gir riktig informasjon.
- Mer effektive prosesser – spare tid og ressurser.
- Sikrer økt kvalitet og effektivitet i mottakende prosess(innleveringsprosessen).
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
9. Definisjoner/forkortelser
Nei
10. Utløsere og forutsetninger
| Trigger |
Har lest kunngjøringen som de finner interessant. |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Må ha system som kan motta standard format. |
11. Input og leverandører
| Input | Avgivende prosess | Leverandør av input | Referanse |
|---|---|---|---|
| Kunngjøringen | Doffin/TED | ||
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | System | O-sys | |
| Leverandør | Person | L-per | |
| Leverandør | System | L-sys | |
13. Prosessdiagram
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse | KP (x) | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Legg inn kunngjøringsreferanse i system for å kunne be om riktige dokumenter for anskaffelsen | L-per | ||||
| 2. Forespørsel om anskaffelsedokumenter sent | L-sys | ||||
| 3. Sjekk kunngjøringsreferanse og klargjør de aktuelle dokumenter for sending | O-sys | Legg inn standard klassifiseringskode UNSPSC for varer og tjenester EHF forespørselskatalog | |||
| 4. Motta anskaffelsedokumenter | L-sys | ||||
| 5. Klargjør bekreftelse på mottatt forsendelse | L-sys | ||||
| 6. Bekreftelse sent | L-sys | ||||
| 7. Lagre mottaksbekreftelse | O-sys | ||||
15. Sjekkpunkter
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Nei |
16. Output og bruker
| Output | Mottakende prosess: | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Mottatt anskaffelsesdokumenter | Leverandør | ||
17. Sluttkriterier
Nei
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak – betingelser og endring |
|---|---|
| Nei |
19. Risiko
| Aktivitet | Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode for å forebygge | Tiltak hvis risiko oppstår |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingen |
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for prosessopplæring og systemopplæring. | |
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)
Lenke:
https://peppol.org/documentation/technical-documentation/pre-award-documentation/
22. Ytterligere informasjon
Nei
23. Vedlegg
Nei
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)