Kom i gang med grønne anskaffelser

Webinarer

Webinarserie om miljøkrav

Høst 2022 og vinter 2023 holdt DFØ sammen med advokatfirmaet CMSKluge en webinarserie om miljøkrav i anskaffelser. Her er opptak av disse webinarene.

Miljø som kvalifikasjonskrav og kravspesifikasjon

Miljø som tildelingskriterium

Miljø som kontraktsvilkår

Webinarserie om grønne anskaffelser

Våren 2022 gjennomførte DFØ en webinarserie basert på denne veilederen. Her er opptak av disse webinarene.

Hva er grønn anskaffelsespraksis?

Slik gjør du det i den enkelte anskaffelsen

Bruk av miljømerker, miljødeklarasjoner og miljøledelsessystem

I hvilke anskaffelser bør du tenke på klima og miljø?

Finansiell støtte til grønne anskaffelser

Hvordan måle og rapportere på miljøeffekter?

Hva er grønn anskaffelsespraksis?

Klima- og miljømål og klimabelastning fra offentlige innkjøp

Hver dag møter landets innbyggere offentlige anskaffelser gjennom offentlige bygg som skoler og barnehager, helse- og omsorgstjenester, infrastruktur og offentlig transport. Det er av stor betydning at disse tilbudene og tjenestene er rigget både for dagens og morgendagens innbyggere.

Krav til utslippskutt og overholdelse av forpliktende nasjonale og lokale klimamål legger rammer for alle sektorer, og offentlig sektor kan med sin innkjøpsmakt være en viktig pådriver for grønn omstilling. Regjeringen har forsterket Norges klimamål for 2030 til å redusere klimagassene med minst 50 prosent og opp mot 55 prosent sammenlignet med 1990 nivå innen 2030. Innen 2050 er målet å være et lavutslippssamfunn.

• Forpliktelsene er nedfelt i Klimaloven som skal fremme gjennomføring av Norges klimamål for 2030 og 2050 i tråd med Parisavtalen.
• Alle Norges miljømål er samlet på Miljøstatus.no.
• Regjeringen har også styrket den nasjonale oppfølgingen av FNs bærekraftsmål slik at de blir mer styrende for utformingen av nasjonal politikk.  

Klimabelastningen fra offentlige innkjøp utgjør 16 prosent av Norges totale klimafotavtrykk. Skal vi redusere klima- og miljøbelastningen fra offentlige innkjøp og fremme grønn konkurransekraft i markedet, må oppdragsgivere i langt større grad enn i dag stille effektive krav til mer klima- og miljøvennlige løsninger som gir lavere utslipp, smartere forbruk, ombruk og gjenvinning.

Klimafotavtrykk for offentlige virksomheter

pdf

2.89 MB

Klimastatistikk om statlige anskaffer

I anskaffelsesloven § 5 står det at offentlige oppdragsgivere "skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der det er relevant."

I dette ligger det både krav til hvordan arbeidet med anskaffelser styres og organiseres, og krav til de enkelte anskaffelsene.

Som oppdragsgivere må dere vurdere hvilke anskaffelser det er relevant å stille krav til, hvilke krav og kriterier det er relevant å stille og hvordan dere evaluerer på grunnlag av disse. I tillegg må dere sørge for at anskaffelsene følges opp slik at miljøgevinsten faktisk tas ut. Det er for eksempel ikke nok å stille krav til at det skal være miljøvennlige produkter i sortimentet hvis dere ikke også sørger for at det er disse produktene som faktisk blir tatt i bruk.

Noe av det viktigste dere kan gjøre for å bidra til klima- og miljømålene er å forbruke mindre totalt sett.

• Kan eksisterende bygg vedlikeholdes og rehabiliteres slik at dere reduserer rivning og får mindre avfall?
• Kan dere samarbeide med andre om deling av utslippsfrie kjøretøy fremfor å kjøpe egne biler?
• Kan møblene gjenbrukes ved flytting til nye lokaler?

Dette er beslutninger dere må ta på ledernivå og se i sammenheng med virksomhetens øvrige drift og utvikling. Grønne anskaffelser er derfor et viktig lederansvar. Men du kan også påvirke lederne til å ta grønnere valg.

Vi anbefaler at dere:

• får en god oversikt over virksomhetens langsiktige behov og anskaffelsesplaner
• får konkrete klima-, miljø- og innovasjonsmål inn i styrende dokumenter
• utvikler gode måleparametere, interne rutiner og retningslinjer
• måler effekt og følger opp miljø- og innovasjonsmål

Grønne og innovative anskaffelser har et tredelt formål om å:

1. Redusere skadelig miljøbelastning
2. Fremme grønt skifte, konkurransekraft og teknologiutvikling
3. Fremme mer bærekraftige leverandørkjeder og grønne arbeidsplasser

De tre formålene er delvis overlappende og gjensidig forsterkende.

Styrende dokumenter

Beskrivelser av prioriteringer og tiltak på grønne anskaffelser bør være mest mulig konkrete. Eksempler på styrende dokumenter som kan inneholde mål og/eller tiltak er:

• Anskaffelsesstrategi
• Klimabudsjett
• Klima- og miljøplan
• Handlingsplaner (f.eks. på plast)

Oslo og Trondheim kommunes anskaffelsesstrategier, Hamar kommunes klimabudsjett og Elverum kommunes strategiske plan for klima og energi kan være til inspirasjon for andre. I Lillestrøm kommune har de laget en egen strategi for grønne innkjøp. Her finner dere flere gode eksempler på mål og tiltak.

