Avklare behov og forberede konkurransen

Felles for alle anskaffelser

Et tildelingskriterium må:

• Ha tilknytning til det som skal leveres
• Være egnet til å vurdere sterke og svake sider ved tilbudene
• Formuleres på en klar og tydelig måte
• Oppfylle de grunnleggende kravene i anskaffelsesloven § 4

For anskaffelser etter forskriftens del I har ikke forskriften regler som direkte regulerer tildelingskriterier, men her vil de grunnleggende prinsippene legge føringer for hvordan tildelingskriteriene bør utformes. Tildelingskriteriene skal derfor angis på en klar og tydelig måte, slik at det er forutberegnelig for leverandørene hva oppdragsgiver vil premiere ved valg av leverandør. Kravet til konkurranse og likebehandling innebærer at tildelingskriteriene ikke kan utformes på en slik måte at de er egnet til å favorisere en eller flere leverandører.

Felles for anskaffelser etter forskriftens del II og del III

Tildelingskriteriene skal ha tilknytning til leveransen og kan ikke være så skjønnspregede at de gir oppdragsgiver en ubegrenset valgfrihet. For anskaffelser etter forskriften del II og del III  skal det angis krav til dokumentasjon for hvert tildelingskriterium, og tildelingskriteriene skal fremgå av konkurransegrunnlaget eller av kunngjøringen, jf. anskaffelsesforskriften § 8-11 og § 18-1 . For anskaffelser etter forskriften del III er det en hovedregel at tildelingskriteriene skal vektes, jf. § 18-1. For anskaffelser etter forskriften del II er det tilstrekkelig at tildelingskriteriene oppstilles i prioritert rekkefølge, jf. § 8-11.

Det følger av anskaffelsesforskriften § 7-9 at klima- og miljøhensyn som hovedregel skal vektes med minimum 30 prosent, eller bør være blant de tre høyest prioriterte tildelingskriteriene der hvor tildelingskriteriene er prioritert. Se DFØs veileder om regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser for nærmere veiledning om disse reglene. 

Tilleggskrav ved anskaffelser etter forskriften del III

For anskaffelser etter del III fremgår det hvordan oppdragsgiver skal velge tilbud i forskriften § 18-1. Som hovedregel skal oppdragsgiver velge tilbud på grunnlag av det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. Det vil si enten innkjøpsprisen og kvalitet, eller kostnaden og kvalitet.

Unntaksvis, dersom klima- og miljøhensyn ikke brukes som tildelingskriterium etter forskriften § 7-9 andre ledd, har oppdragsgiver også mulighet til å velge tilbud på grunnlag av den laveste prisen eller den laveste kostnaden.

Ved bruk av det «beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet» må dere utforme kvalitative kriterier som er tilpasset behovene i anskaffelsen. Forskriften § 18-1 tredje ledd lister opp noen eksempler, men dette er kun eksempler, ikke en uttømmende liste. Det skal som hovedregel alltid være et tildelingskriterium som ivaretar hensynet til klima- og miljø. Andre eksempler kan for eksempel være brukervennlighet, løsningsforslag, garantitid, det tilbudte produktets tekniske kvalitet og lignende. Ordet kvalitet kan i seg selv gi for lite veiledning til leverandørene, så det må presiseres hva som menes med kvalitet i denne anskaffelsen.

Dersom oppdragsgiver benytter tildelingskriteriet laveste pris, skal tilbudene evalueres utelukkende på bakgrunn av den tilbudte prisen, og det tilbudet med laveste pris vinner konkurransen.

Ved tildeling på grunnlag av den laveste kostnaden skal oppdragsgiver benytte en kostnadseffektivitetstilnærming, noe som for eksempel omfatter en vurdering av alle driftskostnader, vedlikeholdskostnader eller kostnader ved livssyklusens slutt, som for eksempel gjenvinnings- eller avfallshåndteringskostnader. På denne måten synliggjøres tilbudets reelle og helhetlige kostnadsbilde for oppdragsgiver. Dersom oppdragsgiver skal beregne livssykluskostnader skal metoden angis i anskaffelsesdokumentene, jf. forskriften § 18-2, som også stiller noen krav til  hvordan livssykluskostnader skal beregnes. Les mer om livssykluskostnader her.

