Erfaring og kompetanse
Råd og eksempler for hvordan du kan stille spesifikke krav til leverandørens tekniske og faglige kompetanse.
Det er ofte behov for at leverandøren har en viss erfaring og/eller kompetanse for å kunne utføre den anskaffelsen du nå skal ut i markedet med. Dette inkluderer ogs menneskelige og tekniske ressurser til å utføre kontrakten, jr FOA § 16-5.
Likestill leverandørens kvalifikasjoner med de ansattes kvalifikasjoner
Nyoppstartede virksomheter vil som regel ikke selv kunne dokumentere at de har gjennomført tilsvarende oppdrag. Det er derfor lurt å angi at kvalifikasjonen kan oppfylles av ansatte hos leverandøren. På den måten åpner du opp for at ansattes tidligere erfaringer teller likt med leverandørens som sådan.
Tenk også på hva du angir at tidshorisont. Det å kreve at leverandøren skal levere inn eksempler på X tilsvarende gjennomførte oppdrag de siste 3 år, vil ekskludere nye leverandører fra å delta i konkurransen. Det kan være svært uheldig, da du kan gå glipp at løsningsforslag/tilbud som kanskje kan være det beste tilbudet.
Kompetanse og erfaring
Formell kompetanse
Ofte er det påkrevet at leverandøren har en viss formell utdannelse. Eksempler her er utdannelse på bachelor eller mastergrad, fagbrev som rørlegger, installatør, advokat, ingeniør, arkitekt, statistiker, sykepleier osv. Det kan også være krav til menneskelige eller tekniske ressurser som leverandøren råder over, som feks tilgjengelig arbeidsstokk eller maskinparrk.
Der du stiller slike krav kan du be leverandøren dokumentere dette med kopi av attester, vitnemål, autorisasjon eller annen dokumentasjon.
Erfaring
Dersom tidligere erfaring er viktig for kvaliteten på utførelsen, kan du stille krav om at leverandøren har gjennomført tilsvarende oppdrag. Du bør da presisere hva du mener med «tilsvarende» for å være tydelig overfor potensielle leverandører hva de må ha erfaring på for å oppfylle kvalifikasjonskravaene og få være med i konkurransen. Der du ikke er tydelig på hva du vurderer som relevant erfaring, kan det være utfordrende å vurdere om leverandøren faktisk er kvalifisert.
Eksempler på presiseringer kan være at de har gjennomført tilsvarende oppdrag i våt-rom (bad, basseng ol), at de har gjennomført gravearbeid i gater samtidig som det skal sikres tilgjengelighet til butikker, kontorer mv, at de har brukt tilsvarende metodikk eller verktøy, foretatt tilsvarende vurderinger eller analyser, gjennomført tilsvarende tester med hensyn til omfang og metode, prosjektert med tilsvarende målsettinger.
Vær litt varsom der du stiller krav om antall år med erfaring. Det kan være relevant å kreve noen års erfaring, men er det sikkert at mer enn 10 års erfaring er bedre enn 8 års erfaring (dette blir spesielt utslagsgivende der du bruker tilbudt kompetanse som tildelingskriterium).
Eksempel
| Krav | Dokumentasjonskrav |
|---|---|
| Leverandøren skal ha erfaring fra oppdrag av tilsvarende arbeider i sårbare områder og i tilsvarende omfang. | En beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag de tre siste årene. Beskrivelsene skal være på maks 1/2 A4-side for hver av de 3 oppdragene. Leverandører kan dokumentere nødvendig erfaring ved å vise til erfaring som ansatte har opparbeidet seg i tjeneste for andre enn leverandøren. |
Kapasitet
Kapasitet
Dersom manglende kapasitet til å gjennomføre oppdraget er en risikofaktor, vil det være fornuftig å stille krav til kapasitet. Hvis risikoen er begrenset, vil tilstrekkelig kapasitet kunne være godt nok dokumentert ved at leverandøren allerede har dokumentert erfaring fra tilsvarende oppdrag av tilsvarende art og omfang.
Eksempel
| Krav | Dokumentasjonskrav |
|---|---|
| Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget innenfor de angitte rammer og frister. | En redegjørelse for hvordan leverandøren skal sørge for tilstrekkelig kapasitet for gjennomføring av anskaffelsen. Alternativt: En beskrivelse av tekniske enheter og teknisk personell som leverandøren råder over til å utføre kontrakten |
Du kan også be leverandøren beskrive hvilke redskaper, materiell og teknisk utstyr han har (eller råder over dersom han støtter seg på underleverandører) til å utføre kontrakten. Du bør imidlertid være varsom med å stille et slikt krav, da det fort vil være et uforholdsmessig krav. Det er ikke rimelig å kreve at leverandører skal anskaffe seg utstyret for å få være med i konkurransen, da det er dyrt og uhensiktsmessig, men det kan være et kontraktsvilkår som skal oppfylles dersom leverandøren får kontrakten.
Et eksempel her er anskaffelse av avfallsinnhenting der oppdragsgiver ønsker at innhentingen av avfallet skal foregå med nyeste EURO-klasse kjøretøy eller null-utslipps kjøretøy. Her er det bedre å stille som et krav at innhentingen av avfall skal foregå med nevnte kjøretøy og da vil leverandøren først bli forpliktet til å anskaffe disse dersom han får kontrakten. Basert på dialogen med markedet, vil man her kunne sette en frist for når kjøretøyene skal være på plass. Det kan ofte være lang bestillingstid på visse typer kjøretøy.
Miljøkompetanse
Det kan for eksempel være relevant for anskaffelsen at leverandøren har en spesifikk formell miljøutdanning, konkret kompetanse i å fjerne miljøskadelig avfall som for eksempel asbest eller erfaring med ivaretagelse av miljømål i tilsvarende miljøarbeider. Det kan også være relevant å kreve at leverandøren har visse rutiner og tiltak som skal benyttes i gjennomføringen av kontrakten.
Eksempler på kvalifikasjonskrav
To eksempler der krav til miljøkompetanse kan være relevante:
- Bygging i økologisk sensitive områder. Her kan kvalifikasjonskrav som at leverandør har erfaring fra og kunnskap om bygging i slike sensitive områder være relevant. Kompetanse om lokalt naturmangfold, økosystemtjenester og tiltak for klimatilpasninger er relevant i denne sammenheng.
- Renholdstjenester. Her kan kvalifikasjonskrav at leverandøren har opplæringsopplegg for de renholdere som skal utføre renholdet i din virksomhet i riktig bruk av vaskemetoder, dosering av vaskemidler og avfallshåndtering være relevant.
Kompetanse som kvalifikasjonskrav og som tildelingskriterium
Der kompetanse og erfaring er viktig for gjennomføringen av kontrakten, vil det ofte være veldig relevant hvilke rådgivere/konsulenter du faktisk blir tilbudt for å gjennomføre kontrakten. Oppfyllelse av et kvalifikasjonskrav sier noe om leverandøren samlede erfaring og kompetanse og ikke nødvendigvis noe om hvem du blir tilbudt. Du kan bruke tilbudte konsulenters/personells kompetanse som tildelingskriterium under forutsetning at det har en verdi for utførelsen av kontrakten, dvs at det bidrar til det økonomisk mest lønnsomme tilbudet. I tillegg må vurderingstemaet være noe annet enn det som eventuelt er stillet som kvalifikasjonskrav.