Lillestrøm kommunes strategi for grønne innkjøp 2020–2024

• Delmål 1: Kommunen skal fremme bærekraftig bruk og forvaltning av ressurser gjennom sine innkjøp.
• Delmål 2: Kommunen skal stimulere til god sirkulær økonomi gjennom sine innkjøp.
• Delmål 3: Kommunen skal redusere klimafotavtrykket i sine bygge- og anleggsprosjekter.
• Delmål 4: Kommunen skal vurdere deltakelse i eksterne samarbeid og prosjekter som har som formål å fremme ny og innovativ miljøvennlig teknologi og løsninger.

Les hele Lillestrøm kommunes strategi for grønne innkjøp

Anskaffelsesstrategi for Trondheim kommune 2018–2023

Delmål 2: "Trondheim kommune skal være en synlig pådriver i offentlig sektor for å sikre bærekraftige anskaffelser og påvirke leverandør- og produktutvikling i en miljøriktig retning"

• Det enkelte innkjøpsmiljø skal har ansvar for å legge til rette for kutt av plastprodukter og alternativer til plast i anskaffelser og kontrakter.
• Innkjøpstjenesten skal i samarbeid med Miljøenheten utarbeide standardiserte indikatorer for anbudskonkurranser og kontraktsoppfølging for miljøområdet.
• Innkjøpstjenesten skal i samarbeid med Miljøenheten lage måleindikatorer for å måle miljøeffekten av anskaffelser for varetransport.

Les hele Trondheim kommunes anskaffelsesstrategi

Oslo kommunes anskaffelsesstrategi

Delmål 2: "Oslo kommunes anskaffelser skal gjøre Oslo grønnere"

• Kommunen skal gå i bresjen for stadig mer resirkulering, gjenbruk og deling. Det skal legges til rette for størst mulig ombruk og materialgjenvinning.
• Kommunen skal utvikle grønne leiekontrakter for kommunens leie av lokaler. Som en hovedregel skal lokalene tilfredsstille lavenerginivå før 2020 og passivhusnivå eller tilsvarende fra 2020.
• Kjøretøy og bygg- og anleggsmaskiner som brukes i forbindelse med utførelse av arbeid for Oslo kommune, skal som en hovedregel ha nullutslippsteknologi.
• Kommunens egne nybygg skal som en hovedregel ha plusshusstandard.

Les hele Oslo kommunes anskaffelsesstrategi

Klimabudsjett for Hamar kommune 2019–2022

Fram mot 2030 skal Hamar kommune redusere sine klimagassutslipp med 40 %. Det vil si at klimagassutslippene må reduseres med ca. 5 % i året. I handlings- og økonomiplanen 2019-2022 er det beskrevet konkrete tiltak for å kutte utslippene fra kommuneorganisasjonen. Listen nedenfor viser noen av tiltakene.

Nr	Tiltak	Størrelsesorden på fotavtrykk	Anslått potensiell reduksjon	Kommunen totalt (KT) /Egen Virksomhet (EV)	Tidspunkt for gjennomføring
2	Mer miljøvennlig forbruk ved å stille krav til miljøsertifisering av leverandører av varer og tjenester, eller ved å stille andre relevante miljøkrav.	13 000 tonn	10 % = 1300 t	EV	Løpende arbeid, kompetansestyrking i 2018/2019.
7	Etterspørre fossilfri anleggsdrift og grønn varedistribusjon/transport i kommunens prosjekter	5 000 tonn	20 % = 1000 t	EV	Etterspørres fossilfri byggeplass under bygging av Lunden skole. Skal jobbes med tilnærming til grønn varedistribusjon og transport i 2019.
15	Bytte ut bilparken med El og lavutslippskjøretøy	3 000 tonn	50 % = 1500 t	EV	Er under utskifting, skal ha kun fossilfrie person og varebiler i løpet av perioden. 66 kommunale biler vil være elbiler innen juni 2019. 96 til i løpet av 2021.

Les hele Hamar kommunes klimabudsjett

Strategisk plan: Klima og energi i Elverum kommune 2020–2024

Delmål 8.1 Innkjøp: Alle anskaffelser i kommunen legger grunn Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi*) sine standard krav og kriterier for miljø og sosialt ansvar (basisnivå). Sirkulære rutiner er innført ved innkjøp/bruk av varer.

*DFØ fra 1.9.2020

Les hele Elverum kommunes strategiske plan: Klima og energi

Interne rutiner og retningslinjer

Interne retningslinjer kan være en kombinasjon av flere tiltak for å styre behovsdekningen i mer miljøvennlig retning.

Dere kan begrense og endre forbruk ved å innføre rutiner for avrop eller bestilling på avtaler. Det har de gjort i Bergen kommune ved bestilling av leasingbiler. Hovedregelen er at brukerne skal bestille elbil og at fossildrevne biler må godkjennes særskilt.

Dere kan og få inn kontroll- og insentivmekanismer i leverandørens bestillingssystem. Et eksempel er å få togreiser i istedenfor flyreiser som inngangsside i bestillingssystemet for reiser.

Et annet eksempel er å sikre at produkter med lav miljøbelastning kommer først opp i bestillingssystemet til forbruksmateriell.

Dere kan også innføre interne rutiner som sikrer økt ombruk, oppgradering, reparasjon og redesign slik de har gjort på NTNU. De har et eget ombrukstorg og har også gjort instituttene direkte ansvarlig for pengebruk på møbler.

Østfold fylkeskommune har med bistand fra Klima Østfold opprettet en dynamisk innkjøpsordning for kjøp og leasing av kjøretøy. For å sikre fossilfrie kjøretøyinnkjøp er det laget en tilhørende rutine som ansatte må følge når det skal anskaffes nye kjøretøy, for å sikre at det kun anskaffes fossilfrie kjøretøy så lenge det er mulig.

