Kontraktsoppfølging

Oppstartsmøte med leverandør er viktig for å få til en god dialog med leverandøren gjennom hele avtaleperioden. Her avklares forventninger, partenes kontraktpunkter og praktisk informasjon. Dette kan være med på å forbygge eventuelle konflikter og bidrar til at gjennomføringen går i henhold til kontrakt.

Hovedpunkter for oppstartsmøte med leverandør

Ha et oppstartsmøte så tidlig som mulig, gjerne i forbindelse med kontraktsignering.

I oppstartsmøtet bør følgende avklares:

• Oppdragsgivers forventninger til leverandørens leveranse
• Leverandørens forventninger til hva oppdragsgiver skal gjøre
• Leverandørens gjennomføringsplan
• Lag en plan for jevnlige møter mellom oppdragsgiver og leverandøren. Bruk møtene til kvalitetssikring av pågående arbeid
• Oppdragsgivers betalingsplan
• Kontaktpersoner og kontaktinformasjon

Det kan være lurt allerede i oppstartsmøte å presentere hvilke tema som skal behandles på møtene og hvordan det skal dokumenteres. DFØ har laget maler for kontraktsoppfølging i samarbeid med bransjen.

Samhandlingsavtalen for elektroniske handelsprosesser beskriver den elektroniske samhandlingen mellom kjøper og selger.

• Ha jevnlig oppfølging av kontrakten med leverandøren
• Følge opp reklamasjoner og gjennomføre sanksjon
• Vurdere/godkjenne prisendringer
• Utløse av eventuelle opsjoner i samarbeid med budsjetteier
• Følge opp lønns- og arbeidsvilkår og lærlinger
• Evaluere leveransen underveis

Rutiner og ansvar for å ivareta forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter

Det overordnede ansvaret for arbeidet mot arbeidslivskriminalitet i offentlige kontrakter ligger hos ledelsen i virksomheten, og bør omtales i relevante strategidokumenter. Dette kan for eksempel være virksomhetens anskaffelsesstrategi.

For kontrakter som er dekket av en allmenngjøringsforskrift, må du også følge forskriften om informasjons-, påseplikt og innsynsrett. Påseplikten gjelder både private og offentlige oppdragsgivere, og hvis leverandøren ikke bruker underleverandører er det oppdragsgiver som har påseplikt. Plikten innebærer at oppdragsgiver skal påse at allmenngjøringsforskriftene følges av underleverandører i bransjer som er dekket av disse forskriftene. Les mer om påseplikt på Arbeidstilsynets nettsider.

Dokumenter gjerne rutinene i en kontraktsstrategi slik at det tydelig hvem som er ansvarlig for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår for den aktuelle anskaffelsen. I kontraktsstrategien kan du også inkludere vurderinger av risikoen for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår for den kontrakten du skal inngå.

Oppfølging

Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter pålegger offentlige oppdragsgivere å gjennomføre nødvendig kontroll av at det ikke forekommer brudd på lønns- og arbeidsvilkår ved kjøp av tjenester og bygg og anlegg på over 1,3 millioner NOK (statlige virksomheter) eller over 2 millioner NOK (andre). For anskaffelser innen bransjer hvor det gjelder allmenngjøringsforskrifter skal det stilles krav om at lønns- og arbeidsvilkårene skal være i tråd med allmenngjøringsforskriften uavhengig av forskriftens verdi.

• Sørg for at avtalen gjøres kjent internt i virksomheten, for eksempel ved å:
  • legge avtaleinformasjon ut på virksomhetens intranett
  • presentere avtalen og innholdet for organisasjonens bestillere og  relevante brukere
  • legge den inn i virksomhetens innkjøpssystem
  • informere økonomi/regnskapsavdelingen om avtalen
• Hvem er forpliktet til å bruke avtalen dersom de har behov for å anskaffe noe som rammeavtalen dekker
• Hva dekker avtalen, dvs. hvilke anskaffelser medfører at rammeavtalen skal brukes - og hvilke anskaffelser dekker rammeavtalen ikke?
• Hvordan skal bestillingene foretas? Kan du bestille direkte fra rammeavtale leverandøren(e) eller skal det gjennomføres en minikonkurranse?
• Eventuell opplæring av de personene som skal gjøre bestillinger på avtalen/avropene

Mal for avtaleinformasjon

Ved rammeavtaler er bestiller som regel en annen enn den som forvalter avtalen. 

