EHF faktura og kreditnota prosess

Leverandør lager en faktura for varer han har sendt eller tjenester han har utført, som sendes til oppdragsgiver.
Oppdragsgiver sjekker faktura mot bestilling. Hvis faktura er lik bestillingen/ordren som er sendt kan faktura betales automatisk – uten manuell behandling.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn EHF faktura og kreditnota prosess 
Prosess ID X.4.2.6 Sende og motta betalingskrav
Organisasjon Digitaliseringsdirektoratet
Prosess eier Jan Mærøe
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Input Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom Leverandør/avsender - organisasjon Referanse
Ordre Ordreprosessen (definert)  Oppdragsgiver/bestiller   
Abonnement  Fakturaprosess til leverandør  Leverandør   

3. Om prosessen

I denne prosessen lager leverandør en faktura for varer han har sendt eller tjenester han har utført, som sendes til oppdragsgiver. 
Oppdragsgiver sjekker faktura mot bestilling. Hvis faktura er lik bestilling/orderen som er sendt kan faktura betales automatisk – uten manuell behandling. 
Hvis faktura ikke er i samsvar med bestilling må oppdragsgiver kontrollere og eventuelt kreve at leverandør retter opp feil og eventuelt sender en kreditering. 

4. Brukere og bruksområde (hvem og når)

Offentlige oppdragsgiver må benytte EHF faktura se Referansekatalogen for IT-standarder: https://www.digdir.no/digitale-felleslosninger/digitale-anskaffelser/1486

5. Formål

Effektivisere fakturabehandling – spare tid. Samt kunne dokumentere utbetaling fra offentlige virksomheter.  

6. Mål

Korrekt faktura opp mot bestilling og i henhold til avtale.

7. Gevinster

Oppdragsgiver: 

  • Ved å eliminere den manuelle faktureringsprosessen kan virksomhetene spare mye tid og ressurser. 
  • Fordi faktura finnes imaskinlesbart format er det enklere å gjennomføre bokettersyn/revisjon. 
  • Fordi faktura er grunnlag for utbetaling til leverandør kan utbetalingsprosessen også effektiviseres.
  • Hvis det er feil på faktura kan den også effektivisere kreditteringsprosessen. 
  • En elektronisk faktura reduserer også risiko for morarenter ved for sen utbetaling.  

Leverandører: 

  • Reduserer risiko for sen betaling av varer og tjenester fra oppdragsgiver.
  • Faktura danner grunnlag for purreprosessen som kan settes opp automatisk i leverandørens systemer ved overskridelse av innbetalingsdato.
  • Fakturaen danner også grunnlag for en effektiv krediteringsprosess ved feil. 

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

8. Definisjoner/forkortelser

Nei

9. Startkriterier/forutsetninger

Trigger EHF ordre, abonnement eller annen form for bestilling (for utenlandske leverandører PEPPOL BIS) 
Andre forutsetninger Nei

10. Input og leverandører

Input Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom Leverandør/avsender - organisasjon Referanse
Ordre Ordreprosessen (definert)  Oppdragsgiver/bestiller   
Abonnement  Fakturaprosess til leverandør  Leverandør   

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer
Oppdragsgiver Behovshaver o-beh  
Oppdragsgiver Bestiller o-bes  
Oppdragsgiver System o-sys  
Leverandør System l-sys  
Leverandør Person l-per  

12. Prosessdiagram

EHF faktura prosess
xlsx 204.01 KB

13. Aktiviteter

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse 

KP (x)

Kommentar
  1. Generere faktura basert på bestilling fra oppdragsgiver for leveranse av varer/tjenester l-sys       
  2 Send faktura l-sys       
  3 Motta faktura o-sys       
  4. Sjekk faktura mot bestilling o-sys    
  5.  Sjekk avvik. Sjekk om utbetaling har funnet sted o-bes   x  
  6. Kontakt leverandør å be om kreditering av  hele fakturaen og be de sende en ny faktura med korrekt beløp o-bes      
  7. Kontakt leverandør: be om kreditnota på hele fakturaen og be de sende en korrekt faktura og betale tilbake hele utbetalingen. 
Be om kreditnota på deler av fakturaen. Be leverandør betale tilbake delbeløpet.
o-bes      
  8. Behandle forespørselen og klargjør for kreditnota og/eller utbetaling av beløp l-per   x   
  9. Generer kreditnota med referanse til utsendt faktura l-sys      
  10. Send kreditnota l-sys      
  11. Motta kreditnota o-sys      
  12. Oppdater eller utligne faktura mot kreditnota i regnskapssystemet o-sys      
  13. Klargjør utbetaling til leverandør o-sys      
           

14. Kontrollpunkter og målinger

Output Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. Mottaker/bruker Referanse
Grunnlag for utbetaling  Payment prosess/utbetalingsprosess  Regnskapssystem hos oppdragsgiver  
       
       
       

15. Output og mottaker/bruker

Output Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. Mottaker/bruker Referanse
Grunnlag for utbetaling  Payment prosess/utbetalingsprosess  Regnskapssystem hos oppdragsgiver  
       
       
       

16. Sluttkriterier

Kvitteringsmelding fra paymentsystem

17. Unntak/spesielle hensyn

Hvor Unntak - betingelser og endring
Nei  
   

18. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
Feilutbetaling  Lav Høy Elektronisk match av ordre eller abonnements ordning   Sikre at alle fakturaer har et bestillings/abonnements nummer.
         

19: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker
Systemopplæring for oppdragsgivere og leverandør.  
   

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

21. Tilleggsinformasjon

Referansekatalogen for IT-standarder

Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser

22. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 2. januar 2023

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.