Eksempel på rutine for kjøp av møbler

Avfallshierarkiet	Behov for møbler
Revurder om innkjøp er nødvendig og forleng levetid	Er det behov for å kjøpe et nytt møbel eller finnes det møbler på lager eller i virksomheten som ikke benyttes?
Etterspør ombruk og reparasjon	Har virksomheten tilgang på brukte møbler gjennom avtale, gjenbrukssentral eller lignende? Kan eksisterende møbler eller enkeltkomponenter repareres, oppgraderes og/eller trekkes om?
Samarbeid om å dekke like behov	Finnes det muligheter for å dekke behovet gjennom å dele og/eller leie, for eksempel gjennom leie og deling av møblerte lokaler?
Gjenvinn materialer	Ved kjøp av nye møbler still krav eller bruk tildelingskriterier om at møblene skal inneholde gjenvunnet materiale og at møblene eller deler av møblene skal kunne materialgjenvinnes. Har dere eksisterende møbler med materialer som kan gjenvinnes?
Kjøp nye møbler designet for sirkulær økonomi	Dersom behovet kun kan dekkes ved å kjøp nye møbler still krav og/eller kriterier til: * høy kvalitet, slitestyrke, produktgaranti modul/redesign, oppgraderbarhet, reparerbarhet, tilgang og kostnad på reservedeler, vedlikehold og produktinformasjon. * gjenvunnet og/eller fornybare materialer, gode miljødeklarasjoner og fravær av skadelige kjemikalier * ombruks- og gjenvinningsavtale fra leverandør.

Slik gjør du det i den enkelte anskaffelsen

DFØ

Tenk nytt rundt egne behov

Det viktigste med enhver anskaffelse er at dere som virksomhet får dekket behovet på best mulig måte. Du må derfor ikke stille krav og kriterier som hindrer leverandørene i å levere inn sine mest klima- og miljøvennlige løsninger eller hindrer oppfyllelse av behov. 

Sjekk:

• Hvilke føringer er det i virksomheten din? Sjekk miljømål, anskaffelsesstrategi, klimabudsjett og beskrivelse av rutiner og retningslinjer.
• Er det helt nødvendig med et nytt innkjøp?
• Kan behovet dekkes av ombruk, reparasjon og/eller samarbeid med andre med like behov?
• Finnes det mulighet for å leie og kan det redusere miljøbelastningen?

Hvis du må kjøpe nytt. Sjekk:

• Hvordan kan du sikre at dere ikke kjøper mer enn dere trenger?
• Hvordan kan dere forlenge levetiden til det dere kjøper?
• Kan dere bruke gjenvunnet eller gjenvinnbare materialer og/eller produkter?

Søk kunnskap og ha dialog med markedet

Som innkjøper kan du være med å utvikle leverandørmarkedet. Etterspørsel og krav fra innkjøpere fører til at produsenter og leverandører må produsere og kjøpe inn mer bærekraftige produkter. Når du etterspør noe som ikke finnes på markedet i dag, for eksempel et produkt med lavere klimabelastning eller lavere innhold av miljøgifter, vil produsentene med tiden endre produksjonen for å tilfredsstille markedet.

Vær tydelig på hvilke behov, ambisjoner og mål dere har, og utfordre leverandørene på hvordan de kan være med på å nå disse. Ta også opp aktuelle miljøkrav og -kriterier i dialogen.

Start tidlig og tenk langsiktig, også frem mot neste anskaffelse, slik at dere får med flest mulig leverandører. Dette er spesielt viktig om markedet ikke har gode grønne løsninger i dag.

Det er bare sammen vi kan nå målene. Du har mange muligheter for å ha dialog med markedet. Du kan:

• aktivt søke råd hos leverandører, bransjeorganisasjoner eller forskningsmiljøer.
• ta imot råd fra eksterne som tar kontakt.
• delta på messer og andre fagsamlinger.
• inviter til møter og konferanser for å informere eller få innspill på kommende anskaffelser og behov. Send gjerne ut konkrete spørsmål til deltakerne på forhånd.
• invitere til en-til-en møter. Ofte vil leverandørene dele mer informasjon da.
• be om å få tilsendt skriftlig informasjon fra leverandørene.
• legge hele eller deler av konkurransegrunnlaget ut på «høring» og invitere leverandørene til å komme med innspill.

Pass på at ingen leverandører får en konkurransefordel og at dere sikrer likebehandling og gjennomsiktighet. Det kan løses ved at du bruker kunngjøringsdatabasen Doffin når du inviterer og skriver referat av muntlig dialog. Så må du passe på at du ikke røper forretningshemmeligheter. Bruker du råd fra en leverandør må du passe på at de ikke får en urimelig konkurransefordel. Dette kan for eksempel være ved å sette lenger frist for å levere tilbud. Les mer om hvordan du kan ha dialog med markedet.

I Kriterieveiviseren finnes det klima- og miljøkrav og -kriterier du kan bruke inn i din anskaffelse. Dette er et hjelpemiddel for innkjøpere og miljørådgivere innenfor kategorier hvor mange offentlige virksomheter har lignende behov. 

Informasjon det er relevant å hente inn

• Hva er de viktigste miljøbelastningene? Er det klimagassutslipp, forurensning til luft eller vann, ressursbruk, kjemikaliebruk eller annet?
• Hvor i livsløpet oppstår de største miljøbelastningene? Oppstår de i produksjonsfasen, i bruks- og driftsfasen eller ved avhending?
• Hva er kostnadene til å drift og vedlikehold av de ulike ytelsene på markedet? (livssykluskostnader). Hvordan kan dette dokumenteres?
• Kan ytelsene repareres eller resirkuleres?
• Hvor går utviklingen og trender i markedet? Skjer det produktforbedringer eller innovasjon som vil skape miljøgevinster?
• Tenk langsiktig - hva er mulig på kort og lang sikt? Kan du bidra til å stimulere til utvikling ved å ta en del av risikoen selv?
• Hva vil være fordyrende krav?
• Hvilke krav du ikke bør stille slik at du ikke stenger for nye mer miljøvennlige løsninger?
• Hva er konkurransebegrensende krav?
• Hvordan kan dere åpne for nye eller andre metoder og løsninger for å oppfylle behovet?
• Hvordan kan leverandørene dokumentere miljøprestasjon?

