Utarbeide konkurransegrunnlag og kontrakt ved innovasjonspartnerskap

Konkurransegrunnlaget skal inneholde

• beskrivelse av behovet for den innovative varen eller tjenesten, ikke en detaljert kravspesifikasjon
• begrunnelse for hvorfor det er behov for å få utviklet nye løsninger, bør være med
• betingelser for kjøp av endelig løsning, inkludert opplysninger om hvilke ordninger som gjelder for de immaterielle rettighetene
• prekvalifisering hvor det stilles krav til leverandørens erfaring og kompetanse fra utvikling og implementering av innovative løsninger

Punktene over kommer i tillegg kommer øvrige krav etter anskaffelsesregelverket. Ved bruk av prosedyren må du følge reglene i anskaffelsesforskriftens del III - For anskaffelser over EØS-terskelverdi.

Se DFØs mal for konkurransegrunnlag og standardkontrakt for innovasjonspartnerskap som inneholder et forslag til hvordan kravene i regelverket kan ivaretas:

Beregne kontraktsverdien

I beregningen av anskaffelsens verdi, skal du ta høyde for:

• Maksimal verdi av forsknings- og utviklingsaktivitetene i løpet av partnerskapet
• Beregnet verdi av det etterfølgende kjøpet av den utviklede løsningen/løsningene

Forskriften stiller krav om at verdien av varene, eller tjenestene som anskaffes, må stå i forhold til investeringene som er nødvendige for å utvikle dem.

Mulige tilbydere bør informeres om anskaffelsens maksimale verdi, slik at de kan vurdere hvor interessant konkurransen er for dem, og om de har forutsetninger for å levere en utviklet løsning basert på leveransens omfang.

Maksimumskostnad

I et innovasjonspartnerskap kan du bare utløse kjøpsopsjonen når utviklet løsning oppfyller de avtalte ytelsesmålene og ikke overstiger maksimumskostnadene. Maksimumskostnad er en ytre økonomisk ramme for kjøp av endelig løsning, som må kontraktsfestes. Maksimumskostnad omfatter ikke selve utviklingskostnadene.

Maksimumskostnadene kan defineres av oppdragsgiver på forhånd i konkurransegrunnlaget. En annen mulighet er å be leverandørene om å angi nivå på maksimumskostnad i sitt tilbud og inkludere dette som en del av forhandlingene.

Endelig pris på utviklet løsning (for eksempel driftskostnad, vedlikeholdskostnad etc.) kan avtales etter utviklingsløpet innenfor de avtalte maksimumskostnadene.

Kvalifikasjonskrav

Innovasjonspartnerskap har krav om prekvalifisering. Kun leverandører som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, kan sende inn tilbud i konkurransen. 

Konkurransegrunnlaget skal inneholde krav til leverandørenes kvalifikasjoner innen forskning og/eller utvikling, og implementering av innovative løsninger. Det kan blant annet stilles krav til erfaring, kapasitet eller kompetanse innen forsking og utvikling. Referanseoppdrag eller personell som leverandøren disponerer, kan oppfylle dette kvalifikasjonskravet. 

Eksempler på kvalifikasjonskrav forskning, utvikling og implementering av innovative løsninger - Sykehuset Østfold

Krav

Dokumentasjonskrav

Leverandøren skal ha kvalifikasjoner innen forskning og utvikling av løsninger som er relevant i lys av Oppdragsgivers behovsbeskrivelse, inkludert implementering av innovative løsninger.

Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag (referanseprosjekt). Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen.   Dokumentasjonen skal: - Beskrive hva som ble utviklet - Beskrive utviklingsprosessenes omfang og kompleksitet - Beskrive hvilke dokumenterbare resultater utviklingene har frembragt eller forventes å frembringe - Beskrive hvorvidt løsningene er implementert (fremdeles i pilotstadiet eller markedsført, solgt og tatt i bruk?) - Beskrive prosjektenes organisering, herunder leverandørens og eventuelt andre prosjektdeltakeres konkrete roller og ansvar i prosjektet - Beskrive prosjektets utfordringer og risiko (både økonomisk, og med hensyn til måloppnåelse) og risikobegrensende tiltak - Beskrive interessentmiljøet for referanseprosjektet, herunder kunder, samarbeidspartnere og andre   Dersom leverandøren dokumenterer erfaring ved å vise til personell leverandøren råder over, skal det skriftlig dokumenteres at leverandøren disponerer aktuelt personell, for eksempel gjennom en samarbeidsavtale eller en forpliktelseserklæring.   Hvis det benyttes underleverandører, skal det også leveres dokumentasjon på at underleverandør er registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert (ref. punkt 5.1).   Underleverandør skal også fremlegge skatteattester på linje med hovedleverandøren, og det skal legges frem utfylt og signert forpliktelseserklæring fra underleverandør.

Utvelgelseskriterier

Hvis det er flere leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene enn du ønsker å ha med videre i konkurransen, må du bruke utvelgelseskriterier for å skille ut de mest kvalifiserte leverandørene. 

Slike utvelgelseskriterier kan for eksempel være vekting av de mest relevante referanseprosjektene eller erfaring. Det er ingen øvre grense for hvor mange som kan prekvalifiseres, men det må minimum velges ut tre kvalifiserte leverandører for å sikre tilstrekkelig konkurranse.

Eksempel på utvelgelseskriterier

Dersom det melder seg flere enn 15 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier:

1. Referanseoppdragenes relevans i lys av oppdragsgivers behovsbeskrivelse, vektes 50 %.
2. Leverandørens gjennomføring av referanseoppdragene, både når det gjelder prosess og endelig resultat, herunder håndtering av oppdragets utfordringer, risikohåndtering m.m., vektes 30 %.
3. Oppdragenes kompleksitet (herunder det tekniske, selve prosessen m.m.), vektes 20 %.

Oppdragsgiver benytter en modell for utvelgelse av prekvalifiserte tilbydere der det gis en poengscore for hvert av kriteriene i punktene a.-c. over. Det benyttes en skala fra 0-10 hvor 10 poeng er best. Den gitte poengscoren til hvert kriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt.

De vektede poengscorene summeres og de inntil 15 tilbydere med høyeste totale poengscore vil bli prekvalifisert i konkurransen.

Eksempel på utvelgelse i Bergen kommunes innovasjonspartnerskap

Bergen kommune har kunngjort innovasjonspartnerskapet 1000 bygg – 10 000 muligheter for å få utviklet løsninger som skal bidra til mer effektiv forvaltning av kommunale bygg. De var stor interesse rundt prosjektet. For å redusere antall tilbydere, fastsatte Bergen kommune kriterier som ivaretar best mulig konkurransedynamikk i den videre konkurransen på følgende måte:

"Oppdragsgiver ønsker å kvalifisere både etablerte selskap med mye relevant erfaring, men ser også behov for å åpne konkurransen for mindre erfarne og nyetablerte tilbydere, for eksempel innen gründermiljøene. Dersom det melder seg flere enn 10 (ti) leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgivere reservere minst 2 (to) og maksimalt 4 (fire) plasser i konkurransen til mindre erfarne og nyetablerte selskap, forutsatt at det melder seg minst to slike selskap."

Illustrasjon: Kjersti H. Eiken

Tildelingskriterier

Når du skal velge partnere som skal delta i innovasjonspartnerskapet, kan du bare velge tilbud på grunnlag av «beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet».

Hvis det er det satt en fastpris for gjennomføring av partnerskapet, så er det bare mulig å velge tilbud på bakgrunn av tilbudt kvalitet. Begrunnelsen blir da at forholdet pris er satt som en fast størrelse.

Husk å:

•   bruke tildelingskriterier som har tydelige koblinger til behovsbeskrivelsen. Tildelingskriteriene kan for eksempel være koblet til behovsmatrisen i behovsbeskrivelsen.

