Fellesavtale for multifunksjonsmaskiner, printere og skannere med tilhørende tjenester og løsninger
Statens innkjøpssenter har inngått en fellesavtale for multifunksjonsmaskiner, printere og skannere med tilhørende tjenester og løsninger med Canon Norge AS, Sharp Business Systems Norge AS og Konica Minolta Business Solutions Norway AS. Avtalen er gyldig fra 18. september 2024 med en varighet på 2 år med opsjon om forlengelse i inntil 2 år. Vi vil varsle virksomhetene i god tid i forveien dersom det ikke utløses opsjon.
Om avtalen
- Ikrafttredelse: 18.09.2024
- Varighet: 2 år med opsjon på 1+1 år
- Opsjon: Virksomhetene vil bli varslet i god tid i forveien dersom det ikke utløses opsjon.
- Landsdekkende parallelle rammeavtaler med avrop i form av direkteavrop og bruk av mini-konkurranser.
Statens innkjøpssenter inngår og forvalter felles innkjøpsavtaler og skal utarbeide et rammedokument for den enkelte felles innkjøpsavtale.
Rammedokumentet skal gi virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes. Riktig bruk av avtalen er sentral for virksomhetens realisering av potensialet for gevinster i fellesavtalen.
For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet.
Rammedokumentet for fellesavtale for multifunksjonsmaskiner, printere og skannere med tilhørende tjenester og løsninger
Avropsmekanisme
Direkteavrop
Alt kjøp og leie med tilhørende tjenester og løsninger skal gjøres hos den leverandøren som er rangert som nr. 1, Canon Norge AS.
Mini-konkurranse
Mini-konkurranse skal kun benyttes dersom en virksomhet har spesielle behov. Eksempler på dette kan være:
- kompatibilitet med eksisterende maskinpark inkludert løsninger og systemer
- økt behov for sikkerhet
- virksomhetsspesifikk funksjonalitet herunder, løsning for utskrift mot betaling
- drift av virksomhetens maskinpark
Mini-konkurransen skal gjennomføres mellom alle leverandørene på fellesavtalen, og kan gjelde enten kjøp eller leie. Varigheten skal følge fellesavtalens varighet, jf. Standardkontraktens punkt 1.4.
Det kan avtales lik eller lavere priser for kategorier som er tatt inn Bilag 3B - Prisskjema.
Gjennomføring av mini-konkurranse
Oppdragsgiver (bestillende virksomhet) er selv ansvarlig for gjennomføring av avrop/mini-konkurranser og skal selv definere virksomhetens behov.
Alle leverandører skal inviteres til konkurransen, og det skal gis en svarfrist på minimum 10 dager for å inngi tilbud.
Oppdragsgiver kan benytte følgende tildelingskriterier:
- Pris
- Samlet pris på produkter
- Samlet pris på tjenester
- Kvalitet
- Support og service
- Drift
- Sikkerhet
- Garanti
- Bestilling og leveringstid
- Tekniske løsninger
- Kvalitative egenskaper
Vekting av tildelingskriterier i mini-konkurranser bestemmes av bestillende virksomhet.
Hvilke produkter omfattes?
Fellesavtalen omfatter helhetlige utskrifts- og dokumenthåndteringsløsninger som:
- multifunksjonsmaskiner inkludert programvare i ulike størrelser og kapasiteter
- printere
- skannere
- tilhørende tjenester, herunder service- og vedlikeholdsavtale, sikkerhet, support og opplæring
- sky-baserte- og on-premise løsninger
- tekniske løsninger, herunder sikkerprint løsning, sentralt styringssystem, integrasjoner mot teknisk infrastruktur
- tonere
Lokal avtaleforvalter
Den enkelte virksomhet må utnevne en lokal avtaleforvalter for denne fellesavtalen. Lokal avtaleforvalter er avtaleansvarlig og koordinator både overfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres dersom det skjer endringer av lokal avtaleforvalter eller evt. dennes kontaktinformasjon.
Samarbeidsområde i MS teams
Lokal avtaleforvalter har tilgang til samarbeidsområde for fellesavtalen i Microsoft Teams. Dette for å tilrettelegge for en mer effektiv kommunikasjon, bedre informasjonsflyt og selvbetjening. Teamet vil fungere som en digital møteplass for lokale avtaleforvaltere. Det er et sted for læring, samhandling og erfaringsutveksling. I teamet får alle medlemmer tilgang til avtaledokumenter og annen relevant informasjon. I Teams kan lokale avtaleforvaltere rapportere eventuelle avvik, stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter.
| Canon Norge AS (hovedleverandør) | Terje Wenner Mobil: +47 930 33 980 E-post: terje.wenner@canon.no |
| Sharp Business Systems Norge AS | Stian Nyløkken Mobil: +47 918 90 238 E-post: stian.nyløokken@sharp.eu |
| Konica Minolta Business Solutions Norway AS | Amund Bones Mobil: +47 932 50 300 E-post: amund.bones@konicaminolta.no |