Gjennomfør felles prosesser sammen med andre oppdragsgivere

Offentlige virksomheter har gjerne likelydende behov. Istedenfor ål kjøre hver deres, markedsdialog og anskaffelsesprosess, kan dere gå sammen om å utfordre leverandørene. Dette er spesielt viktig for å mobilisere leverandører til å levere grønne løsninger når dagens løsninger ikke dekker behovet til offentlig sektor. Når flere går sammen og etterspør grønne løsninger, gir det forutsigbarhet til markedet om hva offentlige innkjøpere ønsker å kjøpe inn. Da vil markedet lettere ta risikoen ved å utvikle grønne løsninger. Utslippsfrie byggeplasser og utslippsfrie hurtigbåter er gode eksempler på dette.

Både Leverandørutviklingsprogrammet og DFØ kan bidra inn i felles prosesser.

Still konkrete klima- og miljøkrav og -kriterier 

Du kan ivareta klima og miljø på flere måter i et konkurransegrunnlag, både i kvalifikasjonskrav, funksjonelle krav, tildelingskriterier, og kontraktsvilkår. Krav og kriterier skal være så konkrete at det er mulig å verifisere dem og å følge dem opp. Det skal komme frem om det kreves dokumentasjon og hvilke krav som stilles til dokumentasjonen. For tildelingskriterier, skal det alltid kreves dokumentasjon.

Formål med anskaffelsen 

I konkurransegrunnlaget beskriver du formålet med anskaffelsen og hvilket behov som skal dekkes. Det er viktig at leverandørene får en forståelse for hvilke miljømålsettinger dere har (for anskaffelsen), slik at de kan spisse tilbudene sine mot disse. I tillegg vil klima- og miljømålsettingene legge føringer for, og understøtte miljøkrav og -kriterier dere stiller til leveransen.

Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er egnet til å sikre at leverandørene har nødvendig kompetanse, kapasitet, økonomisk soliditet og systemer for å innfri forpliktelsene i kontrakten.

For å sikre tilstrekkelig miljøkompetanse kan det for eksempel være aktuelt å stille krav til:

• leverandørens kvalitetssikringsrutiner for å minimere miljøbelastningen under gjennomføringen av kontrakten.
• at leverandøren angir de miljøledelsestiltakene han vil anvende under gjennomføringen av kontrakten.
• leverandørens miljøkompetanse, for eksempel som miljørådgiver.
• leverandørens eller dens ansatte tidligere erfaring med prosjekter med tilsvarende miljømål.
• at leverandøren har en viss andel miljøvennlig maskinpark.

Eksempel: Krav til rutiner for å forebygge matsvinn

Leverandøren skal ha rutiner for daglig sortering og veiing av matavfall. For sykehjem, barnehager og skoler/SFO/AKS er det tilstrekkelig å sortere og veie matavfallet i to perioder av en måned i løpet av året. Sentralkjøkken og kantiner skal sortere daglig. Leverandøren skal ha et tydelig system for sortering, merking av avfallsdunker, samt tiltak for økt oppmerksomhet hos brukerne.

Rutinene skal inkludere måling av mengde og sammensetning av matsvinn minimum to ganger per år fra henholdsvis:

• Lager
• Tilberedning
• Servering (buffet eller ut til eks. møterom eller sykehjemsrom)
• Tallerkensvinn

For steder der det serveres flere måltider (som frokost, lunsj og middag) skal rutinene inneholde kartlegging for de ulike måltidene. Også matsvinn og matavfall i restavfallet skal sorteres i kartleggingen. Både manuell og automatisert måling godtas. Basert på kartleggingen skal årsaker til matsvinn analyseres. Rutinene skal også omfatte målsetninger og tiltak.

Dokumentasjon av kravet: 

Leverandøren skal levere inn sitt kvalitetssikringssystem som beskriver de overnevnte rutiner. Leverandøren skal også senest ved kontraktsignering levere signert tilslutningserklæring til bransjeavtale om reduksjon av matsvinn. Det forutsettes at leverandøren bruker underleverandører som også har signert slik tilslutningserklæring ned til produsent/importør.

Kilde: Kriterieveiviseren

Kravspesifikasjon 

Kravspesifikasjonen angir kravene dere stiller til det som skal anskaffes. Kravene kan utformes som tekniske spesifikasjoner som for eksempel «Kjøretøyene skal være nullutslippskjøretøy (el, hydrogen) eller biogass». Du kan også beskrive mer åpent ved å angi hvilke behov løsningen skal tilfredsstille. Da gir du leverandørene mer handlingsrom for nytekning. Dette kalles ytelses- og funksjonsspesifikasjoner. Eksempler på ytelses- og funksjonsspesifikasjoner er beskrivelser av:

• behov
• ønsket tilstand
• resultater som skal oppnås
• hvilken standard som skal være oppfylt  
• krav til responstid, tilgjengelighet, sikkerhet eller soliditet.

For eksempel, dersom behovet er å redusere støynivået fra en motorvei, kan du formidle behovet som ønsket reduksjon i støynivå og ikke som et behov for en støyskjerm.

Har du hatt dialog med markedet og gjort et godt forarbeide, er det ofte mulig å stille konkrete, ambisiøse og realistiske klima- og miljøkrav. En klar fordel med dette er at du da kan oppnå den klima- og miljøeffekten du ønsker. I tillegg ungår du det som ofte kan være komplisert vekting av miljøegenskaper som tildelingskriterium.

