Avklare behov og forberede konkurransen

Tildelingskriterier kan brukes som et kvalitativt kriterium som «kvalitet» eller som et kvantitativt kriterium (et økonomisk kriterium) som ledd i evaluering av «totalkostnaden» eller anskaffelseskostnaden eller en kombinasjon av kvalitative og kvantitative kriterier.

Tildelingskriteriene skal være tydelig på hva som bidrar til bedre måloppnåelse for din virksomhet. Tildelingskriteriene sender et tydelig signal til leverandørene om hva dere vil vektlegge ved ved evalueringen av tilbudene.

• Der dere kun bruker "den laveste prisen" som tildelingskriterium, vet leverandørene at dere kun legger vekt på anskaffelsesprisen. Det er tilstrekkelig å oppfylle kravene i kravspesifikasjonen og det er ikke noe poeng å tilby en løsning som er kvalitetsmessig bedre, da oppfyllelse spesifikasjonen er "god nok kvalitet". 
• Der du imidlertid bruker også andra tildelingskriterier som "laveste kostnaden". Dette tildelingskriteriumet innholder både anskaffelsesprisen og kostnadene i til bruk, forvaltnings og vedlikehold (livssykluskostnader). Da vet leverandøren at du som oppdragsgiver er mer opptatt av totalkostnadene til anskaffelsen og leverandøren kan tilby en løsning som er billigere over levetiden selv om den er noe dyrere i anskaffelse. 
• Der dere også legger vekt på kvalitative kriterier, som for eksempel brukervennlighet, løsningsforslag, lay-out, behovstilfredsstillelse, miljø- og samfunnshensyn, så vet leverandøren at at disse kriteriene bidrar til bedre måloppnåelse for dere. Leverandøren vil da tilby den løsningen som best ivaretar formålet med anskaffelsen og disse kvalitative kriteriene. Der markedet i dag ikke kan tilby løsninger som tilfredsstiller behovet og dere ønsker at de utvikler og tilbyr nye løsningsalternativer (innovative løsningsforslag), er det vesentlig å legge vekt på kvalitative kriterier.

Du kan også bruke tildelingskriterier som innholder både kvalitative kriterier og laveste pris eller laveste kostnad.

• Kriteriene skal reflektere de behovene og/eller målsetningene du har for anskaffelsen.
• Kriteriene må inneholde alle de elementene du vil vektlegge når du skal evaluere tilbud. Det er bare tillatt å vektlegge det som fremgår av tildelingskriteriene dine.
• For å fremme utvikling av nye løsninger er det lite formålstjenlig å tildele kontrakt bare på "laveste pris". Nyskaping er ofte forbundet med en viss grad risiko/usikkerhet både hos leverandøren og oppdragsgiver. For leverandøren kan det bety økte kostnader.
• Kriteriet må ha tilknytning til denne anskaffelsen.
• Tildelingskriteriet ikke skal formuleres som et krav (”tilbudt personell skal ha relevant erfaring”), men som en størrelse som kan graderes (”tilbudt personells relevante erfaring vil tillegges vekt”).
• Formuler kriteriet så konkret og presist at leverandørene kan forstå det på tilnærmet samme måte. Hvis du tror det blir vanskelig å dokumentere kriteriet, bør du vurdere om det er godt nok formulert.
• Formuler kriteriene slik at det er tydelig for leverandøren hva som skal bli vektlagt og hva de konkurrerer på.
• Unngå kriterier som er for generelle eller for vage, f.eks. «miljø», "god kvalitet" eller «helhetsinntrykk». Slike kriterier vil fort være ulovlige tildelingskriterier, da det er lite forutberegnelig for leverandørene hva dere legger i begrepene.

Pris er en konkret måleenhet, og i utgangspunktet ikke komplisert å bruke som tildelingskriterium. Men det er viktig at du summerer opp alle priser og kostnader til én økonomisk størrelse.

Utfordringene oppstår ofte hvis du ønsker å få beskrevet ulike priselementer knyttet til de ulike elementene som skal leveres, for eksempel stykpriser og totalpriser, beregning av fremtidige kostnader (feks ved prisreguleringsklausuler), pris for opsjoner osv. Det kan fort bli en utfordring å finne fram til tall som lar seg sammenligne og måles. Velg derfor bevisst det prisformatet du ønsker at leverandørene skal bruke.

