Fellesavtale for flyreiser
Statens innkjøpssenter har inngått fellesavtale for flyreiser med syv leverandører. Avtalen er gyldig fra 13. juni 2022 med en varighet på to år med opsjon om forlengelse i inntil to år. Opsjonsvurdering er ferdigstilt.
Siste nytt
DFØ ved Statens innkjøpssenter har vinteren 2023/2024 gjennomført opsjonsvurderinger av SAS, Norwegian, Widerøe, AF/KLM, Turkish Airlines, Ethiopian Airlines og Qatar Airways . Bakgrunn for vurderingene er brukernes tilfredshet, avtalelojalitet, markedssituasjon og strategisk samarbeid med leverandørene. Basert på den samlede vurderingen forlenges fellesavtalen med ett år, til 12 juni 2025.
SAS legger ned avtale-rutene:
- Oslo–Molde fra 01.02.2024
- Oslo–Lakselv fra 01.04.2024
- Oslo–Bardufoss fra 01.02.2024
KLM legger ned avtale-rute:
- Sandefjord/torp- Amsterdam fra 01.04.2024
Widerøe legger ned avtale-rute:
- Tromsø- Vadsø fra 01.04.2024
Om avtalen
- Ikrafttredelse: 13.06.2022
- Varighet: 2 år + 1 år + 1 år
- Tjenester: flyreiser, både innenlands og utenlands, på 327 strekninger med 629 tilhørende avtaleområder
Det er inngått parallelle rammeavtaler med syv leverandører. Det er inngått rabattavtaler, dvs. den til enhver tid gjeldene billettprisen fratrekkes en rabatt i prosent. Prisen som vises til den enkelte reisende i bestillingsøyeblikket, er den endelige prisen etter fratrukket rabatt.
Oversikt over tildelte avtaleområder per leverandør
Statens innkjøpssenter skal utarbeide et rammedokument for hver enkelt felles innkjøpsavtale som skal gi virksomhetene retningslinjer for hvordan den inngåtte fellesavtalen bør brukes. For å oppnå gevinster på bruk av fellesavtalen er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet.
Avropsmekanisme
Følgende leverandører er innstilt:
- KLM Royal Dutch Airlines, 244 avtaleområder
- Scandinavian Airlines System Denmark–Norway–Sweden, 236 avtaleområder
- Turkish Airlines, 215 avtaleområder
- Qatar Airways, 138 avtaleområder
- Widerøe AS, 93 avtaleområder
- Norwegian Air Shuttle ASA, 58 avtaleområder
- Ethiopian Airlines, 44 avtaleområder
Med enkle felles retningslinjer for bestilling av flyreiser, er potensialet for å oppnå gunstige priser betydelig. Nedenfor er det listet opp viktige punkter som bør etterleves for å kunne utnytte gevinstpotensialet i fellesavtalen.
Avrop på denne fellesavtalen skjer gjennom bruk av følgende fordelingsnøkkel: Den reisendes behov/valg. Dette innebærer at den enkelte reisende, i bestillingsøyeblikket, velger alternativet med lavest pris innenfor valgt kabinklasse som oppfyller den reisendes behov.
Det er viktig å legge merke til at bestillingen skal foretas gjennom reisebyråportalen, evt. et GDS bookingsystem for oppdragsgivere som ikke benytter seg av reisebyråenes onlineportal.
Følgende kriterier vil ligge til grunn for den reisendes valg:
- Avreisebyens flyplass
- Destinasjonens flyplass
- Rutetider (avreisetid, ankomsttid)
- Total reisetid
- Antall mellomlandinger, hvis aktuelt
Husk i tillegg de til enhver tid gjeldene føringer for bestilling av tjenestereiser for å oppnå lavest mulig totalkostnad.
- Reisende bestiller reiser så langt i forkant som mulig for å sikre lavest mulige priser, minimum 14 dager i forkant.
- Reisende velger det rimeligste billettalternativet. Det er ofte billigere å velge en restriktiv billett og bestille en ny restriktiv billett hvis reiseplaner endrer seg, i stedet for å velge en fleksibel billett som senere må ombookes.
Hvilke tjenester omfattes?
Avtalene er inngått per flystrekning og kabinklasse (økonomi, premium økonomi, business), og dekker 327 strekninger med 629 tilhørende avtaleområder, både innenlands og utenlands. Se vedlagt oversikt over valgt leverandør per strekning og kabinklasse.
