Avklare behov og forberede konkurransen

Kvalifikasjonskrav er minimumskrav til leverandørens egnethet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. De er enten bestått eller ikke bestått og skal ikke rangeres. 

Det er noen grunnleggende krav til hvilke kvalifikasjonskrav som kan stilles.  Disse kravene gjelder uansett hvilken del av forskriften den aktuelle anskaffelsen må følge.

Hva du kan kreve av dokumentasjon fra leverandørene er uttømmende regulert for del III anskaffelser i foa kapittel 16. Selve kravene er ikke regulert, men de fremkommer indirekte av hvilken lovlig dokumentasjon som kan kreves av hensyn til prinsippet om likebehandling og konkurranse. For del II anskaffelser er ikke dokumentasjon regulert, men de skal være relevante, ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen, jf. foa § 8-7.

Da alle leverandører skal kunne dokumentere at kravene til tilstrekkelig økonomisk og finansiell stilling er oppfylt (dvs oppfyller kvalifikasjonskravet), er det viktig at dokumentasjonskravet ikke begrenses til kun norsk dokumentasjon. Dette er spesielt viktig for anskaffelser som er over EØS terskelverdiene.

Et eksempel på dokumentasjon som ekskluderer utenlandske leverandører er å kreve at dokumentasjon skal hentes fra Brønnøysundregisteret. Et kvalifikasjonskrav som heller ikke er lovlig er å kreve at leverandøren kan dokumentere sentral godkjenning. Slike krav til dokumentasjon vil kunne medføre at konkurransen må avlyses da det kan være leverandører som har avstått fra å delta i konkurransen av hensyn til dokumentasjonskravet.

For at et kvalifikasjonskrav skal være lovlig å stille, må kravet

• være relevant, det må knytte seg til kontraktens gjenstand (tilknytningskravet), dvs forhold som har betydning for leverandørens egnethet til å gjennomføre den konkrete kontrakten
• stå i forhold til leveransen (forholdsmessighetskravet), dvs ikke være urimelig byrdefullt for leverandøren å oppfylle og dokumenter sett opp mot gevinsten for deg som oppdragsgiver
• ikke begrense konkurransen unødvendig
• ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet
• være tilstrekkelig klart og konket formulert

Disse momentene må ses i sammenheng med formålet med å stille kvalifikasjonskrav, som er å sørge for at leverandøren er i stand til å oppfylle den kontrakten konkurransen gjelder.

Kravene skal være relevante for det som skal leveres i kontrakten - Er det for eksempel påkrevet at leverandøren har denne kompetansen for å kunne gjennomføre denne konkrete leveransen?

Kravene skal  være forholdsmessige (proporsjonale) - Du skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.  Kostnadene ved gjennomføringen av anskaffelser skal ikke være unødig høye. Det betyr at du må vurdere om det er effektiv ressursbruk å bruke tid på å kreve omfattende kompetanse med dokumentasjonskrav som skal vurderes av deg.

I tillegg må du vurdere om kravet er for byrdefullt for leverandøren.

Spesielt om nye virksomheter og små og mellomstore virksomheter (SMB) Du må også vurdere om kravene hindrer deltagelse av leverandører du gjerne skulle hatt med deg i konkurransen.

Nye virksomheter vil typisk ikke kunne dokumentere lang erfaring, med mindre du er tydelig på at ansattes erfaring likestilles med leverandøren som sådan.

Tilsvarende for små og mellomstore virksomheter (SMB), de kan kanskje ikke veldig høy omsetning, stor maskinpark, eller erfaring med mange store prosjekter. Du må her vurdere om det faktisk er viktig.

Det kan være forskjellige måter ulike bransjer sikrer overholdelse av kompetanse, kvalitetssikringsrutiner og miljøledelsestiltak. Du bør derfor sjekke hvordan bransjen oppfyller de kvalifikasjonskravene du mener er påkrevet og også hvordan de kan dokumentere dem.

Det er bare de kvalifikasjonskravene som lar seg dokumentere iht § 16-5 og § 16-6 du kan kreve. Det betyr at lovlige kvalifikasjonskrav er angitt indirekte ved at dokumentasjonsmulighetene konkret er angitt.

Kvalifikasjonskravene og dokumentasjonskravene skal være relevante og stå i forhold til leveransen for å sikre at leverandøren har de kvalifikasjoner som er nødvendige for å gjennomføre kontrakten (krav til forholdsmessighet). I tillegg bør du legge til rette for å sikre en god konkurranse slik at du får tilbud fra de leverandører som kan inngi tilbud som kan dekke ditt behov. 