Dersom man har ulike priselementer, som noe fastpris, noe timepris mv, så kan dette evalueres ved at man lager et realistisk scenario for uttak av disse priselementene for en relevant tidsperiode. Prisene legges inn i dette scenariet slik at du får en sum per tilbyder som så sammenlignes.

Ikke spør om annen informasjon knyttet til priselementer enn det som skal være del av tildelingskriteriet du skal evaluere.

Ved bruk av tildelingskriteriet «laveste kostnad» legger du vekt på hva ytelsen koster gjennom hele levetiden. Du tar ikke hensyn til kun anskaffelsesprisen, men legger også vekt på hva det koster å eie, leie, bruke, vedlikeholde og kassere/avhende ytelsen når du evaluerer tilbudene.

Du kan ivareta Livssykluskostnader som et kvalitativt kriterium som «kvalitet» eller som et kvantitativt kriterium (et økonomisk kriterium) som ledd i evaluering av «totalkostnaden».

Vær tydelig på hvordan kostnadene skal beregnes slik at leverandørene kan forstå hva du legger til grunn og hva som er viktig for deg. Det gjør at de lettere kan tilby sine mest kosteffektive løsninger. Der du for eksempel ønsker å legge vekt på drivstoffkostnader, bør du angi hvor mange timer du legger til grunn (den faste variabelen) og leverandøren skal da i sitt tilbud angi pris på drivstoff pr time.

Du bør utarbeide en LCC-modell tilpasset det du skal kjøpe og som leverandørene kan fylle ut som del av tilbudet.  Dette synliggjør hva du legger til grunn i konkurransen, vil gjøre det enklere for tilbyderne å legge inn informasjonen og enklere for deg å sammenligne budene.

De kostnadselementer som ikke vil variere fra tilbud til tilbud, bør du selv legge inn, for eksempel strømpris. Der du ønsker å vektlegge for eksempel energibruk, angir du hvilken strømpris som legges til grunn, mens leverandøren skal angi hvor mye strøm ytelsen bruker.

For kjøp over EØS-terskelverdi er det gitt retningslinjer for hvordan du skal beregne kostnadsberegne miljøbelastninger, jf. FOA § 18-2. Her heter det at miljøkostnadene skal kunne tallfestes ved hjelp av en objektiv og ikke-diskriminerende metode som er utarbeidet og gjort kjent på forhånd. Denne metodikk kan også anvendes under EØS terskelverdiene.

Noen råd når du skal beregne livssykluskostnader som et økonomisk kriterium:

• Undersøk om det finnes beregningsverktøy for det du skal anskaffe
• Ta kun med de omkostningene som varierer mellom løsningene
• Fastsett selv prisen på kostnader for generiske ytelser som energi, da det vil være forbruket av leverandørens tilbudte ytelse som viser differansene i tilbudene
• Gjør det enkelt
• Vær tydelig
• Bruk antagelser når det ikke finnes standarder og ha dialog med leverandørene om hvilke antagelser som er de riktige
• Bruk standarder og alminnelige metoder for å beregne kostnadene
• Gi leverandørene tilstrekkelig tid til å forberede og fylle ut informasjonen

Livssykluskostander (LCC) kan betraktes kvantitativt som en del av det økonomiske kriteriet når laveste kostnad brukes som tildelingskriterium.

For å kunne vurdere LCC som kriterium, må alle elementer som skal inngå som del av livsykluskostnadene kunne angis som en kostnad i kroner.  

I konkurransegrunnlaget bør det følge med en tabell eller et regneark som inneholder de ulike kostnadselementene som skal inngå i LCC-beregningen. Slik blir det forutberegnelig for tilbyderne hva oppdragsgiver legger vekt på. Det er viktig at tilbyderne bruker de verdiene som oppdragsgiver har angitt i tabellen slik at det er mulig å sammenligne flere tilbud.