Det kan være gull å finne i andres konkurransegrunnlag, men ikke kopier ukritisk uten å sjekke at det vil bidra til å dekke behovene dere har og er tilpasset markedet.

Eksempel: Nybygg – klimagassutslipp for utvalgte bygningsdeler (totalentreprise)

I prosjektgjennomføringen skal det etableres klimagassregnskap med alternative materialer/elementer for følgende bygningsdeler:

• bæresystem
• yttervegger
• dekker

Klimagassberegningene skal implementeres i prosjektstyringen, og skal brukes til å velge de mest klimavennlige alternativene. Det skal dokumenteres hvordan beregningene har påvirket det faktiske valget av materialer/elementer.

Beregninger for de alternative bygningsdelene skal legges frem i en rapport. Beregningene skal utføres for hele livssyklusen til alternativene, fra vugge til grav (modul A1-C4), i henhold til NS 3720 - Metode for klimagassberegninger for bygninger. Alternativene som sammenliknes skal ha samme funksjon. Entreprenøren skal velge løsninger som forbedrer klimagassregnskapet, og dokumentere løsningene som velges.

Kilde: Kriterieveiviseren

Tildelingskriterier 

Tildelingskriterier brukes der du ønsker å premiere tilbud som gir merverdi utover det du har stilt som krav. Tildelingskriterier er egnet der det ikke er tilstrekkelig konkurranse i markedet til å stille spesifikasjonen som et krav. Tildelingskriterier skal gi merverdi for deg som oppdragsgiver og være egnet til å skille tilbudene fra hverandre. Du skal oppgi i anskaffelsesdokumentene hvordan leverandørene skal dokumentere oppfyllelse av tildelingskriteriene, da evalueringen av tildelingskriteriene skal være mulig å etterprøve. Du skal også angi hvilken vekt de skal ha under evalueringen. Det skal være forutsigbart for leverandørene hvordan du vil evaluere tilbudene.

Alle tildelingskriterier må være så konkrete at dere kan evaluere tilbudene og følge opp kriteriene i etterkant.

I anskaffelsesforskriften § 7-9 er det anbefalt å vekte et miljøtildelingskriterium minimum 30 % og bestemmelsen sender et tydelig signal om at miljø er viktig. Hvor høyt dere skal vekte tildelingskriterier på miljø må vurderes konkret i den enkelte anskaffelse. Har du stilt miljøegenskapen som krav, må du vurdere hvor mye tildelingskriteriet bidrar til meroppfyllelse av behovet. 

Der du kun angir miljøegenskapen som et tildelingskriterium, må du vurdere hvor høyt det skal vektes for ikke å bli trumfet av en lav pris. Husk at når du bruker kvalitative tildelingskriterier, kan du risikere at de ikke blir utslagsgivende i konkurransen dersom prisen er lav nok.

Dersom du etter dialog med markedet ser at det ikke er mulig å skille tilbudene fra hverandre ut fra et tildelingskriterium, vil bruk av tildelingskriterier ikke være egnet til å premiere det beste tilbudet på miljø. I et slikt tilfelle vil alle skåre like godt eller dårlig og bruken av tildelingskriteriet vil forrykke balansen i vektingen dere har planlagt for. Det er da bedre å spesifisere miljøegenskapen som et krav, eventuelt som et kontraktsvilkår.

Eksempel: Standard klima- og miljøkrav til transport for Oslo kommunes vare- og tjenesteanskaffelser

[…] Tildelingskriterium «Miljø» kan romme mer enn utslipp fra transport. Det kan også være hensiktsmessig å stille miljøkrav til produkter, materialer, råvarer, verktøy eller andre forhold ved tilvirknings-, bruks- eller avhendingsfase for det som skal anskaffes. Transportvolumet varierer svært mye i omfang og karakter i kommunens kontrakter. For transporttjenester vil valg av kjøretøy ofte ha størst betydning for utslipp. For vareanskaffelser kan de største klimagassutslippene eller den største miljøbelastningen også være knyttet til selve produktet. For transporttjenester som er av samfunnskritisk karakter, som for eksempel avfallsinnsamling og snømåking, er det svært viktig at en høy miljøvekting ikke går på bekostning av kvalitetskriterier og gjennomføringsevnen til leverandørene.

Det anbefales at tildelingskriterium «Miljø» vektes minimum 30 %. Transport som underkriterium skal ikke utgjøre mindre enn 15 % av den totale vektingen. Hvis minimumskrav om nullutslipps- og biogasskjøretøy benyttes, bortfaller krav om at transport benyttes som tildelingskriterium.

Det er to underkriterier for transport som kan være relevante i evalueringen:

• Klimavennlige kjøretøy
• Ruteoptimalisering

Klimavennlige kjøretøy

I evalueringen får Leverandøren uttelling for å fa i bruk klimavennlige kjøretøy [og/eller elsykler] i kontraktsperioden. Se «Vedlegg xx. «Liste over kjøretøy» for utfyllende informasjon.

Tildelingskriteriet retter seg mot de kjøretøyene og drivstofftypene som leverandørene skal bruke i kontraktsperioden. Tekst i klamme skal inkluderes for vareanskaffelser og eventuelle andre anskaffelser hvor det er mulig å levere varer med elsykler. Kjøretøy vil gis uttelling etter hvilke drivstoffteknologier som tas i bruk i følgende prioritert rekkefølge:

1. Batterielektrisk og hydrogen
2. Biogass
3. Øvrig biodrivstoff […]

Ruteoptimalisering

I evalueringen får Leverandøren uttelling for å planlegge og optimalisere transporten i kontraktsperioden. Leverandøren skal legge ved en beskrivelse som inneholder.