•   ikke inkludere kjøpspris på utviklet løsning som en del av priskriteriet. Priskriteriet bør kun omhandle utviklingsprisen (les mer under «Pris som tildelingskriterium»)

Eksempler på tildelingskriterier - Sykehuset Østfold Sikker prøvetakning i hjemmet

Tildelingskriterier	Dokumentasjonskrav	Vekting
Kostnad Under dette kriteriet vurderes: tilbudt pris	Leverandøren skal oppgi priser på utvikling av løsningen (bruk bilag 7). Kostnader knyttet til eventuelle forbehold skal oppgis.	10 %
Kvalitet - Innovasjonsideen og løsningens effekt Under dette kriteriet vurderes: 1. I hvilken grad den tilbudte løsningsideen dekker det behov som er beskrevet i konkurransegrunnlaget, herunder a) Trygghet for pasient og helsepersonell b) Pasientens mestring og egenaktivitet c) Brukervennlighet og individuell tilpasning d) Kommunikasjon og dialog mellom pasient og helsetjenesten e) Samhandling mellom aktørene f) Bruk av digitale og virtuelle helsetjenester g) Mulighet for videreutvikling av løsning (Vektes 60-70 %)   2. Grad av innovasjon (Vektes 20-30 %)   3. Samfunnseffekt (Vektes 10-20 %)	1. Leverandørene skal i bilag 2 beskrive hvordan og i hvilken grad løsningen/ideen vil dekke behovet slik det er beskrevet i partnerskapsavtalens bilag 1 vedlegg A.   a) Beskriv hvordan løsningen/ideen kan bidra til at pasienten føler seg ivaretatt, fulgt med på og har tillit til at løsningen/tjenesten fungerer. Beskriv også hvordan helsepersonell kan være sikre på at systemet ivaretar pasienten hjemme, er sikkert å bruke og gir tilbakemeldinger ved feil eller måleresultater som er over/under grenseverdiene. b) Beskriv løsningen/ideens mulighet for å gi pasienten tilpasset veiledning, kontroll, økt kunnskap og beslutningstøtte for tilpasset livsførsel og gode valg. c) Beskriv løsningens brukervennlighet og hvordan den ivaretar forskjellig funksjonsnivå og digital kunnskap, samt hvilke muligheter den har for differensiering/individuell tilpasning både for pasienter/pasientgrupper og medarbeidere i spesialist- og primærhelsetjenesten. d) Beskriv løsningen/ideens mulighet for kommunikasjon og dialog mellom pasient og helsepersonell  e) Beskriv hvordan ideen/løsningen bidrar til at pasienten kan dele informasjonen/måleresultatene med helsetjenester, pårørende eller andre for tilgjengeliggjøring av sentral informasjon om pasientens tilstand. f) Beskriv løsningen/idéens mulighet for å tilby ulike eksisterende og fremtidige digitale helsetjenester som en del av eksisterende pasientforløp som erstatning eller i tillegg til oppmøtebasert pleie/ behandling. Beskriv også løsningens/idéens mulighet for å effektivisere, forbedre og forenkle pasienters og klinikers gjennomføring av oppgaver og pleie/behandling i pasientforløpet. g) Beskriv utviklingsmulighetene både for leverandøren selv og eventuelt andre aktuelle aktører. I hvilken grad kan løsningen videreutvikles til å gjelde nye brukergrupper eller andre tjenester?   2. Leverandøren skal beskrive grad av innovasjon i tilbudt løsningsidé. Innovasjonsgraden må beskrives på en måte som får frem forskjellen mellom dagens situasjon og den foreslåtte løsning, og fremhever hva som er den innovative delen av løsningen.   3. Leverandøren skal beskrive forventet samfunnseffekt ved innføring av løsningen/tjenesten.	60 %
Utviklingsløp/ gjennomføringsevne Herunder vektlegges både kapasitet, prosjektorganisasjonen og prosjektbeskrivelsen for gjennomføring av selve oppdraget	Leverandøren skal beskrive hvordan løsningen/tjenesten vil bli utviklet slik at det er størst mulig sannsynlighet for at prosessen vil frembringe en implementerbar, helhetlig og nyttig løsning.    - Overordnet prosjekt- og milepælsplan for gjennomføring av innovasjonspartnerskapet med beskrivelse av de ulike fasene og delmål fra start til ferdig utviklet løsning (bruk bilag 4) - Beskriv prosjektorganisasjonen. Beskriv hva leverandøren forventer av involvering av partnerskapets medlemmer, både av partner og Oppdragsgiver inkludert testpersoner (fremtidige brukere dvs. pasienter og helsepersonell) som Oppdragsgiver skal stille med under utviklings- og testløpet. Beskriv også partnerens nøkkelpersoner for utførelse av oppdraget (bruk bilag 6). Beskriv forslag til fremtidig driftsmodell (bruk bilag 2) - Beskriv forslag til test og godkjenning av utviklet løsning (bruk bilag 5) - Risikovurdér utvikling av løsningen og driftsfasen, og plan for risikohåndtering (bruk bilag 4)	30 %
Sum		100 %