Når du bruker en LCC-tabell i form av et Excel-verktøy eller lignende, vil et slikt verktøy automatisk kunne regne ut LCC-prisen for produktet ut fra tilbydernes inntastede opplysninger. Er det kommet inn flere tilbud, kan opplysningene samles i ett verktøy slik at de ulike tilbudene kan sammenlignes visuelt ved bruk av f.eks. grafer.

Det tilbudet som ifølge LCC-verktøyet samlet sett har den laveste livsykluskostnaden vinner konkurransen (dersom «laveste kostnad» er det eneste tildelingskriteriet).

• Verktøy for å beregne livssykluskostnader

Det vanlige er at du må legge en levetid til grunn i en livssykluskostnadsberegning og det vil som regel være antall år du har bruk for ytelsen.

Hvor lang periode du legger til grunn vil variere, for bygg er det vanlig med 30 til 40 år og ofte vil det variere om det er funksjonelle eller tekniske spesifikasjoner. For enklere anskaffelser som pcer eller biler vil levetiden være kortere.

Avhengig om du forventer å eie produktet gjennom hele produktets levetid eller selge det videre vil det påløpe en avhendingskostnad eller det vil være en restverdi. Hva du setter som levetid i LCC-analysen er derfor relevant for å avgjøre om denne utgiftsposten blir negativ eller positiv.

Når du skal beregne kostnader som relaterer seg til forskjellige fremtidige tidspunkter, brukes ofte nåverdiberegninger. Ved nårverdiberegning omregnes fremtidige kostnader til dagens kroneverdi.

Beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet

Dersom kvalitative forhold ved det du anskaffer vil bidra til bedre behovsdekning og måloppnåelse, kan du bruke kvalitative kriterier dersom de er egnet til å skille tilbudene fra hverandre.

Det kan for eksempel være bedre kvalitet enn det som er stillet som kravspesifikasjon, herunder tekniske-, estetiske og funksjonelle egenskaper, tilgjengelighet, universell utforming og miljømessige, sosiale og innovative egenskaper.

I en evaluering av tilbudene vil det vanlige da være å regne om pris- og kostnadselementene og øvrige kriterier til poeng i en sammenlignbar poengskala som deretter vektes i henhold til oppgitt vekt. Det tilbudet med høyest poengsum vil da være det beste tilbudet.

Når LCC brukes som del av et kvalitetskriterium, kan det være som del av en vurdering av hvor godt et produkt eller tjeneste kan bidra til å begrense oppdragsgivers kostnader. En kvalitativ vurdering vil for eksempel være svært relevant i situasjoner der det ikke er produktet i seg selv som driver de totale kostnadene, men at dette i større grad henger sammen med i hvilken kontekst produktet brukes i.

 Sverige ble kjøleeffekt i datahaller brukt som et kvalitativt tildelingskriterium.

Det ble gitt poeng ut fra hvor mye merverdi kjølingen ville gi. I stedet for å bruke poeng til vurdering av hvilket tilbud som var det beste, ble poengene på merverdiene av kjøling omgjort til en fiktiv kroneverdi. Denne kroneverdien utgjorde da merverdien. Mest verdi i poeng ga høyest kroneverdi. Denne kroneverdien ble deretter trukket fra LCC-kostnadene for øvrig slik at merverdien innebar en reduksjon i livsykluskostnaden.

Du må forsikre deg om at du får inn all informasjonen du trenger for å evaluere tildelingskriteriene.

• Still krav til hvordan leverandørene skal beskrive og dokumentere tildelingskriteriene, men ikke be om mer dokumentasjon enn nødvendig.
• Vær bevisst på hvordan du etterspør priser slik at de blir oppgitt i samme format. Legg gjerne ved en prismatrise.

Estetikk og design er kvalitative tildelingskriterium som er spesielt relevante innan bygg- og anlegg, men som også kan vere relevant for andre typar kjøp.

Vurdering av estetikk og design som tildelingskriterium føreset at det ligg føre eit løysingsforslag. Kriteriet er særleg aktuelt å bruke viss oppdraget har eit stort innslag av utvikling og innovasjon. Døme kan vere eit byggeprosjekt, design av ny nettstad, ny kommunikasjonsprofil.