Du må derfor vurdere konkret hvilke kvalifikasjoner må leverandøren oppfylle for å være egnet til å gjennomføre kontrakten?

• Hvilken økonomisk soliditet, kompetanse og kapasitet er det nødvendig og tilstrekkelig at leverandøren har for å kunne gjennomføre denne kontrakten iht de mål som er satt for prosjektet? Dette gjelder for alle typer anskaffelser, enten det er varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider.
• Hvordan skal leverandøren dokumentere at han har den økonomiske soliditet, kompetanse og kapasitet jeg etterspør? Det er lurt å åpne opp for flere måter å kunne dokumentere et kvalifikasjonskrav slik at du ikke unødig begrenser konkurransen. Innen ulike bransjer er det forskjellige måter hvordan de kan dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjoner.

Det vil fort bli ulovlig å operere med "standard kvalifikasjonskrav", da kvalifikasjonskrav ikke vil være relevante for alle typer anskaffelser og fort blir urelevante og/eller uforholdsmessige.

Du bør derfor alltid undersøke hva som er vanlig i den bransjen du mener det er potensielle tilbydere slik at du ikke begrenser konkurransen ulovlig. Se nærmere om dialog med markedet.

• Kvalifikasjonskrav er minstekrav til leverandørens egnethet, de kan enten oppfylle dem eller ikke.
• Det er ikke en rangering av leverandørene ut fra kvalifikasjoner i motsetning til hvordan du evaluerer tilbud.
• Du kan ikke sette strengere kvalifikasjonskrav enn nødvendig for å få med det kun de som har best kvalifikasjoner. Hvis du antar du vil kunne får tilbud fra veldig mange leverandører, bør du vurdere å bruke en begrenset konkurranse i stedet. Se nærmere om det nedenfor.
• De leverandørene som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene plikter du å avvise fra konkurransen.
• Der du har åpnet for å inngi delkontrakter, må du tilpasse kvalifikasjonene til den enkelte delkontrakt.

Kravene skal stilles i kunngjøringen eller ved henvendelsen til markedet slik at leverandørene raskt ser om de er kvalifisert eller ikke til å kunne levere inn et tilbud. Kravene kan utdypes i konkurransegrunnlaget (men obs! ingen nye krav).

Du kan ikke begrense konkurransen ved å stille strenge kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskravene skal kun være de som er nødvendig for at leverandøren er egnet som leverandør, dvs den kompetanse, kapasitet og økonomisk soliditet som er nødvendig for å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Dersom du forventer mange tilbydere, kan en begrenset konkurranse være løsningen (begrenset tilbudskonkurranse for del II anskaffelser og begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring mm for del III anskaffelser).

Du skal da i kunngjøringen om å forespørre om å delta i konkurransen fastsette en nedre eventuelt en øvre grense for hvor mange leverandører som du vil invitere til å inngi tilbud, jf. § 16-12. Dette antallet skal være tilstrekkelig til å sikre konkurranse, men kan ikke være færre enn 5 ved begrenset anbudskonkurranse og ikke færre enn 3 ved konkurranse med forhandling. Ved del II anskaffelser skal det ikke være mindre enn 3. Husk at det ikke er sikkert at alle leverandørene inngir tilbud, selv om de blir kvalifisert.

Du skal i tillegg angi i kunngjøringen hvordan du vil velge ut de leverandørene blant de som oppfyller kvalifikasjonskravene som blir invitert til å innlevere tilbud. Det skal være objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler for utvelgelse, såkalt utvelgelseskriterier. Det kan være f.eks. de best kvalifiserte mht erfaring, kapasitet eller spesifikk kompetanse, eller du ønsker å velge ut de som gir best konkurransedynamikk (f.eks. enten ut fra geografisk spredning, eller noen store og noen små leverandører.)

Se mer under Utvelgelse/prekvalifisering.

Kravene bør ikke begrense konkurransen unødvendig

Spesielt der du ønsker nye løsningsforslag eller innovative løsninger, kan for strenge kvalifikasjonskrav hindre små og nyetablerte bedrifter, som ofte har gode nye løsninger i å delta i konkurransen.

Nyoppstartede virksomheter

Vær oppmerksom på nyoppstartede virksomheter kan bli utelukket fra å delta i konkurransen fordi du har stillet kvalifikasjonskravene uheldig. Vanligvis stilles kvalifikasjonskravene til leverandøren som sådan, dvs bedriftens kompetanse. Der du for eksempel stiller krav om at leverandøren skal ha erfaring fra x antall tilsvarende oppdrag, vil du ekskludere nyoppstartede virksomheter som er vel så gode til å levere.

