Kontraktsoppfølging

Kontraktsavslutning og korleis dette skal gjennomførast må vere godt kjend både i eiga verksemd og i leverandørens organisasjon. Det er kontraktsforvaltar si oppgåve å sikre at denne forståinga er godt etablert.

Der ein rammeavtale har lege til grunn for avtaleforholdet, er det naturleg å ha ein lang avviklingsperiode av avtaleforholdet. Ein rammeavtale vil som stort sett ikkje være lengre enn 4 år og det vil ikkje lenger vere mogelig å bestille på avtalen. Det kan imidlertid være bestillingar som er foretatt innenfor dei 4 åra som framleis ikkje er slutført.  

I løpet av det siste avtaleåret vil verksemda som regel gjennomføre ei ny konkurranseutsetting, der utfallet av konkurransen vil vere kjend i god tid før avtalens utløpsdato. 

I einskildanskaffingar og investeringsanskaffingar vil ofte avslutting av kontraktsforholdet vere knytt til godkjenning av leveransen. Godkjenning vil typisk vere knytt til mengd, funksjonalitet, kvalitet, spesifisert resultat osv.

I investeringsanskaffingar vil det ofte vere ein avviklingsfase som omhandlar utfasing og kassasjon. Staten har eit eige regelverk knytt til desse forholda som du finn meir informasjon om i verktøykassa.

Avslutningsvis bør det gjennomførast ein felles gjennomgang med leverandøren i samband med kontraktsavslutting for gjensidig erfaringsutveksling. Dette vil kunne gi viktige bidrag til å betre framtidige leveransar og leverandørforhold.

Utgangspunktet er at avtaler er bindende etter sitt innhold. Det betyr at avtaleforpliktelsens skal holdes av begge parter.

Hvis det står i avtalen hvordan den kan sies opp eller opphøre, så er dette måten å avslutte avtalen på. Kontrakten vil som regel inneholde hvilke vilkår som skal være oppfylt for å kunne si opp avtalen og hvilken frist som skal gjelde før oppsigelsen blir virksom. 

Forpliktelser i oppsigelsestiden

Partenes forpliktelse varer imidlertid i oppsigelsestiden.  Noen kontraktsforpliktelser kan også være gjeldende utover avtaleperioden, som for eksempel taushetsplikt, garantitid mm.

En oppsigelse får virkning for fremtiden. De ytelser som er levert vil ikke påvirkes av oppsigelsen og heller ikke de ytelsene som leveres i oppsigelsestiden. Oppdragsgiver og leverandør er fremdeles bundet av kontrakten med alle dens forpliktelser i oppsigelsestiden.

Der kontrakten ikke inneholder en klausul om oppsigelse

Dersom kontrakten ikke inneholder noen klausul om oppsigelse, må det foretas en konkret tolkning av avtalen. Der oppdragsgiver ikke lenger har behov for de ytelser kontrakten regulerer, for eksempel fordi behovet er bortfalt, vil det kunne innfortolkes en oppsigelsesadgang for oppdragsgiver.

Oppdragsgiver har for eksempel inngått en avtale om rengjøring av kontorlokalene og så flytter man til andre kontorlokaler der utleier allerede har rengjøringsavtale for alle lokalene. Da vil det ikke lenger være behov for rengjøring av de opprinnelige lokalene og avtalen kan sies opp. Rengjøringsleverandøren vil ha krav på en rimelig lang oppsigelsestid for å kunne omstille driften og i tillegg til erstatning for tapt fortjeneste ved at kontrakten opphører tidligere enn opprinnelig avtalt.

Der oppdragsgiver ikke lenger ønsker å være forpliktet etter avtalen fordi han ser at han kan oppnå bedre betingelser med en annen leverandør, er det ikke en saklig grunn for å si opp avtalen.

Den alminnelige lojalitetsplikt

Den alminnelige lojalitetsplikt i avtaleforhold gjelder, slik at dersom en avtale sies opp, så må oppsigelsesfristen være såpass lang at  den annen part få tid til å områ seg. Oppsigelsestiden er ment som en avviklingsperiode og leverandøren må få mulighet til for eksempel å avvikle leiefohold og nedbemanne. Ofte vil også oppdragsgiver bli erstatningsansvarlig for leverandørens fortjenestetap (den positive kontraktsinteresse).

Hva er heving?

Heving betyr at partenes rett og plikt til å oppfylle kontrakten faller bort og er den mest alvorlige sanksjonen. For å kunne heve en kontrakt kreves det et alvorlig mislighold (avvik), kalt "vesentlig mislighold", nettopp fordi heving kan få inngripende konsekvenser for den andre parten.  Det er ingen oppsigelsestid ved heving i motsetning til ved oppsigele av kontrakten. Vær oppmerksom på at også leverandøren kan ha rett til å heve avtalen, dersom det er oppdragsgiver som er årsak til misligholdet.

Heving av kontrakt får betydning for fremtidige leveranser, men kan også kan få betydning for ytelser som allerede er levert. Heving etter at en anskaffelse av et produkt/en vare er levert, innebærer at oppdragsgiver har rett til å  returnere gjenstanden og leverandøren da plikter å tilbakeføre pengene til oppdragsgiver. Dersom det gjelder tjenester, så vil hevningen rette seg mot fremtidige leveranser. 

Hvorfor så strenge vilkår for heving?

Dersom avtalen ikke oppfylles etter sitt innhold og det skyldes leverandøren, kan oppdragsgiver ha et berettiget ønske om å komme seg ut av kontrakten, da behovet ikke blir oppfylt. På den andre siden står hensynet til leverandøren som har innrettet seg i henhold til kontrakten ved for eksempel å ansette medarbeidere, investere i utstyr og lokaler og regnet med en viss fortjeneste. Reglene for heving er et utslag av disse to kryssende hensyn.

Ikke et hvilket som helst kontraktsbrudd gir rett til å heve avtalen, rett til å heve er betinget av at det foreligger et vesentlig mislighold, dvs et vesentlig kontraktsbrudd. Begrunnelsen for dette er at heving er en alvorlig og inngripende beføyelse overfor leverandøren og derfor bør forbeholdes de tilfeller der oppdragsgiver har rimelig grunn til å si seg løs fra avtalen, m.a.o. der kontraktsbruddet er vesentlig.

Når kan du heve en kontrakt?

Foreligger det et kontraktsbrudd?
Først må du ta stilling til om det foreligger et kontraktsbrudd og det beror som utgangspunkt på en tolkning av avtalen. Objektive avvik fra det avtalte utgjør som hovedregel kontraktsbrudd. 

Er det et vesentlig konktraktsbrudd?
Når det er konstatert at det foreligger et eller flere kontraktsbrudd, er det neste spørsmålet om dette er «vesentlig».  Ved vurderingen om kontraktsbruddet er vesentlig er det angitt visse retningslinjer gjennom rettspraksis og juridisk teori. Momenter er:

• hvor stort er avviket fra kontraktsmessig oppfyllelse
• flere mindre avvik kan bli et vesentlig avvik
• hvilken betydning heving har for oppdragsgiver og hvilke konsekvenser heving vil få for leverandøren
• kunne andre beføyelser  ha rettet opp i kontraktsforholdet?  Eksempler på alternative beføyelser er prisavslag, retting, omlevering og erstatning

Hvordan forholder du deg hvis du vil heve en kontrakt?

Det er avtaleeier som er den som formelt sett skal heve en kontrakt. Du har en god sak dersom du har sørget for å dokumentere avvik og hvilke tilbakemeldinger som er gjort fortløpende under kontraktsoppfølgningen med leverandøren.