Korleis gjere tildelingskriteriet enklare å evaluere?

For å kunne bruke estetikk og design som tildelingskriterium må oppdraget ha klare rammer og du må føre opp nokre konkrete forhold som leverandøren kjem til å verte evaluert på.

Døme kan vere:

• Fargepalett
• Kva bodskap designet skal sende
• Ønske frå brukarane
• Om bygget estetisk sett skal passe med omkringliggande bygg osv.

Du kan seinare bruke desse forholda til å sette ein skala for bedømming av løysingsforslaga.

I plan- og designkonkurransar kan du også med fordel hente inn fagekspertise for evalueringa. Ofte er det fleire fagfolk eller ein jury som evaluerer løysingsforslaga i slike konkurransar.

Du kan bruke kompetanse hos det personell som skal utføre det oppdrag konkurransen omfatter som et tildelingskriterium.

Om kompetanse

Kompetanse som tildelingskriterium inkluderer:

• Formalkompetanse (utdanning)
• Realkompetanse (referanse, referanseoppdrag)

Hvordan evaluere "kompetanse"?

• Identifiser nøkkelroller hos leverandøren. Ofte er dette prosjektledere eller spesiell ekspertise. Oppgi særskilt hvilken kompetanse du vil vurdere for dem. Premier gjerne deres kompetanse høyere.
• Bestem deg for noen forhold knyttet til kompetanse som du ønsker å evaluere på. Opplys gjerne om dette i konkurransegrunnlaget. Eksempler kan være:
  • Formalkompetanse og oppnådd grad
  • Antall års erfaring (om det er relevant)
  • Antall oppdrag som er relevante for prosjektet (mer om dette nedenfor)
  • Antall oppdrag siste X år
  • Hvis leverandøren skal tilby flere personressurser, bestem deg for hvordan du vil vurdere dem i forhold til hverandre. Noen eksempler under:
    • Skal prosjektleder få dobbelt score ift de andre?
    • Er det noen roller i gruppen der kompetanse er viktigere enn andre? Eksempelvis fageksperter, juridisk kompetanse etc.
  • Bestem deg for et kompetansenivå som gir max score. Dette er særlig aktuelt for formalkompetanse og erfaring.
    • Holder det med bachellor for å få max score eller har du nytte av doktorgrad?
    • Vil erfaring over 20 år gi merverdi, eller er dette max score?
  • Oppdatert kompetanse er også viktig. Gi mulighet for leverandøren å dokumentere realkompetanse og kurs etter utdannelsen. Du kan eventuelt la en viss mengde kurs telle som studieår
  • Legg ved en mal for en CV for å sikre at alle svarer på de forholdene du trenger for å vurdere kompetanse
  • Referanseoppdrag er viktig for å vurdere kompetanse. Bestem deg for følgende og opplys gjerne om det i konkurransegrunnlaget:
    • Hvor mange av de tilbudte konsulentene som vil bli vurdert mht. referanseoppdrag. Kanskje er det viktigst med prosjektleders kompetanse? Eller kun for noen av konsulentene?
    • Hvor mange referanseoppdrag du ønsker informasjon om
    • Hvor langt tilbake i tid ønsker du informasjon om. Vær oppmerksom på at eksempelvis enkelte typer byggeprosjekter ikke forekommer så ofte.
    • Hva slags informasjon du ønsker om referanseoppdragene. Legg gjerne ved en mal for hvordan du ønsker referanseoppdrag dokumentert
    • Hvilken rolle konsulenten må ha hatt i referanseoppdraget for at det skal regnes med. Konsulenten bør ha hatt en relevant rolle for ditt oppdrag, han eller hun bør ha vært med en viss periode etc.
• Vurder om du trenger hjelp til å vurdere faglig kompetanse dersom dette ikke er ditt fagfelt. Det kan uansett være nyttig at flere evaluerer tildelingskriteriet kompetanse

Relevante verktøy

• Mal for CV
• Skjema for vurdering av referanseprosjekter
• Vurdering av kompetanse - konsulent

Kompetanse og erfaring kan brukes både som et kvalifikasjonskrav og som et tildelingskriterium. Som kvalifikasjonskrav vil de ansattes kompetanse og erfaring vurderes i forhold til leverandørens evne til å oppfylle kontrakten.