For nyoppstartede virksomheter kan imidlertid de ansattes erfaring fra tidligere arbeidsforhold være meget egnet for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Det er derfor klokt å angi i anskaffelsesdokumentene at leverandøren kan dokumentere sine kvalifikasjoner ved at det åpnes opp for å dokumentere kvalifikasjonene ved den erfaring leverandørens ansatte har fra tidligere arbeidsforhold.

Når det gjelder krav til leverandørens økonomi, så krever mange oppdragsgivere at virksomheten skal oppnå en viss skår på en uavhengig kredittvurdering. For å få en slik kredittvurdering må firmaet ha eksistert en tid. Du bør derfor vurdere om bankgaranti, morselskapsgaranti, garanti fra eierne er tilstrekkelig. Ved sistnevnte, så bør eierne kredittsjekkes.

Små og mellomstore virksomheter (SMBer)

Også for SMB'er kan det være utfordrende å levere inn tilbud fordi leveransen/tjenesten er for omfattende, noe som kan medføre at du går glipp av gode tilbud. Du bør derfor alltid vurdere å dele opp anskaffelsen i delkontrakter, jf. § 19-4 "Oppdeling av anskaffelser". Husk at kvalifikasjonskravene må tilpasses den enkelte delkontrakt. 

Vurder nøye hvilke kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav du stiller

Vær nøye med å vurdere konkret hva som er absolutt nødvendig. Ikke operer med "standard kvalifikasjonskrav", da det fort blir uforholdsmessig og lite relevant og dermed vurderes som ulovlig. Kravene skal alltid vurderes konkret. 

Ikke kryss av på alle krav i ESPD skjemaet (for sikkerhets skyld) - det kan være fort å gjøre feil her.

Vurder også hvilken dokumentasjon du ber om - også de skal oppfylle kravene til tilknytning og forholdsmessighet. Du må derfor vurdere om det blir tilfellet dersom du krever 3. parts sertifiseringer som dokumentasjon. Det kan være uforholdsmessig å kreve at leverandøren er sertifisert selv om det kan være relevant å stille krav til at leverandøren har rutiner for kvalitetssikringstiltak eller miljøledelsestiltak, jf. § 16-6 d) og g). for eksempel visse kvalitetssikringsstandarder eller miljøledelsessertifiseringer. Kan du sikre kvalifikasjonen på en annen måte?

Tilsvarende der du stiller krav om at produktene skal være 3. parts sertifisert med et Miljømerke. Er det et forholdsmessig krav? Går du glipp av gode tilbud ved å kreve slik sertifisering? og i tillegg; er du sikker på at du får dekket behovet ditt ved å kreve 3. parts sertifisering?

Vurder om du bør stille kontraktsvilkår i stedet

Dersom det er få eller ingen leverandører som oppfyller de kvalifikasjonskravene du mener er nødvendig å stille, kan du vurdere å stille kravene som kontraktkrav, dvs at leverandøren må tilegne seg kompetansen i konktraktgjennomføringen. Dette er kun relevant ved langvarige kontrakter og rammeavtaler. ​​​​​​

Hvis du ikke tar høyde for modenheten i markedet, kan du ende opp med en mislykket konkurranse.

Kvalifikasjonskrav er krav til leverandørens samlede kompetanse, erfaring, utdanning osv. Leverandøren kan ha meget god kompetanse, men det som er viktig for deg er hvilken kompetanse leverandøren innleverer tilbud på. Du kan da bruke kompetanse til tilbudt personell som et tildelingskriterium. Forutsetningen er at kvaliteten på bemanningen er av stor betydning for gjennomføringen av kontrakten.  I tillegg må du passe på at vurderingstemaet er noe annet enn det kravet som ble stillet som kvalifikasjonskrav. Det gjør du ved å presisere at det er tilbudt personells kompetanse du legger vekt på som tildelingskriterium. Du kan også spisse hvilken kompetanse du særlig legger vekt på hos tilbudt personell som tildelingskriterium, dvs kompetanse utover det du har stillet som kvalifikasjonskrav.

Eksempel

Forskrift om offentlige anskaffelser regulerer overordnet hvilke krav som kan stilles. Det er ingen obligatoriske kvalifikasjonskrav, men det er krav til skatteattest for anskaffelser med en kontraktsverdi over kr 500.000 ekskl. mva. Denne plikten gjelder bare for norske leverandører. Ved bygge- og anleggskontrakter skal du også kreve skatteattest fra alle underleverandører for kontrakter over kr 500.000.

Kravet henger sammen med avvisningsbestemmelsene i §§ 9-5 og 24-2. Disse paragrafene inneholder avvisningsbestemmelser for anskaffelser etter henholdsvis del II og del III.

Kvalifikasjonskrav for anskaffelser under nasjonal terskelverdi

For anskaffelser som kun følger FOA del I, dvs. anskaffelser med en kontraktsverdi under kr 1.3 millioner ekskl. mva. er det ikke regulert hvilke kvalifikasjonskrav og dokumentasjonsbevis du kan be om.

Her vil de grunnleggende prinsippene legge føringer for hvilke krav som er relevante og forholdsmessige å stille.

Det er ikke kunngjøringsplikt for anskaffelser etter FOA del I som betyr at du kan henvende deg til et tilstrekkelig antall leverandører som vil sikre konkurranse om oppdraget. Hva som er tilstrekkelig må vurderes konkret. En tommelfingerregel er henvendelse til minst 3 leverandører ved de mindre beløpsmessige anskaffelsene. Dersom det f.eks. er 4 aktuelle leverandører, vil det kunne være et brudd på likebehandlingskravet å kun kontakte 3 av dem.

Jo større anskaffelsen er beløpsmessig, dvs jo mer du nærmer deg den nasjonale terskelverdien, vil det grunnleggende kravet til konkurranse og likebehandling medføre at du må vurdere om du bør invitere flere til å innlevere tilbud.

Dersom du ikke kunngjør, er det viktig at du på forhånd har sjekket hvilke kvalifikasjoner leverandørene har, slik at de faktisk er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er imidlertid ikke noe i veien for at du også ved slike konkurranser stiller kvalifikasjonskrav og ber leverandøren redegjøre for sine kvalifikasjoner.

Kvalifikasjoner og dokumentasjon
For anskaffelser som følger FOA del I og II, er kvalifikasjonskrav regulert i FOA § 8-7. Du kan stille krav til leverandørens kvalifikasjoner, inkludert krav til økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Du skal angi kravene i anskaffelsesdokumentene og samtidig angi hvordan leverandøren skal dokumentere at de oppfyller kravene.

Forskriftens del II har ingen uttømmende liste over hvilke områder en oppdragsgiver kan stille kvalifikasjonskrav på slik som det er for del III. Det er heller ikke regulert hvilke dokumentasjonsbevis du kan kreve at leverandørene fremlegger. De grunnleggende kravene til lovlige kvalifikasjonskrav vil likevel sette begrensninger for hvilke krav du kan stille. Det følger også av forskriftens del II § 8-7 at kravene skal ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen og være relevante for å sikre at leverandøren har kvalifikasjonene til å oppfylle kontrakten.

For anskaffelser etter del II i forskriften er det kunngjøringsplikt i Doffin. Det er ikke plikt til å bruke det europeiske egenerklæringskjemaet (ESPD), men det kan være en effektiv måte å stille kvalifikasjonskrav og vurdere den innsendte ESPD'en som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

Angi kvalifikasjonskravene konkret
For anskaffelser som følger FOA del I og III, er kvalifikasjonskrav regulert i FOA kapittel 16. FOA angir ikke alle kravene direkte, men hvilke lovlig dokumentasjonskrav som kan stilles. Det betyr at du må angi hva kvalifikasjonskravet konkret er, ellers blir det svært vanskelig å vurdere om den dokumentasjonen leverandøren leverer inn faktisk dokumenterer de nødvendige kvalifikasjonene. Det vil også kunne bli utfordrende å avvise leverandører som ikke oppfyller de ønskede kvalifikasjonene, når det ikke er angitt hva disse er.

Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav
Du skal angi hvilke kvalifikasjoner som du krever for den konkrete konkurransen samtidig som du angir hvordan leverandøren skal dokumentere at de oppfyller kvalifikasjonene, jf. foa § 16-1 (3). FOA regulerer hvilken dokumentasjon du kan be om.

• Du kan kreve at leverandøren er registrert i et foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten han er registrert. Du kan kreve at leverandøren er autorisert dersom det er påkrevet i hans hjemland, jf. FOA § 16-2
   
• Du kan kreve at leverandøren har en viss økonomisk og finansiell kapasitet 
   
• Du kan kreve at leverandøren har en viss teknisk eller faglige kompetanse, inkludert menneskelige og tekniske ressurser til å utføre kontrakten
  
• Du skal angi hvordan leverandøren skal dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene
   

Kravene skal være relevante og stå i forhold til leveransen.

For anskaffelser etter del III i forskriften er det kunngjøringsplikt i TED. Det er plikt til å bruke det europeiske egenerklæringskjemaet (ESPD),som er en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

Leverandøren bør ha så god økonomi at denne kan håndtere kontrakten uten at risiko for at leveransen uteblir eller blir mangelfull som følge av leverandørens dårlige økonomi. Kontraktens størrelse, varighet, risiko ved mangler ved leveransen og mulige konsekvenser ved en konkurs hos leverandøren vil være relevant i vurderingen av hvor strenge krav du bør stille.

