Om avtalen

• Ikrafttredelse: 12.06.2025
• Varighet: 2 år + 1 år + 1 år
• Tjenester: Reisebyråtjenester i forbindelse med tjenestereiser til statlige virksomheter i sivil sektor

Fellesavtale om kjøp av reisebyråtjenester skal bidra til en digital, effektiv og sømløs reiseprosess som ivaretar statlige virksomheters behov ved tjenestereiser. Fellesavtalen omfatter alle typer reisebyråtjenester, herunder elektronisk bestillingsportal (nett og app) og manuelle tjenester basert på virksomhetenes behov. Den forventes å gi økonomiske besparelser, reduserte transaksjonskostnader, økt bruk av digitale løsninger, bedre regelverketterlevelse og bedre ivaretakelse av miljø- og samfunnsansvar.

Valgte leverandører

Det er inngått fellesavtaler med følgende leverandører:

1. Berg-Hansen Reisebureau AS
2. Egencia Norway AS

Hver virksomhet er tildelt én leverandør, og det er ikke mulig å fritt velge mellom leverandørene på avtalen.

Tilgang til kontraktsdokumenter og samarbeidsområde

Alle virksomhetene på fellesavtalen skal ha en lokal avtaleforvalter som er avtaleansvarlig og koordinator både overfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Den lokale avtaleforvalteren får tilgang til kontraktsdokumenter og samarbeidsområdet.

Meld inn lokal avtaleforvalter eller foreta endringer av lokal avtaleforvalter ved å sende en henvendelse til reise@dfo.no.

Retningslinjer for bruk av avtalen

Rammedokumentet gir virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes.

For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet. Rammedokumentet er under utarbeidelse.

Hvilke tjenester omfattes?

Fellesavtalen omfatter reisebyråtjenester i forbindelse med tjenestereiser til statlige virksomheter i sivil sektor.

Eventuelle direkteavtaler som virksomheter har med hoteller, fly osv. kan vises i selvbestillingsportalen til den enkelte virksomhet. I tillegg skal portalen kunne tilpasses etter virksomhetenes tekniske behov som koblinger mot lønns- og personalsystemer, single sign on, betalingsalternativer, faktureringsrutiner, reisepolicy m.m.

Avtalen inkluderer fem ikke-eksklusive opsjoner (se listen nedenfor). Det vil si at virksomhetene kan velge å bruke fellesavtalen for kjøp av disse tjenestene, men det er ingen kjøpsplikt. Andre leverandører og eksisterende avtaler kan brukes inntil virksomheten utløser opsjon ved å inngå opsjonsavtale.

1. Arrangementsplanlegging
   • Støttetjenester for planlegging, gjennomføring og administrasjon av alle typer arrangementer. Opsjonen omfatter også formidling av lokaler avtalt i fellesavtalen om kjøp av kurs- og konferansetjenester i Norge.
2. Gruppereiser
   • Reiser for 10 eller flere personer som gjelder bestilling av ulike reiseprodukter som fly, hotell, buss, båt og liknende med mulighet for bestilling av andre elementer som møterom, måltider og aktiviteter.
3. Visumtjenester
   • Formidling av tjenester til eksterne leverandører relatert til visumsøknader som enkelte virksomheter kan ha behov for.
4. Energy, Resources & Marine Travel (rederirelaterte tjenester)
   • Formidling av sjømannsbilletter og støttetjenester til mannskapsskifte som enkelte virksomheter kan ha behov for.
5. Transport av asylsøkere for UDI
   • Utlendingsdirektoratet (UDI) har behov for bistand til transport av asylsøkere ved flytting fra og mellom asylmottak i Norge via buss, tog, ferge og fly. Det er også behov for en beredskapsopsjon ved særlige store ankomster av asylsøkere.

Se også

Statens innkjøpssenters arbeid med bærekraft