Det er inngått rabattavtaler, det betyr at den til enhver gjeldende billettprisen fratrekkes en rabatt i prosent. Prisen som vises til den enkelte reisende i bestillingsøyeblikket, er den endelige prisen etter fratrukket rabatt.
Spørsmål og svar om fellesavtalen
1) Hvordan kan jeg velge avtaleprisen i reisebyråportalen?
Avtalepriser vises på litt ulike måter, avhengig av reisebyrå. Når du søker på en flyavgang, så er avtaleprisene i søkeresultatet enten merket med bokstav «A», eller det vises et klistermerke med virksomhetsnavn og ord «avtalepris». Det er mulig å filtrere søkeresultatet slik at det kun vises avtalepriser / avtaleleverandører.
Vennligst merk at en avtaleleverandør i noen tilfeller tilbyr lavere priser enn avtalepris. Dette gjelder for eksempel i kampanjeperioder. Det er absolutt mulig å velge den billigste prisen med en avtaleleverandør, selv om prisen ikke er merket som avtalepris. Det som er viktigst er at bestillingen foretas hos avtaleleverandøren.
2) Kan jeg opptjene bonuspoeng eller liknende gode ved bruk av denne avtalen?
Opptjening av bonuspoeng eller liknende er blokkert ved bruk av denne avtalen på samtlige innenlands strekninger. Det vil imidlertid fortsatt være mulig å legge til bonuskort og bruke fordeler man allerede har oppnådd fra før. Kun opptjening av nye bonuspoeng eller liknende er blokkert for innenlands strekninger.
3) Billetten min inkluderer ikke setereservasjon / håndbagasje. Må jeg velge en dyrere (fleksibel) billett for å kunne velge sete eller ta med håndbagasje?
Nei. Du kan velge den rimeligste billetten og du vil ha anledning senere i bestillingsprosessen til å legge til ekstra tjenester, f.eks. sete, håndbagasje, innsjekket bagasje. Dersom du ikke finner denne muligheten i reisebyråportalen, kan du ta kontakt med reisebyrå for å be om at ekstra tjenester legges til manuelt. Du kan hos noen flyselskaper også logge deg inn på flyselskapets egen nettside (etter gjennomført bestilling i reisebyråportalen) ved å taste inn bestillingsreferansen og navn, og deretter velge ekstra tjenester på flyselskapets nettside. Vi minner imidlertid om at selve flyreisen alltid skal bestilles gjennom reisebyråportalen.
Lokal avtaleforvalter
Den enkelte virksomhet må utnevne en lokal avtaleforvalter for denne fellesavtalen. Den lokale avtaleforvalteren vil være avtaleansvarlig og koordinator både ovenfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres dersom det skjer endringer av lokal avtaleforvalter, eller endringer i personens kontaktinformasjon.
Informasjon og samarbeidsområde for avtaleforvaltere
Lokal avtaleforvalter har tilgang til samarbeidsområde for fellesavtalen i Microsoft Teams. Dette for å tilrettelegge for en mer effektiv kommunikasjon, bedre informasjonsflyt og selvbetjening. Teamet vil fungere som en digital møteplass for lokale avtaleforvaltere. Det er et sted for læring, samhandling og erfaringsutveksling. I teamet får alle medlemmer tilgang til avtaledokumenter og annen relevant informasjon. I Teams kan lokal avtaleforvalter rapportere eventuelle avvik, stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter.
Informasjon om kommunal og fylkeskommunal deltakelse
Kommuner og fylkeskommuner er omfattet av fellesavtalen som opsjon, og opsjon kan først utløses når det er avklart om deltakelse vil utløse mva-plikt for DFØ.
Denne avklaringen tar dessverre lengre tid enn forventet. Saken ligger for tiden til behandling hos Finansdepartementet. Statens Innkjøpssenter har ikke mottatt noe informasjon om når saken skal behandles, og eventuelt er ferdigbehandlet. Vi vil komme tilbake med mer informasjon om implementeringen og oppstart av avtalen så fort vi har mottatt svar angående dette.
Vi viser for øvrig til informasjon om pilotordningen for kommunal og fylkeskommunal deltakelse på nettsidene våre: Pilotering for fylkeskommuner og kommuner