EHF-faktura- og -kreditnotaprosess

Leverandør lager en faktura for varer han har sendt eller tjenester han har utført, som sendes til oppdragsgiver. Oppdragsgiver sjekker faktura mot bestilling. Hvis faktura er lik bestillingen/ordren som er sendt, kan faktura betales automatisk – uten manuell behandling.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn	EHF faktura og kreditnota prosess
Prosess ID	X.4.2.6 Sende og motta betalingskrav
Organisasjon	Digitaliseringsdirektoratet
Prosess eier	Jan Mærøe
Henvendelser	Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon	Dato	Endring	Forfatter/Rolle
1.0	2020.06.10	Dokument opprettet	Jan Mærøe
1.0	2023.10.20	Tekstredigering	Jan Mærøe

3. Om prosessen

I denne prosessen lager leverandør en faktura for varer han har sendt eller tjenester han har utført, som sendes til oppdragsgiver.

Oppdragsgiver sjekker faktura mot bestilling. Hvis faktura er lik bestilling/orderen som er sendt kan faktura betales automatisk – uten manuell behandling.

Hvis faktura ikke er i samsvar med bestilling, må oppdragsgiver kontrollere og eventuelt kreve at leverandør retter opp feil og eventuelt sender en kreditering.

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.

Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

5. Brukere og deres behov

Offentlige oppdragsgiver må benytte EHF faktura se Referansekatalogen for IT-standarder: https://www.digdir.no/digitale-felleslosninger/digitale-anskaffelser/1486

6. Formål

Effektivisere fakturabehandling – spare tid. Samt kunne dokumentere utbetaling fra offentlige virksomheter.

7. Mål

Korrekt faktura opp mot bestilling og i henhold til avtale.

8. Fordeler/gevinster

Oppdragsgiver:

Ved å eliminere den manuelle faktureringsprosessen kan virksomhetene spare mye tid og ressurser.
Fordi faktura finnes i maskinlesbart format er det enklere å gjennomføre bokettersyn/revisjon.
Fordi faktura er grunnlag for utbetaling til leverandør kan utbetalingsprosessen også effektiviseres.
Hvis det er feil på faktura kan den også effektivisere krediteringsprosessen.
En elektronisk faktura reduserer også risiko for morarenter ved for sen utbetaling.

Leverandører:

Reduserer risiko for sen betaling av varer og tjenester fra oppdragsgiver.
Faktura danner grunnlag for purreprosessen som kan settes opp automatisk i leverandørens systemer ved overskridelse av innbetalingsdato.
Fakturaen danner også grunnlag for en effektiv krediteringsprosess ved feil.

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver.

9. Definisjoner/forkortelser

Nei

10. Utløsere og forutsetninger

Trigger	EHF ordre, abonnement eller annen form for bestilling (for utenlandske leverandører PEPPOL BIS)
Andre forutsetninger	Nei

11. Input og leverandører

Input	Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom	Leverandør/avsender - organisasjon	Referanse
Ordre	Ordreprosessen (definert)	Oppdragsgiver/bestiller
Abonnement	Fakturaprosess til leverandør	Leverandør

12. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon	Rolle	Forkortelser
Oppdragsgiver	Behovshaver	o-beh
Oppdragsgiver	Bestiller	o-bes
Oppdragsgiver	System	o-sys
Leverandør	System	l-sys
Leverandør	Person	l-per

13. Prosessdiagram

Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet:

Høyre-klikk på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio

EHF faktura prosess

xlsx

204.01 KB

14. Aktiviteter

Aktiviteter	Ansvar	KP (x)	Kommentar
1. Generere faktura basert på bestilling fra oppdragsgiver for leveranse av varer/tjenester	l-sys		Legg inn standard klassifiseringskode UNSPSC for varer og tjenester
2. Send faktura	l-sys
3. Motta faktura	o-sys
4. Sjekk faktura mot bestilling	o-sys	x
5. Sjekk avvik. Sjekk om utbetaling har funnet sted	o-bes	x
6. Kontakt leverandør å be om kreditering av hele fakturaen og be de sende en ny faktura med korrekt beløp	o-bes
7. Kontakt leverandør: be om kreditnota på hele fakturaen og be de sende en korrekt faktura og betale tilbake hele utbetalingen. Be om kreditnota på deler av fakturaen. Be leverandør betale tilbake delbeløpet.	o-bes
8. Behandle forespørselen og klargjør for kreditnota og/eller utbetaling av beløp	l-per	x
9. Generer kreditnota med referanse til utsendt faktura	l-sys
10. Send kreditnota	l-sys
11. Motta kreditnota	o-sys
12. Oppdater eller utligne faktura mot kreditnota i regnskapssystemet	o-sys
13. Klargjør utbetaling til leverandør	o-sys

15. Sjekkpunkter

Output	Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.	Mottaker/bruker	Referanse
Grunnlag for utbetaling	Payment prosess/utbetalingsprosess	Regnskapssystem hos oppdragsgiver

16. Output og bruker

Output	Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.	Mottaker/bruker	Referanse
Grunnlag for utbetaling	Payment prosess/utbetalingsprosess	Regnskapssystem hos oppdragsgiver

17. Sluttkriterier

Kvitteringsmelding fra paymentsystem

18. Unntak og alternativer

Hvor	Unntak - betingelser og endring
Nei

19. Risiko

Risiko	Sannsynlighet	Alvorlighet	Metode	Tiltak
Feilutbetaling	Lav	Høy	Elektronisk match av ordre eller abonnements ordning.	Sikre at alle fakturaer har et bestillings/abonnements nummer.

20. Behov for støtte

Støtte	Forklaring/Lenker
Systemopplæring for oppdragsgivere og leverandør.

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

Lenke: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/

22. Tilleggsinformasjon

Referansekatalogen for IT-standarder

Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser

For analyse av bestillinger og faktura kan standard klassifiseringskode UNSPSC benyttes

23. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 12. januar 2024

Kontakt

ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)