Opprette anskaffingsprotokoll
Ein anskaffingsprotokoll er eit dokument som beskriv og dokumenterer vesentlege tilhøve og viktige avgjerder gjennom anskaffingsprosessen. Anskaffingsprotokollen er eit viktig verktøy for å overhalde kravet til at prosessen skal vere gjennomsiktig og kunne bli etterprøvd.
Oppdragsgiver plikter å føre protokoll som skriftleg nedteikner viktige tilhøve og avgjerder knytta til gjennomføring av anskaffingsprosessen. Protokollplikten blir regulerert i anskaffingsforskrifta §§ 7-1 tredje ledd (del I), 10-5 (del II) og 25-5 (del III). Reglane om protokoll i § 10-5 i forskrifta gjeld også for anskaffing av helse- og sosialtenester som blir gjennomført etter del IV i forskrifta.
Oppdragsgivar pliktar å oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkeleg til å grunngje viktige avgjerder i anskaffingsprosessen uansett verdi på anskaffinga. Oppdragsgiver må også oppbevare kontrakten gjennom heile kontraktsperioden, jf. § 7-1 i forskrifta.
For anskaffingar over EØS-terskelverdiane skal dokumentasjonen bli oppbevart i minst tre år etter inngåing av kontrakten. DFØ tilrår likevel å oppbevare dokumentasjonen minst heile kontraktsperioden der den er lenger enn tre år.
For anskaffingar etter del II og del III av forskrifta er det stilt krav i §§ 10-5 (del II) og 25-5 (del III) til informasjon som føres inn i protokollen. Eksempel på informasjon som skal fremgå av protokollen
- beskriving av anskaffinga
- navnet på valgt leverandør og grunngjeving for valget
- grunngjeving hvis oppdragsgiver velger å avlyse konkurransen
DFØ har laga ein mal for protokoll som er meir utfyllande. Forutan å overhalde krava til protokollens innhald, tar malen sikte på å gi ei oversiktleg framstilling av heile anskaffinga, frå planlegging til kontraktssignering, noko som også er til god hjelp for seinare prosessar.
Alle store KGV-løysingar i den norske marknaden har funksjonalitet for anskaffingsprotokoll. Ved å bruke eit konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) vil løysinga automatisk fylle ut protokoll gjennom anskaffingsprosessen.
Sjølv om det ikkje er plikt til det, kan det være fornuftig å nedteikne opplysningane fortløpande under konkurransen.