 

På Leverandørutviklingsprogrammets nettsider kan du finne flere eksempler.

Pris som tildelingskriterium

Det følger også av forskriften at det skal betales vederlag i passende avdrag til valgt leverandør (partneren) underveis i utviklingsløpet.

Vi anbefaler derfor å holde pris på endelig løsning utenfor kriteriene i tilbudsevalueringen, og å bruke pris i utviklingsløpet som grunnlag for evaluering av tildelingskriteriet pris. Endelig pris på utviklet løsning avtales dermed etter at utviklingsløpet er gjennomført.

I et innovasjonspartnerskap kan du kun utløse kjøpsopsjonen når utviklet løsning oppfyller de avtalte ytelsesmålene, og ikke overstiger de avtalte maksimumskostnadene. Maksimumskostnad er en ytre økonomisk ramme for kjøp av endelig løsning som ikke kan overstiges. Endelig pris kan avtales innenfor disse rammene, og kan avtales etter utviklingsløpet. En forutsetning for å definere endelig pris og prismodell etter utviklingsløpet, er at leverandørene ikke har konkurrert på endelig pris (dvs. endelig pris har ikke vært et tildelingskriterium) i den opprinnelige konkurransen.

Maksimumskostnadene kan defineres av oppdragsgiver før kunngjøring av innovasjonspartnerskapet, eller etterspørres som del av tilbudet. Det trenger imidlertid ikke vurderes som del av tildelingskriteriet pris i evalueringen. På utlysningstidspunktet kan det ofte være utfordrende for både oppdragsgiver og leverandør å ha et detaljert bilde av pris på endelig løsning og prismekanismer. Benyttes pris på endelig løsning som del av vurderingsgrunnlaget for tildelingskriteriet pris, vil du være låst til dette. Dette kan hindre ønsket fleksibilitet og billigere løsninger.

I innovasjonspartnerskap følger det av forskriften av du kun kan velge tilbud på bakgrunn av «beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet». Er det satt en fastpris for gjennomføring av partnerskapet finnes det imidlertid en mulighet for å velge tilbud kun på bakgrunn av tilbudt kvalitet. Begrunnelse blir da at forholdet pris er satt som en fast størrelse.

Kontraktsvilkår

Du må opplyse om de kontraktsvilkårene som gjelder for innovasjonspartnerskapet (inklusive immaterielle rettigheter). Kontrakten skal blant annet regulere innovasjonspartnerskapets struktur og kontraksvilkår for kjøp av endelig løsning.

Innovasjonspartnerskapets struktur

Innovasjonspartnerskapet skal struktureres i faser med fastsatte delmål. Det bør være tydelig hva som skal til for å oppfylle delmålene. Regelverket legger opp til at du kan avslutte innovasjonspartnerskapet dersom et delmål ikke er nådd. En forutsetning for å kunne avslutte partnerskapet hvis delmål ikke blir oppfylt er at det er tatt forbehold om dette i kontrakten.

Kontraktsvilkår for kjøp av endelig løsning

Konkurransegrunnlaget må inneholde informasjon om hvilke krav og forutsetninger som skal gjelde for kjøp av endelig løsning. Dette inkluderer kontraktsformater, maksimumskostnader og ytelsesmål. Endelig løsning kan ikke kjøpes hvis de avtalte vilkårene ikke oppfylles.