Ofte bør du stille krav til økonomi ved langsiktige kontrakter, der du ønsker å sikre deg at leverandøren ikke går konkurs enten under utføring av kontraktsforpliktelsene eller som sikkerhet for eventuelle garantiforpliktelser.

Krav til årlig minimumsomsetning

Hovedregelen er at krav til årlig minimumsomsetning ikke kan overstige to ganger verdien en den anslåtte verdien av kontrakten, jf. § 16-3 (1) se foa § 5-4. Det kan imidlertid stilles strengere krav dersom det er særlig risiko pga anskaffelsens karakter.

Der anskaffelsen er delt opp i delkontrakter, jf. § 16-3 (2) gjelder kravet for hver delkontrakt.

Eksempel

Hvis du ønsker tilbud fra nyetablerte virksomheter, må du stille krav om egen kredittrating av slike. For nyetablerte kan alternativt bankerklæring eller en forpliktelseserklæring for kredittverdighet leveres som dokumentasjon.

Du kan stille relevante og forholdmessige krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. foa § 8-7 og §16-5. Dette må vurderes konkret. Regelverket regulerer indirekte hvilke kvalifikasjonskrav du kan stille ved at regelverket regulerer hvordan kvalifikasjonene kan dokumenteres.

Du må passe på å skrive konkret hva kvalifikasjonskravet er slik at det er forutsigbart for leverandørene hva som skal til for å bli kvalifisert slik at de ikke blir avvist, jf. kapittel 24. Vage eller upresise kvalifikasjonskrav medfører at det kan bli vanskelig å vurdere om leverandøren faktisk har de kvalifikasjonene som er nødvendig.

Eksempler på kvalifikasjonskrav og hvordan det kan dokumenteres

• Leverandøren skal ha minst tre relevante leveranser i løpet av de siste tre årene (du kan godt angi kortere tid eller færre leveranser). Her bør du  presisere hva som er relevante leveranser, for eksempel erfaring på rehabilitering av våtrom eller erfaring på oppdrag med tilsvarende målsetting som den konkrete anskaffelsen.
  Dette kan dokumenteres ved en oversikt om tidligere erfaring på vareleveranser eller tjenester de siste tre årene​​​, jf foa § 16-6 (1) b)
• Leverandøren skal ha utført relevante bygge- og anleggsarbeider i løpet av inntil de siste fem årene (du kan godt angi kortere tid eller færre referanser), jf. foa § 16-6 (1) a). Her bør du  presisere hva som er relevante arbeider. Det kan for eksempel kompetanse til å håndtere veivedlikehold mens trafikken skal kunne passere.
• Krav om en minimums kapasitet, feks angivelse av antall timeverk som forventes stillet til disposisjon
  Dette kan dokumenteres med en oversikt over teknisk personell eller tekniske enheter som leverandøren disponerer.
• Krav til spesifikk teknisk fasiliteter eller forskningsmuligheter
  Dette kan dokumenteres ved en beskrivelse av tekniske fasiliteter eller forskningsmuligheter
• Krav om at leverandøren skal ha kvalitetssikringstiltak eller - rutiner for å ivareta  anskaffelsens målsetting
  Dette kan dokumenteres ved en beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringstiltak eller -rutiner herunder en tredjeparts sertifisert kvalitetssikringsstandard
• Det kan også stilles krav om at leverandøren har en tredjeparts sertifisert kvalitetssikringsstandard dersom relevant og forholdsmessig, jf. foa § 16-7 (1)
• Krav om at leverandøren har miljøledelsestiltak eller - rutiner som kan sikre ivaretagelse av miljømålsettinger og miljøkrav i anskaffelsen
  Dette kan dokumenteres ved en beskrivelse leverandørens miljøledelsestiltak herunder en sertifisering dersom leverandøren er sertifisert.
• Det kan også stilles krav om at leverandøren har et tredjeparts sertifisert miljøordning eller -standard, jr. foa § 16-7 (2), men husk et slik krav vil kunne begrense konkurransen og være uforholdsmessig
• Krav om en spesifikk utdanning eller faglige kvalifikasjoner
  Dette kan dokumenteres med innlevering av CV med angivelse av hvor de faglige kvalifikasjoner er angitt. I tillegg skal det vedlegges dokumentasjon på bestått utdanning
• Krav om at leverandøren skal ha en viss arbeidsstyrke tilgjengelig
  Dette kan dokumenteres ved en beskrivelse av leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke de siste tre årene 

