Anskaffelsesprosessen steg for steg

Tildelingskriterium

Tildelingskriterier kan bidra til bedre behovsoppfyllelse og tilbudene skal rangeres på bakgrunn av hvert tildelingskriterium

Tildelingskriterier er en spesifikasjonstype som også kalles  for konkurransekriterier. Du skal bruke de tildelingskriteriene som bidrar til best behovsoppfyllelse for dere til lavest kostnad eller pris.

I foa§ 8-11 og § 18-1 er det angitt flere måter dere kan beskrive tildelingskriterier

  1. Den laveste prisen, her vektleggere du bare anskaffelsesprisen
  2. Den laveste kostnaden, her vektlegg du anskaffelsesprisen og livssykluskostnadar (totale kostnader gjennom hele eiertiden, som bruks-, forvaltnings-, drifts og vedlikeholdskostnader)
  3. Det beste forholdet mellom laveste pris eller lavaste kostnad og kvalitet, her vektlegger du enten anskaffelsesprisen og kvalitet eller anskaffingskostnaden, livssykluskostnader og kvalitet
  4. Fastpris, der leverandørane konkurrerer på kvalitet (inkludert miljøbelastning), her er ikke anskaffingsprisen eller - kostnaden et tildelingskriterium, da det ligger fast.

Du skal oppgi i anskaffelsesdokumentene hvordan leverandørene skal dokumentere oppfyllelse av tildelingskriteriene, da evalueringen av tildelingskriteriene skal være mulig å etterprøve. Du skal også angi hvilken vekt de skal ha under evalueringen. Det skal være forutsigbart for leverandørene hvordan du vil evaluere tilbudene.

Det er viktig at alle tildelingskriterier er utformet såpass konkret at dere både kan evaluere tilbudene og følge opp kravene i etterkant.

Der det er en målsetting for virksomheten å stimulere til innovasjon på klimavennlige løsninger, kan kan tildelingskriterium på miljøprestasjoner sende et tydelig signal til markedet om at virksomheten  ønsker å stimulere til nye klimavennlige løsninger.

Behovselement som tildelingskriterium

Du bør vurdere hvilke tildelingskriterier som bidrar til god behovsdekning og måloppnåelse. Alle tildelingskriterier vil ha betydning for prisen eller kostnaden på leveransen. Tildelingskriterier som kvalitet, leveringstid, tilbudt kompetanse mm, jf. foa § 8-11 og § 18-1, vil medføre at et tilbud som skårer godt her, kan vinne konkurransen med en dyrere tilbudspris eller -kostnad. Der oppfyllelse av egenskapen er viktig, kan det være relevant å vekte kriteriet høyt for å forhindre at et tilbud med lavere pris som skårer dårlig på egenskapen vinner konkurransen. Du må med andre ord vurdere hva virksomhetens betalingsvillighet er for å få oppfylt egenskapen. Ved at dere tenker nøye gjennom på forhånd hva som er viktig og synliggjør det, vil det også være forutsigbart for leverandørene hva som gir høyt skår og hva som gir lavere skår. 

Dersom du etter dialog med markedet ser at det ikke er mulig å skille tilbudene fra hverandre på et tildelingskriterium, vil tildelingskriteriet ikke være egnet til å premiere det beste tilbudet på dette kriteriet.  I et slikt tilfelle vil alle skåre like godt eller dårlig og medføre at det vil forrykke balansen i vektingen dere har planlagt for.  Det er da bedre å spesifisere egenskapen som et krav, eventuelt som et kontraktsvilkår.

Spesielt om tildelingskriterium på leveringstid
Ofte brukes leveringstid som tildelingskriterium. Der leverandøren må omstille sin produksjon eller leveringsmåte, vil de kunne medføre en høyere pris. Er det for eksempel viktig at dere får levert ytelsen raskt? Hvor raskt i tilfelle? Hva er vi villig til å betale for rask leveringstid?

Samme behovselement som både krav og tildelingskriterium

Der du i spesifikasjonen har spesifisert ditt behov til en viss funksjonalitet eller kvalitet som et krav, kan du som tildelingskriterium bruke bedre funksjonalitet eller kvalitet enn kravet som et tildelingskriterium. Hvor mye du skal vekte dette kvalitative kravet opp mot de andre tildelingskriteriene som for eksempel lavest pris eller kostnad, vil avhenge av hvor mye dere er villig til å betale for meroppfyllelse av funksjonalitet eller kvalitet. Hvor mye bidrar denne meromfyllelse til bedre behovsdekning?  

Ved å stille  krav til funksjonalitet eller kvalitet som et minimumskrav, sikrer du en viss kvalitet og det er det overskytende du må vurdere. Hvor mye er dere villig til å betale for den meroppfyllelsen tildelingskriteriet representerer?  Hvor mye er den verdt for dere? 

Et eksempel:
Der det er stillet krav om en minimums oppetid på et IKT system, kan det som tildelingskriterium vektlegges bedre oppetid dersom det bidrar til bedre behovsdekning.

Miljø som tildelingskriterium

I foa § 7-9 er det anbefalt å vekte et miljøtildelingskriterium minimum 30 % og bestemmelsen sender et tydelig signal om at miljø er viktig. Hvor høyt dere skal vekte tildelingskriterier på miljø må imidlertid vurderes konkret i den enkelte anskaffelse. I hvilken grad bidrar oppfyllelse av tildelingskriteriet til bedre behovsdekning, måloppnåelse, dvs merverdi? Hvor mye er dere villig til å betale for denne merverdien?  Denne vurdering vil variere og være avhengig av flere forhold.

Du kan også vektlegge miljøbelastningen i et tilbud ved å legge til prisen på miljøbelastningen til prisen på det enkelte tilbudet, jf. foa §  18-2 (2) b) og (3). Den relevante miljøbelastningen kan være miljøbelastninger knytet til ytelsen gjennom livssyklusen,  inkludert kostnader ved utslipp av klimagasser og andre forurensende utslipp. Dette kan du bare gjøre dersom verdien kan tallfestes og etterprøves. Metoden skal være basert på objektive og etterprøvbare og ikke-diskriminerende kriterier og ikke være for byrdefulle å fremskaffe for leverandøren. Du skal oppgi metoden i anskaffelsesdokumentene.

 

Oppdatert: 8. november 2021

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord