Kontraktsoppfølging

Kontraktsavslutning, og korleis dette skal gjennomførast, må vere godt kjend både i eiga verksemd og i leverandørens organisasjon. Det er kontraktsforvaltar si oppgåve å sikre at denne forståinga er godt etablert.

Der ein rammeavtale har lege til grunn for avtaleforholdet, er det naturleg å ha ein lang avviklingsperiode av avtaleforholdet. Ein rammeavtale vil stort sett ikkje være lengre enn 4 år, og det vil ikkje lenger vere mogleg å bestille på avtalen. Det kan imidlertid vere bestillingar som er foretatt innenfor dei 4 åra som framleis ikkje er sluttført.  

I løpet av det siste avtaleåret vil verksemda som regel gjennomføre ei ny konkurranseutsetting, der utfallet av konkurransen vil vere kjend i god tid før avtalens utløpsdato. 

I einskildanskaffingar og investeringsanskaffingar vil ofte avslutting av kontraktsforholdet vere knytt til godkjenning av leveransen. Godkjenning vil typisk vere knytt til mengd, funksjonalitet, kvalitet, spesifisert resultat osv.

I investeringsanskaffingar vil det ofte vere ein avviklingsfase som omhandlar utfasing og kassasjon. Staten har eit eige regelverk knytt til desse forholda som du finn meir informasjon om i verktøykassa.

Avslutningsvis bør det gjennomførast ein felles gjennomgang med leverandøren i samband med kontraktsavslutting for gjensidig erfaringsutveksling. Dette vil kunne gi viktige bidrag til å betre framtidige leveransar og leverandørforhold.

Utgangspunktet er at avtaler er bindande etter sitt innhold. Det betyr at avtaleforpliktinga skal haldast av begge parter.

Hvis det står i avtalen korleis den kan seies opp eller opphøyre, så er dette måten å avslutte avtalen på. Kontrakta vil som regel innehalde dei vilkår som skal vere oppfylt for å kunne seie opp avtalen og kva frist som skal gjelde før oppseiinga blir verksam. 

Forpliktingar i oppseiingstida

Partenes forplikting varer imidlertid i oppseiingstida. Nokre kontraktsforpliktingae kan også vere gjeldande utover avtaleperioden, som for eksempel taushetsplikt, garantitid mm.

Ei oppseiing får verknad for framtida. Dei ytingar som er levert, vil ikkje bli påvirka av oppseiinga og heller ikkje dei ytingane som blir levert i oppsigingstida. Oppdragsgivar og leverandør er framleis bunden av kontrakten med alle tilhørande forpliktingar i oppseiingstida.

Der kontrakten ikkje inneheld ein klausul om oppseiing

Dersom kontrakten ikkje inneheld nokon klausul om oppseiing, må det foretakast ei konkret tolkning av avtalen. Der oppdragsgivar ikkje lenger har bruk for dei ytingane kontrakten regulerer, for eksempel fordi behovet er bortfalt, vil det kunne bli innfortolka en oppseiingstilgang for oppdragsgivar.

Oppdragsgivar har for eksempel inngått ein avtale om reingjering av kontorlokala, og så flytter dei til andre kontorlokale der utleigar allereie har reingjeringsavtale for alle lokala. Då vil det ikkje lenger vere behov for reingjering av dei opprinnelege lokala, og avtalen kan seies opp. Reingjeringsleverandøren vil ha krav på ei rimelig lang oppseiingstid for å kunne omstille drifta og i tillegg til erstatning for tapt forteneste ved at kontrakten opphøyrer tidlegare enn opprinneleg avtalt.

Der oppdragsgivar ikkje lenger ønsker å vere forplikta etter avtalen fordi han ser at han kan oppnå betre vilkår med ein annan leverandør, er det ikkje ein sakleg grunn for å seie opp avtalen.

Den alminnelege lojalitetsplikt

Den alminnelege lojalitetsplikta i avtaleforhold gjeld, slik at dersom ein avtale seies opp, så må oppseiingsfristen vere såpass lang at den andre parten får tid til å områ seg. Oppseiingstida er meint som ein avviklingsperiode, og leverandøren må få molegheit til for eksempel å avvikle leigeforhold og nedbemanne. Ofte vil også oppdragsgivar bli erstatningsansvarleg for fortenestetapet til leverandørens (den positive kontraktsinteresse).

Hva er heving?

Heving betyr at partenes rett og plikt til å oppfylle kontrakten fell bort, og er den mest alvorlege sanksjonen. For å kunne heve ein kontrakt er det krav om eit alvorleg misleghald (avvik), kalt "vesentleg misleghald", nettopp fordi heving kan få inngripande konsekvenser for den andre parten. Det er ingen oppseiingstid ved heving, i motsetning til ved oppseiing av kontrakten. Vær oppmerksom på at også leverandøren kan ha rett til å heve avtalen, dersom det er oppdragsgivar som er årsak til misleghaldet.

Heving av kontrakt får følger for framtidige leveransar, men kan også kan få følger for yingar som allereie er leverte. Heving etter at ei anskaffing av eit produkt/ein vare er levert, innebærer at oppdragsgivar har rett til å returnere gjenstanden og leverandøren plikter då å tilbakeføre pengane til oppdragsgivar. Dersom det gjeld tenester, så vil hevinga rette seg mot framtidige leveransar. 

Kvifor så strenge vilkår for heving?

Dersom avtalen ikkje er oppfylt etter sitt innhold, og leverandøren har skulda, kan oppdragsgivar ha eit berettiga ønske om å komme seg ut av kontrakten, fordi behovet ikkje blir oppfylt. På den andre sida står hensynet til leverandøren som har innretta seg til kontrakten ved for eksempel å ansette medarbeidarar, investere i utstyr og lokale og rekna med ein viss forteneste. Reglane for heving er eit utslag av desse to kryssande hensyna.

Ikkje eit kva som helst kontraktsbrot gir rett til å heve avtalen – retten til å heve er vilkårsbunden av at det foreligg eit vesentleg misleghald, dvs. eit vesentleg kontraktsbrot. Grunngivinga for dette er at heving er ein alvorleg og inngripande sanksjon overfor leverandøren, og derfor bør bli reservert dei tilfella der oppdragsgivar har rimeleg grunn til å seie seg løs frå avtalen, m.a.o. der kontraktsbrotet er vesentleg.

Når kan du heve en kontrakt?

Foreligg det eit kontraktsbrot?
Først må du ta stilling til om det foreligg eit kontraktsbrot, og det kjem som utgangspunkt an på en tolkning av avtalen. Objektive avvik frå det avtalte utgjer som regel kontraktsbrot. 

Er det eit vesentleg konktraktsbrot?
Når det er konstatert at det foreligg eit eller fleire kontraktsbrot, er det neste spørsmålet om dette er «vesentleg».  Ved vurderinga om kontraktsbrotet er vesentleg, er det angitt visse retningslinjer gjennom rettspraksis og juridisk teori. Momenter er:

• kor stort er avviket frå kontraktsmessig oppfylling
• fleire mindre avvik kan bli eit vesentleg avvik
• kva verknad heving har for oppdragsgivar og kva slags konsekvenser heving vil få for leverandøren
• om andre sanksjonar kunne ha rettet opp i kontraktsforholdet. Eksempler på alternative sanksjonar er prisavslag, retting, omlevering og erstatning

Kva gjer du hvis du vil heve ein kontrakt?

Det er avtaleeigar som er den som formelt sett skal heve ein kontrakt. Du har ei god sak dersom du har sørga for å dokumentere avvik og dei tilbakemeldinger som er gjort fortløpande under kontraktsoppfølginga med leverandøren.