Anskaffelsesprosessen steg for steg

Avklare behov og forberede konkurransen

Opprette anskaffingsprotokoll

Ein anskaffingsprotokoll er eit dokument som beskriv og dokumenterer vesentlege tilhøve og viktige avgjerder gjennom anskaffingsprosessen. Anskaffingsprotokollen er eit viktig verktøy for å overhalde kravet til at prosessen skal vere gjennomsiktig og kunne bli etterprøvd.

Oppdragsgiver plikter å føre protokoll som skriftleg nedteikner viktige tilhøve og avgjerder knytta til gjennomføring av anskaffingsprosessen. Protokollplikten blir regulerert i anskaffingsforskrifta §§ 7-1 tredje ledd (del I), 10-5 (del II) og 25-5 (del III). Reglane om protokoll i § 10-5 i forskrifta gjeld også for anskaffing av helse- og sosialtenester som blir gjennomført etter del IV i forskrifta.  

Oppdragsgivar pliktar å oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkeleg til å grunngje viktige avgjerder i anskaffingsprosessen uansett verdi på anskaffinga. Oppdragsgiver må også oppbevare kontrakten gjennom heile kontraktsperioden, jf. § 7-1 i forskrifta.  

For anskaffingar over EØS-terskelverdiane skal dokumentasjonen bli oppbevart i minst tre år etter inngåing av kontrakten. DFØ tilrår likevel å oppbevare dokumentasjonen minst heile kontraktsperioden der den er lenger enn tre år.

For anskaffingar etter del II og del III av forskrifta er det stilt krav i §§ 10-5 (del II) og 25-5 (del III) til informasjon som føres inn i protokollen. Eksempel på informasjon som skal fremgå av protokollen

  • beskriving av anskaffinga
  • navnet på valgt leverandør og grunngjeving for valget
  • grunngjeving hvis oppdragsgiver velge å avlyse konkurransen

DFØ har laga ein mal for protokoll som er meir utfyllande. Forutan å overhalde krava til protokollens innhald, tar malen sikte på å gi ei oversiktleg framstilling av heile anskaffinga, frå planlegging til kontraktssignering, noko som også er til god hjelp for seinare prosessar.

Alle store KGV-løysingar i den norske marknaden har funksjonalitet for anskaffingsprotokoll. Ved å bruke eit konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) vil løysinga automatisk fylle ut protokoll gjennom anskaffingsprosessen.

Sjølv om det ikkje er plikt til det, kan det være fornuftig å nedteikne opplysningane fortløpande under konkurransen.  

Oppdatert: 30. juni 2025

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.