Det er derfor viktig å ha rutiner for hvem som har ansvar for hva og hvem som skal reklamere og til hvem. I tillegg rutiner for hvordan det skal reklameres (klages) til leverandøren, hvem som har ansvaret og når det skal eksaleres (dvs. løfte problemsstillingen til kontraktsforvalter).

Ofte vil bestiller/avroper på rammeavtalen selv motta ytelsen og ha ansvar for å kontrollere at avtalemessig ytelse blir levert. Dersom det er forsinkelse eller mangelfull levering, vil bestiller/avroper ha ansvar for å reklamere til leverandøren for å få avtalemessig ytelse. Det vil da være naturlig å sende kopi til avtaleforvalter slik at denne får en oversikt over hva som har gått galt og hvor ofte. Dette er nyttig informasjon for avtaleforvalter i møter med leverandøren og også som et vurderingstema ved en eventuell utløsing av opsjon.

Dersom rett ytelse ikke blir levert fra leverandøren til tross for at bestiller fastholder leveransen, er det naturlig å eskalere problemsstillingen til avtaleforvalter. Er vilkårene for å ilegge dagbot tilstede? Dette vil som regel være regulert i avtalen. Dersom det er snakk om å heve avtalen fordi det er vesentlig mislihold fra leverandørens side, vil det også være noe avtaleforvalter må ta stilling til på bakgrunn av mottatt informasjon fra bestillere.

I alle avtaleforhold har partene lojalitetsplikt. Dette er ikke en skriftlig regel, men følger av ulovfestede avtalerettslige forplikter. Mange standardkontrakter har inntatt en slik bestemmelse om partenes lojalitetsplikt.

Lojalitetsplikten stiller krav til forsvarlig og lojal opptreden gjennom hele avtaleforholdet. Dette innebærer at begge parter til en viss grad har en plikt til å ivareta den annens interesser innenfor avtaleforholdet. Dette kan for eksempel innebære en plikt å minne leverandøren på at kontrakten nærmer seg avslutning, hvis det er grunn til å tro at den annen part har glemt det.

Lojalitetsplikten kan også innebære at oppdragsgiver bør si i fra skriftlig så snart som mulig dersom han vil holde tilbake noe av betalingen fordi det som er levert er mangelfullt.

Leverandøren plikter også å ivareta oppdragsgivers interesser. Der for eksempel arbeidet stopper opp som skyldes uforutsette hendelser, bør leverandøren sikre det som er utført slik at det ikke forringes eller ødelegges.

Habilitetsreglene i forvaltningsloven gjelder også ved kontraktsoppfølgning, jf. FOA § 7-5. Det betyr at den som følger opp kontrakten hos oppdragsgiver, ikke kan ha økonomiske interesser hos leverandøren. Det må heller ikke foreligge andre forhold som kan skape usikkerhet om hvorvidt den som følger opp kontrakten kan ha noen form for egeninteresse i dette.

Reglene om taushetsplikt i forvaltningslovens § 13 gjelder også i kontraktsoppfølgningsfasen, jf FOA § 7-4. Det innebærer at du som offentlig oppdragsgiver plikter å hemmeligholde leverandørens forretningshemmeligheter.

I henhold til anskaffelseslovens § 1 om regelverkets formål, skal det offentlige opptre med integritet ved offentlige anskaffelser, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.

Lovens grunnleggende prinsipper skal ligge til grunn for oppdragsgivers opptreden også i kontraktsoppfølgningen. Videre har de fleste virksomheter etiske retningslinjer som den offentlige ansatte er bundet av og den som følger opp kontrakten må være oppmerksom på disse reglene. For statsansatte gjelder etiske retningslinjer for statstjenesten.

Her er visse situasjoner der det er viktig å opptre i samsvar med god etikk og forretningsmessighet:

• ansatte må ikke for seg selv eller andre ta imot gave, provisjon, tjeneste eller annenytelse som er egnet til eller mens som påvirkning av tjenstlige handlinger.
• når næringslivet eller leverandører inviterer til besøk i private bedrifter, reiser til utstillinger ol. er det en forutsetning av oppdragsgivers selv dekker reiser og opphold
• rammeavtaler med leverandører om levering av varer og tjenester skal ikke brukes av ansatte privat. Dette gjelder  medarbeidernes nærstående.