Det kan derfor være hensiktsmessig å evaluere de tilbudte ressurser erfaring og kompetanse som et tildelingskriterium. Dette er lovlig å gjøre under forutsetning av at den tilbudte kompetanse og erfaring har betydning for kvaliteten på det som skal utføres, dvs at det er egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Kompetanse som tildelingskriterium skal vurderes i forhold til det som skal leveres (kontraktsgjenstanden).

Du må du være tydelig på at det er to forskjellige vurderinger i anskaffelsesdokumentene, da det ikke er lovlig å vektlegge samme forhold to ganger i en konkurranse. Selve dokumentasjonen, for eksempel en CV – kan imidlertid brukes som dokumentasjon på oppfyllelse på både kvalifikasjonskravet og tildelingskriteriumet.

En huskeregel er at du bruker kompetanse som kvalifikasjonskrav for å vurdere om en leverandør kan levere, og som tildelingskriterium for å vurdere hvor godt en leverandør kan levere.

Ved f.eks. kjøp av konsulenttjenester vil du i kvalifikasjonskravet vurdere firmaet som helhet bl.a. gjennom de ansattes kompetanse. I tildelingskriteriet vurderer du firmaets enkeltpersoner/den tilbudte konsulenten og evnen til å levere iht det konkrete oppdraget (kontrakten). En forutsetning for å bruke kompetanse som tildelingskriterium er at de ansattes kvalifikasjoner og erfaring kan heve nivået på gjennomføringen av kontrakten betydelig. Dette vil være tilfelle i de fleste tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter siden den tilbudte bemanningens kompetanse og erfaringer i disse kontraktene vil være av vesentlig betydning for kontraktens gjennomføring og kan da brukes som tildelingskiterium.

Både ved bruk av kompetanse som kvalifikasjonskrav og som tildelingskriterium kan du bruke CV som dokumentasjon, men du vurderer forskjellige forhold i CV'en.

Bruk leveransetid som tildelingskriterium når leveransetidspunktet er økonomisk eller ressursmessig viktig for deg som oppdragsgivar.

Krav til leveransetid er eitt av dei tildelingskriteria du kan bruke for å identifisere det tilbodet som gir det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet.

Bruk av leveransetid føreset at oppdraget har tydelege kvalitetskrav og at akseptansekriterium til leveransen er beskriven i kravspesifikasjonen.

Før alltid opp ein siste ferdigstillingsdato, og be leverandørane om å konkurrere på å levere tidlegare.

Hugs at tidsaspektet skal vere reelt viktig for det som skal leverast. Det skal ikkje brukast som eit kriterium berre for å evaluere og skilje tilboda frå kvarandre.

Korleis evaluerer eg leveransetid?

• Gjennomfør ei risikovurdering på førehand og sjå på kva arbeidsoppgåver som kan påverke leveransetidspunktet. Dette gjer du for å kunne sjå om leverandøren fokuserer på dei antatt viktigaste områda, og for å vurdere om tidsanslaget er realistisk.
• Be leverandøren spesifisere kva arbeidsoppgåver ho har effektivisert for å forkorte leveransetida, og kva tiltak ho vil iverksette.
• Eit slikt tildelingskriterium føreset at oppdraget har tydelege kvalitetskrav og akseptansekriterium til leveransen beskriven i kravspesifikasjonen.
• Du kan eventuelt velje å gi leverandøren ein bonus viss ho held lova leveransedato. I motsett fall må ei for sein levering få store konsekvensar

Tildelingskriteriet løysingsforslag eller oppdragsforståing kan du bruke når du vil at leverandøren skal konkurrere på kven som er best på løysing av oppgåva.

Hugs at leverandørar bruker mykje tid på å svare på slike tilbod, så ikkje gjer det for omfattande. Leverandørane skal ikkje løyse heile oppdraget ved innlevering av tilbod. Prioriter dei viktigaste områda og ikkje legg opp til at leverandørane skal skrive mange sider med tekst. Legg heller mykje arbeid i å beskrive dei behova leveransen skal fylle.