• Redegjørelse for hvilke systemer og rutiner/ansvarsforhold Leverandøren og/eller underleverandøren har for ruteoptimalisering.
• Hvilke inndata som benyttes i systemene og hvordan systemene brukes til å forbedre miljøprestasjon ved å velge optimale løsninger under drift og hvordan systemene muliggjør ytterligere forbedring i planlegging av ruter. Dette kan for eksempel skje gjennom å redusere transportbehov ved å velge optimale ruter, øke prosentvis utnyttelse av volumet (fyllingsgraden/godsmengde) i kjøretøy, forbedre driftsmønster/kjøreadferd eller andre tiltak som har positiv virkning. […]

Les resten av Oslo kommunes standard klima- og miljøkrav for transport i vare- og tjenesteanskaffelser.

 

Kontraktsvilkår

Kontraktsvilkår er egnet når leverandørene ikke kan oppfylle miljøegenskapen ennå og det er viktig for din virksomhets behov og miljømålsetting at miljøegenskapen blir oppfylt på sikt. Slike endringer i kontrakten er lovlig under forutsetning av at de kommer frem av anskaffelsesdokumentene. Da er det forutsigbart for leverandøren hva de forplikter seg til. Det kan for eksempel være et kontraktsvilkår om at:

• Leverandøren skal utarbeide rutiner og tiltak for å ivareta miljømålsettinger eller en gradvis økning i miljøprestasjon.
• Leverandøren forplikter seg til å ha systemer eller kvalitetssikringsrutiner på plass.
• Alle sjåfører har tatt kurs i for eksempel «økonomisk kjøring».
• Leverandøren skal tilby en høyere andel økologiske produkter på avtalen over tid.

Husk å sett en frist for når kontraktsvilkåret skal være oppfylt i anskaffelsesdokumentene og eventuelt senest ved kontraktsignering.

Kontraktsvilkår kan også ta høyde for ny teknologi i løpet av kontraktsperioden. For eksempel kan du stille krav om at kjøretøyene skal byttes ut til mer miljøvennlig teknologi enten ved kontraktoppstart eller i løpet av kontraktsperioden. Et slikt kontraktsvilkår kan ha en ikke ubetydelig merkostnad for leverandørene, slik at du må forvente en høyere pris. Du må derfor nøye vurdere om slike fordyrende vilkår er forholdsmessige og om de ivaretar behovet og de miljømålsettinger virksomheten har.

Endringsklausuler er kun egnet ved kontrakter av en viss varighet. Det er en forutsetning at leverandøren rekker å gjennomføre endringen slik at den får betydning for denne leveransen. Hvis den først får betydning for neste konkurranse, vil det være et ulovlig kontraktsvilkår. Kontraktsvilkårene må være forholdsmessige og knyttet til leveransen.

Eksempel: Bruk av insentiver og sanksjoner i kontrakt – Statens vegvesen

I kontrakten kan du sørge for egnede sanksjoner ved eventuelle brudd. Eksempler på sanksjoner er retting, prisavslag, bøter (malus), erstatning og heving. Du kan også innføre en incentivordning, som gir leverandøren positiv uttelling dersom de leverer bedre på klima og miljø enn det kontrakten krever.

I Statens vegvesen innfører de klimabonus i kontrakter høyere enn 51 millioner kroner. Hvis klimaregnskapet viser bedre tall enn klimabudsjettet, får entreprenøren en ekstra klimabonus. Leverer entreprenører et dårligere klimaresultat enn budsjettert får de et klimatrekk. I kroner og øre legger Vegvesenet opp til en bonus på 10 prosent av klimaresultatet. For en kontrakt på 100 millioner kroner, og et klimagassresultat som er 20 prosent bedre enn klimabudsjettet til byggherren, vil entreprenøren får utbetalt en bonus på to millioner kroner. (0,1 x 100.000.000 x 0,2 = 2.000.000 kroner).

Les mer om klimabonus i Statens vegvesen​​​

Kombiner krav og kriterier

Oppdragsgiver kan gjerne kombinere krav og kriterier.

• Du må alltid stille forholdsmessige og relevante kvalifikasjonskrav og spesifikasjoner.
• Er det mange leverandører som kan oppfylle miljøegenskapene bruk de som spesifikasjonskrav. 
• Er det få som kan oppfylle miljøegenskapene, bruk mindre krevende klima- og miljøkrav og premier tilbudene som kan levere utover dette ved å bruke miljøegenskapene som tildelingskriterium. 
• Har du en anskaffelse over flere år, kan du stille klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen og ytterligere prestasjon som kontraktsvilkår for å få til en endring i kontraktsperioden.
• Du kan ikke stille høyere kvalifikasjonskrav enn det som er nødvendig for å gjennomføre kontrakten. For å sikre at du blir tilbudt riktige kvalifisert personell, kan du kombinere kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, men du må passe på at vurderingstemaene er forskjellige.

Vurder å dele opp anskaffelsen i delkontrakter

For beløpsmessig store anskaffelser (over EØS terskelverdien) plikter du å vurdere om anskaffelsen skal deles i flere kontrakter. Uansett størrelse, bør du vurdere om anskaffelsen er egnet for å dele opp i flere kontrakter og om deling bidrar til bedre konkurranse. Ved å dele opp anskaffelsen i delkontrakter kan du bidra til å opprettholde konkurransen på sikt og i tillegg legge til rette for at mindre leverandører kan delta i den konkrete anskaffelsen. Mange mindre leverandører kan ha spisskompetanse på ny teknologi og kan også være de som gir de beste miljøvennlige løsningsforslagene.

Det er ikke tillatt å stille krav til lokalprodusert mat, eller at maten skal være produsert i Norge. Ved å dele opp anskaffelsen, legger du til rette for at lokale leverandører av enkeltprodukt kan levere tilbud på disse produktene.