Om det er hensiktsmessig å stille kvalifikasjonskrav til leverandørens kapasitet, må du vurdere i hvert enkelt tilfelle. Dersom manglende kapasitet til å gjennomføre oppdraget er en risikofaktor, vil det være fornuftig. Hvis risikoen er begrenset, vil tilstrekkelig kapasitet kunne være godt nok dokumentert ved at leverandøren allerede har dokumentert erfaring fra tilsvarende oppdrag av tilsvarende art og omfang. Hvis du i tillegg planlegger å etterspørre og vektlegge oppdragets bemanning som tildelingskriterium, vil et slikt kvalifikasjonskrav kunne være overflødig.

Råd ved utforming av kvalifikasjonskrav

Det kan være lurt å angi hvordan leverandøren skal besvare oppfyllelse av kvalifikasjoner for å begrense arbeidsmengden. For eksempel der kravet er relevante oppdrag de tre siste årene, så kan det være lurt å si at beskrivelsene skal være på maks 1/2 A4-side for hver av oppdragene. Leverandøren er selv ansvarlig for at beskrivelsen er av en slik art at den dokumenterer at kravet er oppfylt.

Det kan også være lurt å angi at nyetablerte leverandører kan dokumentere nødvendig erfaring ved å vise til erfaring som tilbudte personer/ressurser har opparbeidet seg i tjeneste for andre enn leverandøren.

Hvis du gjennomfører konkurransen med en pre-kvalifisering, vil det imidlertid være fornuftig å stille noen kvalifikasjonskrav også til leverandørenes kompetanse og erfaring som kvalifikasjonskrav. Da får du skilt ut de leverandørene som ikke vil ha reelle muligheter til å nå opp i den etterfølgende konkurransen.

Kompetanse og erfaring til tildelingskriterium

Vær klar over at det ikke er alltid er nødvendig å stille krav til leverandørens erfaring som kvalifikasjonskrav. Du kan i stedet vurdere om du skal bruke erfaring og kompetanse hos de konsulenter som skal gjennomføre oppdraget som et tildelingskriterium.

Det kan være relevant at leverandøren har rutiner og/eller tiltak for å ivareta miljøutfordringer der gjennomføringen av kontrakten kan medføre en miljøbelastning eller man kan oppnå en klimagevinst. Miljø- og klimamålsettinger bør angis konkret i anskaffelsesdokumentene slik at det blir forutsigbart for leverandøren hvilke miljømål og miljøutfordringer som skal hensyntas i gjennomføringen av kontrakten.

Det kan da være viktig at leverandøren skal vise at han har en systematisk og strukturert tilnærming til den type leveranse konkurransen dreier seg om.

Du kan stille krav om konkrete miljøledelsestiltak du ønsker leverandøren skal ha rutiner for og be leverandøren beskrive disse.

Du kan også angi hvilke miljømål som skal nås og miljøutfordringer som kan oppstå i gjennomføringen av kontrakten og be leverandøren beskrive hvilke miljøledelsestiltak han vil anvende.

Du kan også som tildelingskriterium be leverandøren angi hvilken risiko de mener at oppdraget medfører og be den beskrive hvilke risikotiltak og -rutiner de vil anvende i gjennomføringen av konkurransen.

Vurder hvor strengt et slikt krav bør være for ikke å ekskludere en del mindre virksomheter fra å levere. Kravet skal ikke være strengere enn det som er nødvendig.

Merk at her åpnes det opp for flere måter leverandøren kan dokumentere miljøledelsestiltak, noe som sikrer god konkurranse blant leverandørene, dvs du utelukker ikke noen leverandører som oppfyller kvalifikasjonene, men som dokumenterer dem på en annen måte.

Det er imidlertid viktig at du sikrer at de miljøledelsestiltak du mener er viktig for at leverandøren kan gjennomføre kontrakten på en forsvarlig måte er dekket i de sertifiseringer som vedlegges som dokumentasjon. Det kan da også være lurt å si at leverandøren skal angi hvor i sertifiseringen de relevante miljøledelsestiltakene er beskrevet.

Attest for tredjeparts sertifisering

Det kan i visse tilfeller være relevant og forholdsmessig at leverandøren har et sertifisert miljøledelsessystem som ISO14001, EMAS eller Miljøfyrtårn.  Et miljøledelsessystem eller /-standard viser kun at leverandøren arbeider systematisk internt i sin virksomhet for å redusere miljøbelastningen og dokumenterer kun at leverandøren har fokus på miljø internt i sin virksomhet. De er dermed ikke egnet til å sikre at det som leveres også har en positiv klima- og miljøgevinst. Det bør derfor settes mer ambisiøse krav til produktet som skal leveres, i tillegg.

