Tildelingskriterier
Tildelingskriterier er konkurransekriteriene oppdragsgiver skal vurdere tilbudene etter.
Tildelingskriteriene skal angis på en klar og tydelig måte, slik at det er forutberegnelig for leverandørene hva oppdragsgiver vil vektlegge ved valg av leverandør. Samtidig må kriteriene ikke utformes på en slik måte at de er egnet til å favorisere en eller flere bestemte leverandører.
Tildelingskriteriene skal ha tilknytning til leveransen og kan ikke være så skjønnspregede at de gir oppdragsgiver en ubegrenset valgfrihet. Det skal også angis krav til dokumentasjon for hvert tildelingskriterium, jf. FOA §§ 8-11 og 18-1.
Tildeling
For anskaffelser etter del III fremgår det hvordan oppdragsgiver skal velge tilbud i FOA § 18-1. Som hovedregel skal oppdragsgiver velge tilbud på grunnlag av det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. Det vil si enten innkjøpsprisen og kvalitet, eller kostnaden (kostnadseffektivitetstilnærming – både pris og andre kostnader ved anskaffelsen) og kvalitet.
Unntaksvis, dersom klima- og miljøhensyn ikke brukes som tildelingskriterium etter FOA § 7-9 andre ledd, har oppdragsgiver også mulighet til å velge tilbud på grunnlag av den laveste prisen eller den laveste kostnaden.
Dersom oppdragsgiver benytter tildelingskriteriet laveste pris, skal tilbudene evalueres utelukkende på bakgrunn av den tilbudte prisen, og det tilbudet med laveste pris vinner konkurransen.
Ved tildeling på grunnlag av den laveste kostnaden skal oppdragsgiver evaluere tilbudene ut ifra både pris på andre kostnader ved anskaffelsen. I vurderingen av laveste kostnad skal det benyttes en kostnadseffektivitetstilnærming, noe som for eksempel omfatter en vurdering av alle driftskostnader, vedlikeholdskostnader eller kostnader ved livssyklusens slutt, som for eksempel gjenvinnings- eller avfallshåndteringskostnader. På denne måten synliggjøres tilbudets reelle og helhetlige kostnadsbilde for oppdragsgiver. Oppdragsgiveren har mulighet til å beregne kostnadseffektivitet ut ifra bestemmelsen i FOA § 18-2 om beregning av livssykluskostnader.
Alternativt kan oppdragsgiver sette en fast pris eller kostnad, og velge tilbud bare på grunnlag av evaluering av kvalitetskriterier.
For anskaffelser etter forskriftens del II har oppdragsgiver større fleksibilitet til å velge på hvilket grunnlag tilbud skal velges, innenfor rammene av reglene om klima- og miljøhensyn i § 7-9. Tildelingskriteriene skal angis i prioritert rekkefølge, jf. § 8-11 (1).
Behovselement som tildelingskriterium
Du bør vurdere hvilke tildelingskriterier som bidrar til god behovsdekning og måloppnåelse. Alle tildelingskriterier bortsett fra pris/kostnad er kvalitetskriterier. Kvalitetskriterier vil ha betydning for prisen eller kostnaden på leveransen. Der oppfyllelse av egenskapen er viktig, kan det være relevant å synliggjøre hvilken pris du er villig til å betale for oppfyllelse, enden ved å angi en maks sum eller vekte kriteriet høyt. Dette for å forhindre at et tilbud med lavere tilbudspris som skårer dårlig på kvalitetskriteriet vinner konkurransen. Du må med andre ord vurdere hva virksomhetens betalingsvillighet er for å få oppfylt egenskapen. Ved at dere tenker nøye gjennom på forhånd hva som er viktig og synliggjør det, vil det også være forutsigbart for leverandørene.
Dersom du etter dialog med markedet ser at det ikke er mulig å skille tilbudene fra hverandre på et tildelingskriterium, vil tildelingskriteriet ikke være egnet til å premiere det beste tilbudet på dette kriteriet. I et slikt tilfelle vil alle skåre like godt eller dårlig. Det er da bedre å spesifisere egenskapen som et krav, eventuelt som et kontraktsvilkår.
Spesielt om tildelingskriterium på leveringstid
Ofte brukes leveringstid som tildelingskriterium. Der leverandøren må omstille sin produksjon eller leveringsmåte, vil de kunne medføre en høyere pris. Er det for eksempel viktig at dere får levert ytelsen raskt? Hvor raskt i tilfelle? Hva er dere villig til å betale for rask leveringstid?
Samme behovselement som både krav og tildelingskriterium
Der du i spesifikasjonen har spesifisert ditt behov til en viss funksjonalitet eller kvalitet som et krav, kan du som tildelingskriterium bruke bedre funksjonalitet eller kvalitet enn kravet som et tildelingskriterium. Dere skal angi hvor mye denne meroppfyllelse er verdt for dere, dvs. hvor mye bidrar det til bedre behovsdekning eller måloppnåelse. Enten angir dere hvor mye dere er villig til å betale for meroppfyllelse av funksjonalitet eller kvalitet, eller dere angir den vekt tildelingskriteriet skal ha.
Et eksempel:
Der det er stillet krav om en minimums oppetid på et IKT-system, kan det som tildelingskriterium vektlegges bedre oppetid dersom det bidrar til bedre behovsdekning.
Miljø som tildelingskriterium
FOA § 7-9 stiller nærmere krav til klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser. Hovedregelen er at klima- og miljøhensyn skal vektes med minimum tretti prosent, jf. FOA § 7-9 (2).
I anskaffelser hvor oppdragsgiver angir tildelingskriteriene i prioritert rekkefølge, bør klima- og miljøhensyn være blant de tre høyeste prioriterte, jf. FOA § 7-9 (3). Dersom tildelingskriteriene ikke prioriteres i tråd med tredje ledd, skal det stilles klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, jf. FOA § 7-9 (4) 2. pkt.
Dersom det er klart at det gir en bedre klima- og miljøeffekt å stille klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, kan tildelingskriterier etter både andre og tredje ledd erstattes, jf. FOA § 7-9 (4) 1. pkt. Dette skal begrunnes i anskaffelsesdokumentene.
Unntaksvis gjelder forpliktelsene til å stille krav eller kriterier etter den bestemmelsen ikke dersom anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning om er uvesentlig, jf. FOA § 7-9 (5). Dette må begrunnes i anskaffelsesdokumentene.
Se DFØs veileder om regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser for nærmere veiledning om disse reglene.
Denne veilederen skal hjelpe offentlige oppdragsgivere med å ivareta klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser. Veilederen inneholder både generell regelverksveiledning, konkret veiledning for prioriterte innkjøpskategorier, eksempler og andre nyttige verktøy.