Inkluder livsykluskostnader

Det offentlige er pålagt å ta hensyn til livssykluskostnader ved sine anskaffelser. Innkjøpskostnaden utgjør gjerne en mindre del av det totale kostnadsbildet. Hvis du inkluderer kostnader til hele livssyklusen, vil det ofte være hva som er billigst og best for miljøet på lang sikt. For eksempel: Jo mer vedlikeholdsfritt produktet, bygget eller anlegget er, eller hvor mindre ytelsen krever av energibruk, drivstoff, oppgradering og reparasjoner, jo billigere blir driften. Alle kostnader må kunne tallfestes og etterprøves.

Slik kan du ta hensyn til livssykluskostnader i anskaffelsene:

Du kan for eksempel stille krav til:

• Vedlikeholdsfrie materialer
• At ytelsen kan repareres
• At bygget enkelt kan tilrettelegges for endret bruk (for eksempel ved flyttbare vegger ol)
• At det ikke brukes mer enn en viss mengde kWt pr døgn ved en viss temperatur
• At det ikke brukes mer enn en viss mengde drivstoff pr kjørte kilometer 

Som tildelingskriterium kan du i tillegg legge vekt på:

• Punktene over kan alternativt brukes som tildelingskriterier.
• Reelle kostnader ved bruk. Du kan for eksempel be leverandøren angi drivstofforbruk og/ eller energibruk for så å gange med det antall km du forventer at kjøretøyet skal kjøre eller hvor mange timer maskinen skal være virksom. Dine estimater, beregninger og dokumentasjon må angis i anskaffelsesdokumentene.
• Kostnader ved livssyklusens slutt, for eksempel kostnader for å bli kvitt produktet.
• Miljøkostnader som for eksempel klimatiltakskostnader og utslipp av klimagasser. Dette forutsetter at du angir en objektiv metode for hvordan disse skal beregnes.

Eksempel: CO2 vekting i asfaltkontrakter

CO2-utslipp en avgjørende rolle for hvilken entreprenør som vinner anbudet om asfaltkontraktene til Statens vegvesen Midt-Norge. I utlysningen av de to asfaltkontraktene for riksveger i Møre og Romsdal og nord i Trøndelag var det ved evaluering av pris lagt vekt på livssykluskostnader ved å legge vekt på utslipp av CO2. Alle tilbydere ble bedt om å legge ved miljødeklarasjonene (EPD) for sitt tilbud som grunnlag for prising av utslipp.

Livssykluskostnadene beregnes ved at tilbudsprisen gis et påslag ut fra mengde utslipp av CO2. Tilbyder med lavest samlet CO2-utslipp får ingen påslag i tilbudsprisen. For de øvrige tilbyderne beregnes differansen i utslipp mellom deres tilbud og tilbudet med laveste utslipp. Denne differansen prissettes med 5 kroner/kilo CO2. Påslaget vil altså bli differansen gitt i kilo CO2 multiplisert med 5 kroner/kilo.

Les mer om Statens vegvesens CO2 vekting i asfaltkontrakter

Lær mer om livssykluskostnader (LCC) i bygg og anlegg

Slik bruker du miljømerker, miljødeklarasjoner og miljøledelsessystem 

Vi skiller mellom miljømerker som forvaltes av uavhengige tredjeparter (som Svanemerket, EU-Blomsten og Blaue Engel) og som er tilgjengelig for alle parter og merker som er opprettet og styres av industrien selv. 

• Miljømerker som kilde. Du kan bruke underliggende merkekrav til et tredjepartssertifisert miljømerke (som Svanemerket) som kravspesifikasjon, tildelingskriterium eller kontraktsvilkår.
• Miljømerker som dokumentasjon. Tredjepartssertifiserte miljømerker kan brukes av leverandøren for å dokumentere at ytelsen de tilbyr oppfyller de spesifikasjoner du har stilt.  Leverandøren har rett til å levere inn også annen dokumentasjon som viser at miljøkravet og/eller -kriteriet er oppfylt. 
• Miljømerker som krav i seg selv. Du kan stille krav om at produktet eller tjenesten er tredjepartssertifisert med et miljømerke som for eksempel Svanemerket, og dette er en spesialregel. For å kreve et miljømerke må miljømerke oppfylle vilkårene i anskaffelsesforskriften (FOA §15-3). Du plikter å godta at leverandører har sertifisert ytelsene sine med et tilsvarende miljømerke. Svanemerket er utviklet i henhold til ISO 14024, tilsvarende merker utviklet i henhold til denne standarden vil ivareta de samme vesentlige miljøbelastningene ved en spesifikk ytelse, slik at de kan vurderes som tilsvarende. Det kan imidlertid være noen miljømerker som er utviklet i henhold til ISO 14024 som også har underliggende krav som ikke er knyttet til leveransen. De kan du ikke bruke som krav i seg selv, men de kan utmerket godt brukes som dokumentasjon på underliggende krav eller som dokumentasjon på tilsvarende miljømerke. Før du krever et miljømerke som krav må du sjekke at produktene/tjenestene som er miljømerket dekker behovet ditt.

Miljødeklarasjoner - Environmental Product Declaration (EPD)

Environmental Product Declaration (EPD) er en tredjepartssertifisering som gir en objektiv beskrivelse av miljøegenskapene til en komponent, et ferdig produkt eller en tjeneste, på en standardisert måte. EPD-er utvikles i henhold til ISO standard 14025 og baserer seg på livsløpsanalyse som sikrer at miljøinformasjon innen en produktkategori lar seg sammenlikne på tvers av produkter. I Norge brukes EPD-er primært innen byggevarer, men også i møbelbransjen og enkelte andre bransjer.