Det å kreve en 3. parts sertifisering som kvalifikasjonskrav er en spesialregel og du bør vurdere om det kan være et uforholdsmessig krav å kreve at leverandøren faktisk har en slik sertifisering. Dette kan spesielt være egnet til å utelukke SMBer.

Dersom det er nødvendig med en tredjeparts sertifisert attest for å verifisere at leverandøren er kvalifisert, plikter du å åpne opp for at leverandøren kan dokumentere kravet på ulike måter.

Dersom det er relevant for gjennomføringen av kontrakten kan det stilles krav til kvalitetssikringstiltak og - rutiner. Ved gjennomføring av bygge- og anleggsoppdrag og konsulentoppdrag vil det fort kunne være relevant.

Dersom du stiller krav til leverandørens kvalitetssystem, er det for at leverandøren skal vise at han har en systematisk og strukturert tilnærming til den type leveranse konkurransen dreier seg om. Vurder hvor strengt et slikt krav skal være og om et slikt krav kan dokumenteres på annen måte. Et slikt krav kan ekskludere en del mindre leverandører fra å levere, særlig nyetablerte selskaper og små og mellomstore bedrifter (SMBer).

Eksempel på kvalifikasjonskrav

Merk at her åpnes det opp for flere typer dokumentasjonsmåter i eksempelet, noe som sikrer god konkurranse blant leverandørene, dvs du utelukker ikke leverandørene som oppfyller kvalifikasjonene, men som kan dokumentere dem på en annen måte.

Merk at for arkitekter og rådgivende ingeniører vil krav om kvalitetssystem mv. følge av lovpålagte krav.

Attest for tredjeparts sertifisering

Det kan i visse tilfeller være relevant og forholdsmessig at leverandøren har et sertifisert kvalitetssikringssystem som ISO 9001 eller tilsvarende.  Et kvalitetssikringssystem viser at leverandøren har rutiner og tiltak for å bidra til å sikre at arbeider blir utført i henhold til kontraktsforpliktelsene. Ved å kreve en attest på kvalitetssikringssystem, så angis både kravet og hvordan det skal dokumenteres av leverandøren.

Det å kreve en 3. parts sertifisering som kvalifikasjonskrav er en spesialregel og du bør vurdere om det kan være et uforholdsmessig krav å kreve at leverandøren faktisk har en slik sertifisering eller om det holder med konkrete krav til rutiner. Det kan spesielt være egnet til å utelukke SMBer dersom man krever en sertifisering.

Dersom det er nødvendig med en tredjeparts sertifisert attest for å verifisere at leverandøren er kvalifisert, plikter du å åpne opp for at leverandøren kan dokumentere kravet på ulike måter av hensyn til prinsippet om likebehandling og konkurranse.

For anskaffelser etter forskriftens del III skal det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) benyttes, jf FOA kapittel 17. Dette er et elektronisk skjema som oppdragsgiveren skal fylle ut og gjøre tilgjengelig sammen med kunngjøringen.

Leverandørene skal fylle ut egenerklæringsskjemaet og levere dette sammen med tilbudet i åpne konkurranser, og ved forespørselen om å delta i begrensede konkurranser. Ved begrensede konkurranser skal oppdragsgiver angi de objektive og ikke-diskriminerende kriterier og regler for utvelgelsen i kunngjøringen.

Egenerklæringsskjemaet fungere da som foreløpig dokumentasjonsbevis på

a)    At leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene

b)    At det ikke foreligger grunner for avvisning

c)     At leverandøren oppfyller utvelgelseskriteriene

Dersom annet ikke er nødvendig for å sikre gjennomføring av konkurransen på riktig måte, er det bare den leverandøren som blir tildelt kontrakt som skal levere etterspurt dokumentasjonsbevis. Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kontrollere om den valgte leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger grunner for avvisning.

Den valgte leverandøren skal straks levere oppdaterte dokumentasjonsbevis. For eksempel skal skatteopplysningene ikke være eldre enn 6 måneder. Med "straks" menes at leverandøren mer eller mindre umiddelbart skal kunne oversende de aktuelle dokumentasjonsbevisene. Enkelte bevis kan oppdragsgiveren nå hente inn selv, gjennom eBevis. 

Oppdragsgiveren kan imidlertid på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. 

Ved begrensede konkurranser der oppdragsgiver har satt et tak på hvor mange leverandører som skal være med videre i konkurransen, er det hensiktsmessig å be de leverandørene som velges ut om å innlevere dokumentasjonen før prosessen går videre. Da unngår du risikoen for å ta med leverandører  som senere viser seg å ikke oppfyller kvalifikasjonskravene videre i konkurransen. 

