Etablere anskaffingsprotokoll
Anskaffingsprotokollen dokumenterer anskaffingsprosessen og er eit viktig verktøy for å overhalde kravet til at prosessen skal vere gjennomsiktig og kunne etterprøvast.
Oppdragsgivar pliktar å oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkeleg til å grunngje viktige avgjersler i anskaffingsprosessen uansett verdi på anskaffinga.
For anskaffingar etter del II og del III av forskrifta skal oppdragsgivar føre ein anskaffingsprotokoll for gjennomføringa av anskaffinga. Sjølv om ordet protokoll ikkje vert brukt i del I av forskrifta, er det mest fornuftige å samle dokumentasjonen i ein protokoll også for desse anskaffingane.
Alle store KGV-løysingar i den norske marknaden har funksjonalitet for anskaffingsprotokoll.
For anskaffingar over EØS-terskelverdiane skal dokumentasjonen oppbevarast i minst i tre år etter inngåing av kontrakten.
Vi anbefaler likevel å oppbevare dokumentasjonen minst heile kontraktsperioden der den er lenger enn tre år.
Vi har laga ein mal for protokoll som er meir utfyllande. Forutan å overhalde krava til protokollens innhald, tar malen sikte på å gi ei oversiktleg framstilling av heile anskaffinga, frå planlegging til kontraktssignering, noko som også er til god hjelp for seinare prosessar.
Ved å bruke eit konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), vil løysinga automatisk fylle ut protokoll gjennom anskaffingsprosessen.