Du kan enten bruke opplysningene i en EPD som utgangspunkt for formulering av krav og/eller kriterier. Eller du kan bruke EPDer som dokumentasjon på oppfyllelse klima- og miljøkrav og/eller -kriterier. Du må da sjekke de konkrete verdiene i den tilbudte EPDen for å verifisere om kravene er oppfylt og hvor godt tilbudet skårer på eventuelle tildelingskriterier.

Sammenligning 3. parts sertifiserte miljømerker og EPDer

Du kan bruke både miljømerker og miljødeklarasjoner som dokumentasjon på oppfyllelse av krav og/eller kriterier. Et miljømerke som Svanemerket viser at ytelsen oppfyller visse krav, men ikke hvor godt det oppfyller. En EPD er en objektiv beskrivelse av egenskapene og kan vise både utmerkede, gode og mindre gode verdier. Opplysningene i en EPD egner seg derfor godt til å sjekke om visse krav er oppfylt, men også til å rangere tilbudene i henhold til hvor godt de oppfyller miljøtildelingskriteriene.

Miljøledelsessystemer eller -standarder

Du kan stille som kvalifikasjonskrav at leverandøren har kvalitetssikringsrutiner eller miljøledelsesrutiner, dersom det er relevant for gjennomføringen av kontrakten. Hovedregelen er at du kan kreve at leverandøren angir hvilke miljøledelsesrutiner eller -tiltak han vil anvende under utføringen av kontrakten.

Du kan også kreve at leverandøren har et tredjeparts sertifisert miljøledelsessystem eller -standard dersom det er et forholdsmessig krav. Dette er en spesialregel. 

Dersom du krever et 3. parts sertifisert miljøledelsessystem eller -standard, er det viktig at du:

• først sjekker om det er tilstrekkelig antall leverandører som har et slikt 3. parts sertifisert system eller -standard, eller om det er andre måter leverandøren kan dokumentere oppfyllelse av miljøledelsestiltak.
• vurderer om det er relevant og forholdsmessig for å sikre at leverandøren kan gjennomføre kontrakten.
• stiller kravet med henvisning til EMAS (EU-ordningen for miljøstyring og miljørevisjon), ISO14001 og/eller Miljøfyrtårn.

Miljøfyrtårn stiller også bransjespesifikke krav til virksomheter som søker om sertifisering og miljøledelsessystemet kan brukes som dokumentasjon på oppfyllelse av underliggende krav.

Les mer om bruk av miljømerker og miljøledelsesstandarder

Følg opp kontrakten og leveransen

Leverandøren har vunnet konkurransen basert på dine krav- og kriterier i anskaffelsen og du plikter derfor å følge opp dette. 

Ved å følge opp kontrakten sikrer du at:

• Behovet og formålet med anskaffelsen blir oppfylt.
• Leverandøren har vunnet på riktige premisser.
• Du oppfattes som en profesjonell aktør.
• Kontrakten ikke blir vesentlig endret, ved for eksempel at ytelsen leveres på en annen måte, med en annen kvalitet eller til et annet tidspunkt. Slike endringer kan fort medføre en «vesentlig endring» som igjen innebærer at kontrakten kan bli vurdert som en ulovlig direkte anskaffelse og at kontrakten skulle vært kunngjort igjen med de aktuelle endringene.

Les mer om kontraktsoppfølging og evaluering av leveransen for varer og tjenester

I hvilke anskaffelser bør du tenke på klima- og miljø?

Det fremgår ikke av regelverket hvilken miljøpåvirkning eller hvilke klimavennlige løsninger som skal vektlegges i hver enkelt anskaffelse. Dette fremkommer i noen tilfeller av særlovgivningen for eksempel for energi og miljøkrav ved kjøretøyanskaffelser, byggevareregelverk eller forurensningsloven som blant annet regulerer bruk av farlige stoffer.

Skadelig miljøpåvirkning inkluderer klimagassutslipp, luftforurensning, miljøgifter, spredning av mikroplast, tap av arter og naturmangfold, avskoging, press på ikke-fornybare ressurser, og støy. Dette er ikke en uttømmende liste, men illustrerer bredden av hva som kan utgjøre skadelig miljøpåvirkning. Når klimaet endrer seg, må vi jobbe med å forstå konsekvensene og sette i gang tiltak for å hindre og redusere skade. Samtidig må vi utnytte mulighetene endringene gir oss. Dette kalles klimatilpasning.

Handlingsplan for økt andel klima- og miljøvennlige offentlige anskaffelser og grønn innovasjon peker på en rekke prioriterte kategorier oppdragsgivere skal søke å fremme null- og lavutslippsløsninger og sirkulær økonomi, samt søke å unngå helse- og miljøfarlige stoffer. Disse er:

DFØ

Vi vet at det er et stort behov for mer veiledning og verktøy på hvordan måle effekt av det dere gjør. Dette er et prioritert område for oss i DFØ og vi har laget flere analyse- og effektverktøy.

Merkostnader og finansiell støtte

Klima- og miljøkrav har ofte ikke en merkostnad. Noen tiltak, som reduksjon av matsvinn, færre reiser, mer energieffektive bygg, ombruk av møbler og lignende kan også være kostnadsbesparende. Men der det er behov for ny teknologi og helt nye løsninger kan det være høyere investeringskostnader. Det er flere virkemiddelaktører som tilbyr økonomisk støtte til grønne anskaffelser. 

Støtte til leverandører fra Forskningsrådet, Innovasjon Norge og Enova er lovlig statsstøtte. Ved statsstøtte er det et absolutt krav at støtten må være utløsende for at tiltaket blir gjennomført. Oppdragsgiver (eller leverandør ved tjenesteanskaffelse) må altså ha fått tilsagn om støtte før anbud lyses ut eller bindende tilbud gis.