Lage gjennomføringsplan
Føremålet med å lage ein god gjennomføringsplan er å sikre at du kan gjennomføre anskaffinga i samsvar med dei målsettingar, budsjett, kvalitet og tid som er vedtatt. Å få framdriftsplanen godkjend av overordna leiar vil bidra til at du får frigitt nødvendige ressursar og kapasitet til anskaffingsprosessen.
Gjennomføringsplanen er det interne arbeidsdokumentet i verksemda for styring, ressurstildeling og framdrift av anskaffinga.
Gjennomføringsplanen bør som minimum starte med aktivitetar og milepålar frå arbeidet begynner og fram til kontrakt er underteikna.
Det er også smart å allereie no ta med sentrale milepålar knytt til oppstart av kontrakten eller implementering av det som er skaffa inn. Du finn mal for gjennomføringsplan til høgre under verktøy. Den kan fyllast ut enkelt eller meir omfattande.
Innhaldet i planen
I tillegg til målformuleringar laga under førre aktivitet bør gjennomføringsplanen beskrive følgande:
Framdrift og milepålar
Milepålane er ei hjelp for å sikre framdrift i anskaffingsprosessen. Ved kvart vedtakstrinn bør det vere ein milepåle, og desse milepålane inngår i styringsdialogen.
I tillegg er det vanleg at tidspunktet for når eit knippe samanhengande aktivitetar skal vere ferdige, vert uttrykt som ein milepåle. Det er også vanleg å knytte milepålar til eventuelle delutbetalingar av kontraktssummen (føresett at gjennomføringsplanen også omfattar tidspunktet etter kontraktssignering). Du kan altså velje mange måtar å gjere dette på, så lenge milepålane bidrar til å sikre framdrift og legge grunnlag for styring.
Styring og rapportering
Beskriv styringsstrukturen for anskaffinga. Eigar av oppdraget, og format, frekvens og innhald på styringsrapportering bør minimum vere beskrive.
Viss anskaffinga er delmengd i eit større prosjekt med eigen prosjektplan og styringsstruktur, skal det i gjennomføringsplanen berre visast til dei overordna styringsdokumenta. For styring av slike prosjekt anbefaler vi metodikken i www.prosjektveiviseren.no.
Organisering og bemanning
Beskriv kva rollar og kompetanse som er nødvendige gjennom anskaffingsprosessen. Behovshavaren representerer ofte den delen av verksemda som finansierer anskaffinga, og det kan vere same person som har det operative ansvaret for anskaffinga – prosessleiaren for anskaffinga.
I tillegg, avhengig av storleiken og kompleksiteten på anskaffinga, kan fagressursar som representerer ulike funksjonar og kompetanseområde brukast . Døme på dette er innkjøpsfagleg ressurs, juridisk ressurs, ressurs frå administrasjonsavdelinga som vil ha budsjettansvaret i kontraktsperioden og ein representant for den delen av verksemda som vil bruke avtalen til dagleg.
Beskriv organisering og bemanning (kompetanse- og kapasitetsbehov) for dei ulike tidsperiodane.
Mal for ansvarsmatrise (til høgre på sida) kan brukast til å beskrive ulike funksjonar og rollar samt ansvarsdelinga mellom rollane i den konkrete anskaffinga.
Plan for involvering av brukarar, marknad og andre interessentar
Under arbeidet med konkurransestrategien vart dei ulike interessentane og deira behov kartlagde og prioriterte. Beskriv i planen korleis, med kven, når og om kva det skal gjennomførast dialog. Ha gjerne "slakk" i tidsplanen slik at det kan gjennomførast fleire dialogrundar for klarlegging av behov og forståing av konkurransegrunnlaget
Budsjett
I arbeidet med konkurransestrategien vart det sett opp eit foreløpig budsjett for anskaffinga basert på det ein då hadde av informasjon om økonomi.
På dette punktet i prosessen bør eit meir komplett budsjett utarbeidast, der det går fram kva budsjettdekning prosessteamet har fått for sine foreslåtte kjøp og aktivitetar.
Malen for gjennomføringsplan har ein enkel budsjettabell som er tilstrekkeleg i mindre og oversiktlege anskaffingar. Ved behov for meir kompleks budsjettering kan Mal for gjennomføringsbudsjett som også ligg under verktøy til høgre på sida brukast. Sjekk også om verksemda har eigne budsjettmalar som skal eller kan brukast.
På planmalens framside er det felt for godkjenningsdato og kven som gjorde vedtaket. Dette er viktig for forankring av det vidare arbeidet med anskaffinga.
Risiko
Avhengig av risikobiletet kan identifiserte risikoar, samt plan for handtering av desse, skrivast direkte inn i gjennomføringsplanen. Ved komplekse anskaffingar kan eit eige risikodokument ligge som vedlegg til gjennomføringsplanen.
Sjå gode tips for risikohandtering i Veileder i risikostyring ved innovative anskaffelser. Det som er beskrive i rettleiaren er ikkje spesielt knytt opp mot innovative anskaffingar, men gjeld generell risikostyring.