Alternativt kan oppdragsgiver sette en fast pris eller kostnad, og velge tilbud bare på grunnlag av evaluering av kvalitetskriterier, jf. FOA § 18-1 syvende ledd. Et eksempel på dette er Universitetet i Oslo sin avtale om catering.

Se også DFØs veileder til reglene om offentlige anskaffelser kapittel 26 som har en mer utfyllende gjennomgang av krav til tildelingskriterier.

Et tildelingskriterium må utformes klart og tydelig slik at alle leverandørene har lik mulighet til å forstå hva som vil bli vektlagt positivt. Kriteriet må også utformes slik at det er egnet til å rangere tilbudene, det vil si vektlegge positive og negative egenskaper ved det som blir tilbudt. Det som er stilt som minimumskrav kan ikke være et tildelingskriterium.

Det er viktig å utforme kriteriet slik at du kan velge det tilbudet som er best for din virksomhets målsetting og behov.

Tildelingskriterier kan brukes som et kvalitativt kriterium som «kvalitet» eller som et kvantitativt kriterium (et økonomisk kriterium) som ledd i evaluering av «totalkostnaden» eller anskaffelseskostnaden eller en kombinasjon av kvalitative og kvantitative kriterier.

Tildelingskriteriene sender et tydelig signal til leverandørene om hva dere vil vektlegge ved ved evalueringen av tilbudene.

• Der dere kun bruker "den laveste prisen" som tildelingskriterium, vet leverandørene at dere kun legger vekt på prisen. Det er tilstrekkelig å oppfylle kravene i kravspesifikasjonen og det er ikke noe poeng å tilby en løsning som er kvalitetsmessig bedre, da oppfyllelse av spesifikasjonen er "god nok kvalitet". Det er kun unntaksvis at dette kriteriet kan benyttes, jf. FOA § 7-9 andre ledd om vektlegging av miljø.
• Der dere bruker "den laveste kostnaden" som tildelingskriterium vet leverandøren at oppdragsgiver er opptatt av totalkostnadene til anskaffelsen. Leverandøren kan da tilby en løsning som er billigere over levetiden selv om den er noe dyrere i selve anskaffelsen. Det er kun unntaksvis at dette kriteriet kan benyttes, jf. FOA § 7-9 andre ledd om vektlegging av miljø.
• Der dere bruker det "beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet" må dere utforme kvalitative kriterier, som for eksempel brukervennlighet, løsningsforslag, miljø- og klimahensyn eller andre kriterier som bidrar til en god behovsdekning for dere som oppdragsgiver. Da vet leverandøren at disse kriteriene er viktige for dere og vil bli premiert. Leverandøren vil da tilby den løsningen som best ivaretar disse kvalitative kriteriene.

• Tildelingskriteriene skal gjenspeile de behovene og målsettingene oppdragsgiver har for anskaffelsen.
• Tildelingskriteriet må ha tilknytning til denne anskaffelsen.
• Det skal være et dokumentasjonskrav til hvert tildelingskriterium
• Tildelingskriteriet skal ikke skal formuleres som et krav (”tilbudt personell skal ha relevant erfaring”), men som en størrelse som kan graderes ("tilbudt personells relevante erfaring vil bli vektlagt ved evalueringen.")
• Det er bare tillatt å vektlegge det som fremgår av tildelingskriteriene dine. (Det nytter ikke å være etterpåklok)
• Formuler kriteriene så konkret og presist at leverandørene tolker dem likt og kan dokumentere oppfyllelse.
• Unngå generelle eller vage formuleringer som «miljø», «god kvalitet» eller «helhetsinntrykk», da slike gir liten forutberegnelighet og kan være ulovlige.
• Klima- og miljøhensyn skal alltid vurderes i en anskaffelse. Som hovedregel skal tildelingskriterier knyttet til klima- og miljø vektes med minst tretti prosent.