Ved etablering av en DPS ordning (som skal kunngjøres som en begrenset anbudskonkurranse) skal alle leverandørene som oppfyller kvalifikasjonene tas opp i ordningen.

Som oppdragsgiver kan du ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom du tidligere har mottatt dem, eller dersom du har mulighet til å innhente opplysningene kostnadsfritt i en nasjonal database i en EØS-stat. Dette gjelder bare når egenerklæringen inneholder opplysningene som er nødvendige for å innhente dokumentasjonsbevisene, blant annet internettadressen til databasen og identifikasjonsopplysninger. Enkelte opplysninger er nå tilgjengelige gjennom eBevis. 

Les mer om ESPD

Kvalifikasjonskravene skal som for alle andre anskaffelser være relevante og stå i forhold til det som skal anskaffes. Det betyr at du må vurdere konkret hvilke kvalifikasjonskrav som er nødvendig for hver DPS. Der ordningen er delt inn i kategorier, skal kvalifikasjonskravene angis for hver kategori.

Det er ikke spesielle kvalifikasjonskrav under en DPS, med unntaket av krav til skatteattest som gjelder for alle anskaffelser over kr 500.000 eks mva. Da ordningen omfatter ytelser som ikke trenger særlige tilpasninger, vil det normalt ikke være behov for særlig strenge eller omfattende kvalifikasjonskrav.

Når det gjelder eventuelle krav til årlig minimumsomsetning skal det beregnes på bakgrunn av den forventede maksimale verdien av kontraktene som skal inngås i ordningen, jf. foa § 16-3 (4). Vær imidlertid oppmerksom på at dette er maksimumsverdien som kan kreves, slik at det å kreve for høy minimumsomsetning kan avholde små og mellomstore bedrifter (SMB) som kanskje nettopp har den spisskompetanse som vil dekke ditt behov.

Andre kvalifikasjonskrav kan for eksempel være krav til autorisasjoner, sertifikat, løyve, fagbrev, registrering i faglig register, tilsvarende erfaring (her bør du presisere i ESPD skjemaet hva du mener med «tilsvarende»), formell kompetanse og/eller erfaring fra tilsvarende leveranser, kapasitet krav om en viss omsetning, ansvarsforsikringsbevis mm. Se FOA kapittel 16.

Det kan være litt utfordrende å sette nivå på relevante og forholdsmessige kvalifikasjoner for ytelser når man ikke vet det totale omfanget. Reglene om etablering av ordningen forutsetter imidlertid at kunngjøringen av ordningen skal inneholde «den anslåtte mengden». Det betyr at oppdragsgiver må foreta en forsvarlig vurdering av mengden, enten ut fra planlagte prosjekter eller historiske data.

Fordi leverandører kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene du stiller, jf. foa § 16-11, er det viktig å vurdere om du bør ta med visse krav i anskaffelsesdokumentene.

Økonomisk og finansiell kapasitet
Da en leverandør kan støtte seg på andre virksomheter for kvalifikasjonskrav knyttet til økonomiske og finansiell kapasitet, jf. foa § 16-4, kan du kreve at de er solidarisk ansvarlige for utførelsen av kontrakten. Det er ikke uttrykkelig regulert når oppdragsgiver skal kreve dette, så det kan være lurt å angi dette i anskaffelsesdokumentene. Uansett bør det eventuelt avtales før avtaleinngåelse.

Monterings eller installasjonsarbeid
Da en leverandør kan støtte seg på andre virksomheter for kvalifikasjonskrav knyttet til utdanning og faglige kvalifikasjoner og relevant erfaring, kan du kreve at bestemte oppgaver skal uføres av leverandøren selv. Det er ikke uttrykkelig regulert når oppdragsgiver skal kreve dette, så det kan være lurt å angi dette i anskaffelsesdokumentene. Uansett bør det eventuelt avtales før avtaleinngåelse.

Leverandøren må dokumentere at han råder over kapasiteten
For at leverandøren skal kunne støtte seg på andre virksomheters kapasitet, så må han dokumentere dette i tilbudet, for eksempel ved en forpliktelseserklæring. Det er ikke formkrav til hvordan dette skal gjøres, men det må fremgå klart at den andre virksomheten forplikter seg til å stille sin kapasitet til rådighet.

Det er ikke pålagt at oppdragsgiver angir dette i anskaffelsesdokumentene, men det kan være lurt uttrykkelig å gjøre potensielle leverandører oppmerksom på dette av hensyn til det grunnleggende prinsipp om forutberegnelighet.