Korleis gjere tildelingskriteriet enklare å evaluere?

Ved utforming av konkurransegrunnlaget bør ein ha fokus på følgande:

• Del opp i fleire underpunkt. Til dømes: 
  • Beskriving av løysinga, eventuelt med svar på konkrete problemstillingar
  • Organisering, planlegging og gjennomføring av oppdraget
  • Leveransetidspunkt kan vere eit eige punkt, sjå under
  • Estetikk kan også vere eit eige punkt, sjå under
  • Miljø kan vere ein del av løysingsforslag, men i denne rettleiinga har vi valt å behandle dette for seg sjølv
• Sett klare rammar for omfanget av oppdraget, slik at det vert mogleg å samanlikne løysingsbeskrivinga i tilboda. Døme på rammar kan vere krav til romfordeling i et byggeprosjekt.
• Du kan be leverandøren svare på konkrete problemstillingar knytt til løysing av oppgåva. Til dømes korleis dei vil få med seg brukarane i prosessen eller korleis dei vil løyse spesifiserte tekniske utfordringar.
• Sett avgrensingar for beskrivinga av løysinga. Dette kan gjerast ved å:
  • Avgrense tal på sider i svaret. Til dømes slik «svaret skal vere på max X A4-sider»
  • Gi nokre problemstillingar leverandøren skal svare på. Nedanfor følger nokre døme:
    • Beskriv korleis de vil sikre at brukarane oppfattar saksbehandlingssystemet som brukarvennleg?
    • Kva tiltak vil de sette i verk for å sikre ein god byggeperiode, gitt at skulen skal vere i drift i byggefasen og byggetomta er trong?
• For å vurdere kor effektivt dei har tenkt å løyse oppgåva kan du be om timeforbruk til ulike deler av oppdraget. Det kan vere smart å be om meir enn ein tidsplan, men gi en mal for tidsplanen eller beskrive kva deler av oppdraget den skal beskrive slik at du får svar på det som trengst for å samanlikne tidsplanane i evalueringa.

Beskriving av korleis verksemda er organisert og organisasjonskartet gir eit inntrykk av korleis leverandøren vil manne prosjektet og korleis sjølve leveransen vert gjennomført. Med tilhøyrande CV’ar vil du enklare sjå korleis dei enkelte ressursar vil kunne bidra til eit godt resultat.

Bruk miljøkrav som tildelingskriterium når miljøhensyn er vesentlig for anskaffelsen.

Krav som berører miljømessige sider ved leveransen er ett av de kvalitative tildelingskriteriene du kan bruke for å identifisere det tilbudet som er det økonomisk mest fordelaktige tilbudet.

Bruk miljøkrav som tildelingskriterium når du har en klart definert miljøambisjon i behovsvurderingen for anskaffelsen, eller du har føringer som gjør at miljø må løftes til et tildelingskriterium.

Hvordan evaluerer jeg miljøkrav

• Definer tydelig hvilke miljøegenskaper du vil at leverandørene skal konkurrere på. Unngå generiske ord som «miljøvennlig» eller «bærekraftig».
• Eksempler kan være:
  • Lavt drivstofforbruk målt i l/mil
  • Lavt energiforbruk målt i kWh/m2
  • Fravær av farlige stoffer på Kandidatlisten
  • Levetid i år
  • Andel resirkulert materiale
  • Emballasjemengde i gram per produkt og så videre.

Vekting av miljøkriterier

Der du bruker miljø som tildelingskriterium bør du som hovedregel vekte det med minimum 30 prosent.  Ved å vekte miljø med minimum 30% sender du et tydelig signal om at miljø er viktig. Det er ingen ting i veien for å vektlegge miljø sterkere der det bidrar til bedre behovsoppfyllelse og det er markedsmessig grunnlag for det.

Det er også viktig å tenke gjennom hvordan du skal skille tilbudene fra hverandre ihht til et tildelingskriterium. Hva skal til for å få maks score på et miljø-tildelingskriterium, og hva skal til for å få en lav score?