Leverandør lager en faktura for varer han har sendt eller tjenester han har utført, som sendes til oppdragsgiver.
Oppdragsgiver sjekker faktura mot bestilling. Hvis faktura er lik bestillingen/ordren som er sendt kan faktura betales automatisk – uten manuell behandling.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | EHF faktura og kreditnota prosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.4.2.6 Sende og motta betalingskrav |
| Organisasjon | Digitaliseringsdirektoratet |
| Prosess eier | Jan Mærøe |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Ordre | Ordreprosessen (definert) | Oppdragsgiver/bestiller | |
| Abonnement | Fakturaprosess til leverandør | Leverandør |
3. Om prosessen
I denne prosessen lager leverandør en faktura for varer han har
sendt eller tjenester han har utført, som sendes til
oppdragsgiver.
Oppdragsgiver sjekker faktura mot bestilling. Hvis faktura er lik
bestilling/orderen som er sendt kan faktura betales automatisk –
uten manuell behandling.
Hvis faktura ikke er i samsvar med bestilling må oppdragsgiver
kontrollere og eventuelt kreve at leverandør retter opp feil og
eventuelt sender en kreditering.
4. Brukere og bruksområde (hvem og når)
Offentlige oppdragsgiver må benytte EHF faktura se Referansekatalogen for IT-standarder: https://www.digdir.no/digitale-felleslosninger/digitale-anskaffelser/1486
5. Formål
Effektivisere fakturabehandling – spare tid. Samt kunne dokumentere utbetaling fra offentlige virksomheter.
6. Mål
Korrekt faktura opp mot bestilling og i henhold til avtale.
7. Gevinster
Oppdragsgiver:
- Ved å eliminere den manuelle faktureringsprosessen kan virksomhetene spare mye tid og ressurser.
- Fordi faktura finnes imaskinlesbart format er det enklere å gjennomføre bokettersyn/revisjon.
- Fordi faktura er grunnlag for utbetaling til leverandør kan utbetalingsprosessen også effektiviseres.
- Hvis det er feil på faktura kan den også effektivisere kreditteringsprosessen.
- En elektronisk faktura reduserer også risiko for morarenter ved for sen utbetaling.
Leverandører:
- Reduserer risiko for sen betaling av varer og tjenester fra oppdragsgiver.
- Faktura danner grunnlag for purreprosessen som kan settes opp automatisk i leverandørens systemer ved overskridelse av innbetalingsdato.
- Fakturaen danner også grunnlag for en effektiv krediteringsprosess ved feil.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
8. Definisjoner/forkortelser
Nei
9. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger | EHF ordre, abonnement eller annen form for bestilling (for utenlandske leverandører PEPPOL BIS) |
|---|---|
| Andre forutsetninger | Nei |
10. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Ordre | Ordreprosessen (definert) | Oppdragsgiver/bestiller | |
| Abonnement | Fakturaprosess til leverandør | Leverandør |
11. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | Behovshaver | o-beh | |
| Oppdragsgiver | Bestiller | o-bes | |
| Oppdragsgiver | System | o-sys | |
| Leverandør | System | l-sys | |
| Leverandør | Person | l-per |
12. Prosessdiagram
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
13. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Generere faktura basert på bestilling fra oppdragsgiver for leveranse av varer/tjenester | l-sys | ||||
| 2 Send faktura | l-sys | ||||
| 3 Motta faktura | o-sys | ||||
| 4. Sjekk faktura mot bestilling | o-sys | x | |||
| 5. Sjekk avvik. Sjekk om utbetaling har funnet sted | o-bes | x | |||
| 6. Kontakt leverandør å be om kreditering av hele fakturaen og be de sende en ny faktura med korrekt beløp | o-bes | ||||
| 7. Kontakt leverandør: be om kreditnota på hele fakturaen og be de sende en korrekt faktura og betale tilbake hele utbetalingen. Be om kreditnota på deler av fakturaen. Be leverandør betale tilbake delbeløpet. |
o-bes | ||||
| 8. Behandle forespørselen og klargjør for kreditnota og/eller utbetaling av beløp | l-per | x | |||
| 9. Generer kreditnota med referanse til utsendt faktura | l-sys | ||||
| 10. Send kreditnota | l-sys | ||||
| 11. Motta kreditnota | o-sys | ||||
| 12. Oppdater eller utligne faktura mot kreditnota i regnskapssystemet | o-sys | ||||
| 13. Klargjør utbetaling til leverandør | o-sys | ||||
14. Kontrollpunkter og målinger
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Grunnlag for utbetaling | Payment prosess/utbetalingsprosess | Regnskapssystem hos oppdragsgiver | |
15. Output og mottaker/bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Grunnlag for utbetaling | Payment prosess/utbetalingsprosess | Regnskapssystem hos oppdragsgiver | |
16. Sluttkriterier
Kvitteringsmelding fra paymentsystem
17. Unntak/spesielle hensyn
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
| Nei | |
18. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Feilutbetaling | Lav | Høy | Elektronisk match av ordre eller abonnements ordning | Sikre at alle fakturaer har et bestillings/abonnements nummer. |
19: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Systemopplæring for oppdragsgivere og leverandør. | |
20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.
Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/
21. Tilleggsinformasjon
Referansekatalogen for IT-standarder
Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser
22. Vedlegg
Nei