EHF-faktura- og -kreditnotaprosess
Leverandør lager en faktura for varer han har sendt eller tjenester han har utført, som sendes til oppdragsgiver. Oppdragsgiver sjekker faktura mot bestilling. Hvis faktura er lik bestillingen/ordren som er sendt, kan faktura betales automatisk – uten manuell behandling.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosessnavn | EHF-faktura- og -kreditnota-prosess |
|---|---|
| Prosess-ID | X.4.2.6 Sende og motta betalingskrav |
| Organisasjon | Digitaliseringsdirektoratet |
| Prosesseier | Jan Mærøe |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.06.10 | Dokument opprettet | Jan Mærøe |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
I denne prosessen lager leverandør en faktura for varer han har sendt eller tjenester han har utført, som sendes til oppdragsgiver.
Oppdragsgiver sjekker faktura mot bestilling. Hvis faktura er lik bestilling/orderen som er sendt kan faktura betales automatisk – uten manuell behandling.
Hvis faktura ikke er i samsvar med bestilling, må oppdragsgiver kontrollere og eventuelt kreve at leverandør retter opp feil og eventuelt sender en kreditering.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
Offentlige oppdragsgiver må benytte EHF faktura se Referansekatalogen for IT-standarder: https://www.digdir.no/digitale-felleslosninger/digitale-anskaffelser/1486
6. Formål
Effektivisere fakturabehandling – spare tid. Samt kunne dokumentere utbetaling fra offentlige virksomheter.
7. Mål
Korrekt faktura opp mot bestilling og i henhold til avtale.
8. Fordeler/gevinster
Oppdragsgiver:
- Ved å eliminere den manuelle faktureringsprosessen kan virksomhetene spare mye tid og ressurser.
- Fordi faktura finnes i maskinlesbart format er det enklere å gjennomføre bokettersyn/revisjon.
- Fordi faktura er grunnlag for utbetaling til leverandør kan utbetalingsprosessen også effektiviseres.
- Hvis det er feil på faktura kan den også effektivisere krediteringsprosessen.
- En elektronisk faktura reduserer også risiko for morarenter ved for sen utbetaling.
Leverandører:
- Reduserer risiko for sen betaling av varer og tjenester fra oppdragsgiver.
- Faktura danner grunnlag for purreprosessen som kan settes opp automatisk i leverandørens systemer ved overskridelse av innbetalingsdato.
- Fakturaen danner også grunnlag for en effektiv krediteringsprosess ved feil.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver.
9. Definisjoner/forkortelser
Nei
10. Utløsere og forutsetninger
| Trigger | EHF ordre, abonnement eller annen form for bestilling (for utenlandske leverandører PEPPOL BIS) |
|---|---|
| Andre forutsetninger | Nei |
11. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Ordre | Ordreprosessen (definert) | Oppdragsgiver/bestiller | |
| Abonnement | Fakturaprosess til leverandør | Leverandør |
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | Behovshaver | o-beh | |
| Oppdragsgiver | Bestiller | o-bes | |
| Oppdragsgiver | System | o-sys | |
| Leverandør | System | l-sys | |
| Leverandør | Person | l-per |
13. Prosessdiagram
Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet:
- Høyre-klikk på diagrammet
- Klikk "Visio-objekt"
- Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse | KP (x) | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Generere faktura basert på bestilling fra oppdragsgiver for leveranse av varer/tjenester | l-sys | Legg inn standard klassifiseringskode UNSPSC for varer og tjenester | |||
| 2. Send faktura | l-sys | ||||
| 3. Motta faktura | o-sys | ||||
| 4. Sjekk faktura mot bestilling | o-sys | x | |||
| 5. Sjekk avvik. Sjekk om utbetaling har funnet sted | o-bes | x | |||
| 6. Kontakt leverandør å be om kreditering av hele fakturaen og be de sende en ny faktura med korrekt beløp | o-bes | ||||
| 7. Kontakt leverandør: be om kreditnota på hele fakturaen og be de sende en korrekt faktura og betale tilbake hele utbetalingen. Be om kreditnota på deler av fakturaen. Be leverandør betale tilbake delbeløpet. | o-bes | ||||
| 8. Behandle forespørselen og klargjør for kreditnota og/eller utbetaling av beløp | l-per | x | |||
| 9. Generer kreditnota med referanse til utsendt faktura | l-sys | ||||
| 10. Send kreditnota | l-sys | ||||
| 11. Motta kreditnota | o-sys | ||||
| 12. Oppdater eller utligne faktura mot kreditnota i regnskapssystemet | o-sys | ||||
| 13. Klargjør utbetaling til leverandør | o-sys |
15. Sjekkpunkter
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Grunnlag for utbetaling | Payment prosess/utbetalingsprosess | Regnskapssystem hos oppdragsgiver |
16. Output og bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Grunnlag for utbetaling | Payment prosess/utbetalingsprosess | Regnskapssystem hos oppdragsgiver |
17. Sluttkriterier
Kvitteringsmelding fra paymentsystem
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak – betingelser og endring |
|---|---|
| Nei |
19. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Feilutbetaling | Lav | Høy | Elektronisk match av ordre eller abonnements ordning. | Sikre at alle fakturaer har et bestillings/abonnements nummer. |
20. Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Systemopplæring for oppdragsgivere og leverandør. |
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)
Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/
Lenke: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/
22. Tilleggsinformasjon
Referansekatalogen for IT-standarder
Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser
For analyse av bestillinger og faktura kan standard klassifiseringskode UNSPSC benyttes
Informasjon om hvordan man kan inkludere miljøinformasjon i EHF faktura (CO2-verdier fra produksjonen av produktet A1-A3)
23. Vedlegg
Nei