Laveste pris kan brukes hvis det er klart at krav i kravspesifikasjonen gir en bedre klima- og miljøeffekt enn å bruke tildelingskriterier på miljø.

Pris er en konkret måleenhet, og i utgangspunktet ikke komplisert å bruke som tildelingskriterium.

Utfordringer oppstår ofte når anskaffelsen består av flere priselementer, for eksempel fastpris, timepris, opsjoner eller fremtidige kostnader som reguleres etter indeks. Det kan være en utfordring å finne fram til tall som lar seg sammenligne. Vær derfor tydelig på måten prisinformasjonen skal oppgis og struktureres av leverandørene, slik at tilbudene kan sammenlignes på en korrekt og forutsigbar måte.

For å kunne sammenligne tilbudene kan du lage en handlekurv. Dette betyr at du setter opp en realistisk oversikt over hvordan de ulike priselementene sannsynligvis vil bli brukt i praksis over en relevant tidsperiode. Prisene fra leverandørene legges inn i handlekurven, slik at du får én total sum per tilbyder som kan sammenlignes. Ikke spør om annen informasjon knyttet til priselementer enn det som er en del av tildelingskriteriet du skal evaluere.

Laveste kostnad kan brukes hvis det er klart at krav i kravspesifikasjonen gir en bedre klima- og miljøeffekt enn å bruke tildelingskriterier på miljø.

Ved bruk av tildelingskriteriet «laveste kostnad» legger du vekt på hva ytelsen koster gjennom hele levetiden. Du tar ikke hensyn til kun det det koster ved selve anskaffelsen, men også hva det koster å eie, leie, bruke, vedlikeholde og kassere/avhende ytelsen.

Ved bruk av laveste kostnad og livssykluskostnader skal oppdragsgiver angi beregningsmetode i anskaffelsesdokumentene, jf. forskriften § 18-2, jf § 18-1 andre ledd. Se DFØs veileder til anskaffelsesregelverket for mer informasjon om dette.

Les mer om bruk av livssykluskostnader på temasiden Livssykluskostnader (LCC) | Anskaffelser.no

Du kan bruke kompetanse hos det personell som skal utføre det oppdrag konkurransen omfatter som et tildelingskriterium.

Om kompetanse

Kompetanse inkluderer:

• Formalkompetanse (utdanning)
• Realkompetanse (referanse, referanseoppdrag)

Hvordan evaluere "kompetanse"?

