Med enkle felles retningslinjer for bestilling av leiebil, er potensialet for å oppnå gunstige priser og miljøgevinst betydelig. Nedenfor er det listet opp tre viktige punkter som bør etterleves for å kunne utnytte gevinstpotensialet i fellesavtalen.

Punkt 1: Bestilling av leiebil i henhold til avropsmekanismen

Bestilling av personbiler

Det er viktig å merke seg at bestilling av personbiler skal foretas gjennom reisebyråportalen.

Avrop på personbiler skjer ved bruk av følgende fordelingsnøkkel; den reisendes behov/valg: Den reisende velger i bestillingsøyeblikket det alternativet med lavest pris som oppfyller den reisendes behov fra en rekke gitte kriterier. Følgende kriterier vil ligge til grunn for den reisendes valg:

• Hentested
• Leveringssted
• Dato til og fra
• Klokkeslett for henting og levering
• Kjøretøyklasse/ biltype
• Nullutslippskjøretøy/fossilbil (samt valg av rekkevidde for nullutslippskjøretøy)

Oppdragsgiverne foretar avrop/bestillinger gjennom oppdragsgivernes til enhver tid gjeldende reisebyrå. Avtaleprisen er tilgjengelig for bestilling gjennom virksomhetens reisebyrå. Det er ikke mulig å bestille personbil under denne avtalen ved å kontakte leverandør direkte.

Bestilling av varebiler og nyttekjøretøy

Bestilling av varebiler og nyttekjøretøy foretas ved direkte henvendelse til leverandør.

Avrop på varebiler og nyttekjøretøy vil følge fossefallprinsippet, og følger rangeringen gitt i tildelingen. Fossefallprinsippet innebærer at leverandøren med det beste tilbudet skal forespørres først. Dersom leverandøren ikke kan levere går forespørselen til leverandøren som er rangert som nummer to osv., dvs. først Avis, deretter Sixt og deretter Hertz.

Oppdragsgiverne foretar avrop/bestillinger på varebiler og nyttekjøretøy ved direkte henvendelse til leverandør ved bruk av telefon, nettside eller app og ved bruk av avtalenummer (kundenummer).

Punkt 2: Tidlig bestilling gjennom reisebyrå

Selv om det er inngått fastprisavtale vil de billigste kjøretøyene ofte bookes raskt. Vi anbefaler derfor å bestille leie av kjøretøy god tid i forveien, gjerne 14 dager før, for å sikre tilgang til ønsket bil. Husk at oppdragsgiverne skal kostnadsfritt kunne avbestille og endre bestilling frem til kjøretøy skal hentes, dersom det oppstår behov for endringer eller kanselleringer.

Vi anbefaler videre at leiebil bestilles sammen med eventuelle flyreiser eller hotellovernattinger dersom aktuelt. Å bestille flere tjenester samtidig vil bare utløse ett transaksjonsgebyr hos reisebyrået, mens flere separate bestillinger (dvs. leiebil, fly og hotell hver for seg) vil medføre ett transaksjonsgebyr for hver bestilling.

Punkt 3: Miljøhensyn under leieforholdet

Fellesavtale om leie av kjøretøy legger stor vekt på bruk av nullutslippskjøretøy, og vi oppfordrer reisende i virksomhetene til å bestille nullutslippskjøretøy iht. Forskrift om utslippskrav til kjøretøy ved offentlig anskaffelse av veitransport. Dersom bestilling og bruk av nullutslippskjøretøy ikke er mulig, henviser vi til forskriftens §4 – Unntak fra miljøkrav. Hver reisende vil, ved å følge forskriften, enkelt kunne bidra til å redusere miljøbelastningen underveis i avtaleperioden. Vi oppfordrer også til:

• Å kjøre på en måte som bidrar til å redusere forbruk.
• Å ta kollektivtransport til stedet der kjøretøy skal hentes dersom hensiktsmessig.

Husk i tillegg de til enhver tid gjeldene føringer for bestilling av tjenestereiser for å oppnå lavest mulig totalkostnad. For detaljer, se rammedokument for fellesavtalen for reisebyråtjenester.