Selv om rammene for kjøpsopsjonen eller -forpliktelsen inngår som del av innovasjonspartnerskapet, vil det være regulert i egne kontraktsforpliktelser. Endelige forutsetninger og kontraktsbetingelser for kjøpsopsjonen kan avtales når endelig løsning er utviklet, men aktuelle kontraktstandarder må framgå av utlysningen. Dette kan være statens standardavtaler (SSA), en norsk standardkontrakt (NS) eller annet partene enes om.

Maksimumskostnad er en ytre økonomisk ramme for kjøp av endelig løsning som ikke kan overstiges. Endelig pris på utviklet løsning kan avtales etter at utviklingsløpet er gjennomført og partene har et tydeligere bilde av kostnadsdrivere i løsningen, så lenge det er innenfor avtalt makspris (og ikke har vært del av tildelingskriteriet pris i konkurransen). 

I et innovasjonspartnerskap kan en oppdragsgiver knytte til seg følgevirksomheter - Andre offentlige oppdragsgivere som er interesserte i å kjøpe den endelige løsningen til de samme betingelsene som hovedoppdragsgiverne. Husk at alle eventuelle følgevirksomheter som ønsker å kunne benytte seg av kjøpsopsjon for endelig løsning må være identifisert i kunngjøringen, og makspris omfatter både hovedoppdragsgiver og følgevirksomheter.

I bilag 11 i DFØs avtale om innovasjonspartnerskap kan du liste opp kontraktstandarder som kan være aktuelle for å regulere det etterfølgende kjøpet. Med utgangspunkt i oppgitte kontraktsstandarder detaljerer partene kjøpsavtalen for den endelige løsningen etter at utviklingsløpet er ferdig.

Håndtere immaterielle rettigheter i kontrakt

Kontrakten må inneholde informasjon om hvilke regler som gjelder for immaterielle rettigheter. Dette er viktig for at leverandørene skal vite hvorvidt de kan utnytte den innovative løsningen i andre sammenhenger. Prisen blir vanligvis høyere dersom oppdragsgiveren ønsker å ha de immaterielle rettighetene selv. Dette må veies opp mot leverandørbindingen som kan oppstå hvis det er leverandøren som har rettighetene.

I DFØs standardavtale om innovasjonspartnerskap er det lagt opp til at leverandør beholder de immaterielle rettighetene til den utviklede løsningen slik at de kan tilby disse til andre oppdragsgivere, mens oppdragsgiver selv beholder en utvidet disposisjonsrett. Dette kan være nyttig i tilfeller hvor oppdragsgiver og leverandør ikke kommer til enighet om for eksempel nivå på driftskostnader. Oppdragsgiver kan da forsøke å få lavere pris på drift av løsningen hos andre tilbydere i markedet.

Standardavtalen plasserer de materielle og immaterielle rettighetene hos leverandøren. Dette legger til rette for at leverandørene kommersialiserer videre de løsningene som er utviklet. Leverandørene får en såkalt utvidet disposisjonsrett. Den utvidete disposisjonsretten er en utvidet bruksrett, og altså ikke en økonomisk rettighet.

Den utvidete disposisjonsretten er tidsubegrenset og vederlagsfri og gjelder kun det som blir utviklet for oppdragsgiver i prosjektet. Til all standardprogramvare som inngår i løsningen, og som leverandøren har utviklet før partnerskapet, får oppdragsgiver en begrenset disposisjonsrett (enkel bruksrett).

Vi anbefaler å spesifisere disse kontraktsbestemmelsene i samarbeid med eksperter på immaterielle rettigheter.

Maler for gjennomføring av innovasjonspartnerskap

DFØ har utarbeidet maler for utlysning og gjennomføring av et innovasjonspartnerskap som du kan bruke. Dokumentene skal inngå som en del av kunngjøringen.

• Konkurransegrunnlag for innovasjonspartnerskap som fylles ut av oppdragsgiver og beskriver forutsetningene for konkurransen.
• Avtale om innovasjonspartnerskap som regulerer gjennomføringen av partnerskapet. Leverandøren fyller ut vedleggene i kontrakten som en del at sitt tilbud med beskrivelse av løsning. Nærmere om utfylling av malen og bilagene finner du under avtalen.