• Identifiser nøkkelroller hos leverandøren. Ofte er dette prosjektledere eller spesiell ekspertise. Oppgi særskilt hvilken kompetanse du vil vurdere for dem. Premier gjerne deres kompetanse høyere.
• Bestem deg for noen forhold knyttet til kompetanse som du ønsker å evaluere på. Opplys om dette i konkurransegrunnlaget. Eksempler kan være:
  • Formalkompetanse og oppnådd grad
  • Antall års erfaring (om det er relevant)
  • Antall oppdrag som er relevante for prosjektet (mer om dette nedenfor)
  • Antall oppdrag siste X år
  • Hvis leverandøren skal tilby flere personressurser, bestem deg for hvordan du vil vurdere dem i forhold til hverandre. Noen eksempler under:
    • Skal prosjektleder få dobbelt score ift de andre?
    • Er det noen roller i gruppen der kompetanse er viktigere enn andre? Eksempelvis fageksperter, juridisk kompetanse etc.
  • Bestem deg for et kompetansenivå som gir maksimal score. Dette er særlig aktuelt for formalkompetanse og erfaring.
    • Holder det med bachelor for å få maksimal score eller har du nytte av doktorgrad?
    • Vil erfaring over 20 år gi merverdi, eller er dette maksimal score?
  • Oppdatert kompetanse er også viktig. Gi mulighet for leverandøren til å dokumentere realkompetanse og kurs etter utdannelsen.
  • Legg ved en mal for en CV for å sikre at alle svarer på de forholdene du trenger for å vurdere kompetanse
  • Referanseoppdrag kan være viktig for å vurdere kompetanse. Bestem deg for følgende og opplys om det i konkurransegrunnlaget:
    • Hvor mange av de tilbudte konsulentene som vil bli vurdert mht. referanseoppdrag. Kanskje er det viktigst med prosjektleders kompetanse? Eller kun for noen av konsulentene?
    • Hvor mange referanseoppdrag du ønsker informasjon om
    • Hvor langt tilbake i tid ønsker du informasjon om. Vær oppmerksom på at eksempelvis enkelte typer byggeprosjekter ikke forekommer så ofte.
    • Hva slags informasjon du ønsker om referanseoppdragene. Legg gjerne ved en mal for hvordan du ønsker referanseoppdrag dokumentert
    • Hvilken rolle konsulenten må ha hatt i referanseoppdraget for at det skal regnes med. Konsulenten bør ha hatt en relevant rolle for ditt oppdrag, han eller hun bør ha vært med en viss periode etc.
• Vurder om du trenger hjelp til å vurdere faglig kompetanse dersom dette ikke er ditt fagfelt. Det kan uansett være nyttig at flere evaluerer tildelingskriteriet kompetanse

Kompetanse og erfaring kan brukes både som et kvalifikasjonskrav og som et tildelingskriterium. Som kvalifikasjonskrav vil de ansattes kompetanse og erfaring vurderes i forhold til leverandørens evne til å oppfylle kontrakten. Hvis kvalifikasjonskravet ikke er oppfylt skal leverandøren avvises.

Oppfyllelse av et kvalifikasjonskrav sier noe om leverandøren samlede erfaring og kompetanse og ikke nødvendigvis noe om hvem du blir tilbudt. Du kan i tillegg bruke tilbudte konsulenters/personells kompetanse som tildelingskriterium under forutsetning av at det har en verdi for utførelsen av kontrakten. I tillegg må vurderingstemaet være noe annet enn det som eventuelt er stilt som kvalifikasjonskrav.

Du må være tydelig på at det er to forskjellige vurderinger i anskaffelsesdokumentene, da det ikke er lovlig å vektlegge samme forhold to ganger i en konkurranse. Selve dokumentasjonen, for eksempel en CV – kan imidlertid brukes som dokumentasjon på oppfyllelse på både kvalifikasjonskravet og tildelingskriteriet.

En huskeregel er at du bruker kompetanse som kvalifikasjonskrav for å vurdere om en leverandør kan levere, og som tildelingskriterium for å vurdere hvor godt en leverandør kan levere.

Klima- og miljøhensyn skal alltid vurderes i en anskaffelse, og som hovedregel skal kriterier knyttet til klima- og miljøhensyn vektes med minimum tretti prosent, jf. forskriften § 7-9 andre ledd. Les mer om hvordan etterleve denne plikten i vår veileder om klima og miljøhensyn.

Tildelingskriterier for klima- og miljø inngår som (et av) kvalitetselementene i «beste forhold mellom pris og kvalitet» eller «beste forhold mellom kostnad og kvalitet».

Tildelingskriterier for miljø må oppfylle de generelle kravene til et tildelingskriterium, blant annet kravet om tilknytning til leveransen. Altså må tildelingskriterier gjelde ytelsen, og ikke leverandøren. Det følger også av tilknytningskravet at tildelingskriteriet må legge opp til en vurdering av sterke og svake sider ved ytelsene som tilbys.

For eksempler på tildelingskriterier for klima og miljø vises det til Kriterieveiviseren og Eksempelbanken for bærekraftige og innovative anskaffelser.