Bærums nye stolthet har 80 prosent brukte møbler
Et riktig sammensatt team og nok tid var nøkkelen til at Bærums totalrenoverte kommunegård med 1300 ansatte oppnådde 80 prosent brukte møbler – og estetisk merverdi.
Anskaffelsestype: Trinn 2 i dynamisk innkjøpsordning
Verdi: Ca. 6 mill. kr brukte møbler, 1 mill. kr for rehabilitering av møbler.
Tilbydere: Én hver på henholdsvis kjøp av brukte møbler og rehabilitering av møbler
Leverandører: Movement AS og RE:inventar AS
Om anskaffelsen
Bærum kommunegård i Sandvika ble bygget i 1991 som kommunens største administrative arbeidsplass. Kommunen bestemte i 2017 å totalrehabilitere bygget etter de strengeste sertifiseringskravene i BREEAM-NOR («Outstanding»). I tråd med dette, skulle minst mulig av møbler og inventar være nytt.
Det var omkring 7000 møbler i den gamle kommunegården. I det rehabiliterte bygget er 40 prosent av møblene gjenbruk av disse. 40 prosent av møblene er kjøpt brukt (for nærmere 6 mill. kr), og ca. 1 mill. kr er brukt på rehabilitering av møbler. Bare 20 prosent av møblene er nye.
Den rehabiliterte kommunegården åpnet i mars 2023 med plass til 1300 arbeidstakere fordelt på 25 200 kvm kontorarealer og 12 000 kvm publikumsarealer.
Framgangsmåte
Sammen med Asker og Drammen, inngikk Bærum kommune i 2021 en dynamisk innkjøpsordning (DPS) for ombruk av møbler og inventar, der to leverandører kvalifiserte seg. Bærum kommune brukte omtrent 9 måneder i 2021 på å utvikle kontraktsmodellen for ombruk av møbler og inventar til kommunegården.
Kommunegårdprosjektet ble så lyst ut som trinn 2 under DPS-en. Her leverte Movement AS og RE:inventar AS tilbud på henholdsvis brukte møbler og rehabilitering av møbler, og de fikk hver sin avtale.
Fra desember 2021 sendte Movement lister over aktuelle bruktmøbler de hadde identifisert hver 14. dag, basert på oppdragsgivers spesifikasjon om møbelgrupper og ønskede materialer og farger i ulike deler av bygget (se «Moodboard» under Tilhørende dokumenter).
Oppdragsgiver med dyp involvering av interiørarkitekt ga så tilbakemelding på disse listene. Planen var å avslutte disse rundene for bruktmøbler i mai 2022, men det ble forlenget til september. Da måtte man gå videre til å anskaffe nye møbler, slik at bygget ville stå klart til innflytting i mars 2023.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
Det var viktig at ombruk av møbler var tydelig forankret i styringsgruppen for kommunegård-prosjektet, som var eid av kommunedirektøren.
Dedikert og ansvarlig team
Suksessen med ombruk skyldtes også et dedikert og ansvarlig team med leder for hele kommunegårdprosjektet, interiørarkitekt og kommunens anskaffelsesenhet. Leverandørene ga veldig positive tilbakemeldinger om samarbeidet med kommunen.
Omtrent samme prosjektkostnader
Stykkprisen for brukte møbler er lavest, og rehabiliterte møbler er fortsatt billigere enn nye møbler av en viss kvalitet.
I etterkant estimerte kommunen de totale prosjektkostnadene for brukte og rehabiliterte møbler stilt opp mot nye møbler. Den var fortsatt like høy eller litt høyere enn for nye møbler, på grunn av større kostnader til kartlegging og logistikk.
Bidro til at leverandørene nå kan tilby pakkeløsninger
Ingen leverandører av brukte møbler eller rehabilitering hadde noensinne gjort noe så stort som dette. Det betød at prosjektet prioriterte å bidra til utvikling av forretningsmodellene og logistikken deres, slik at leverandørene nå i større grad kan tilby pakkeløsninger. Særlig på rehabilitering er det mange logistiske utfordringer, så som å sikre erstatningsmøbler, noe leverandørene tidligere ikke kunne ta ansvar for.
Sette av nok tid
Det viktigste for å øke ombruk, er å planlegge for tilstrekkelig med tid i prosessen. Dette var et veldig stort bygg, og prosjektet kunne med fordel ha brukt 12 i stedet for 9 måneder for å ha flest mulig runder med leverandør av bruktmøbler.
En interiørarkitekt som skal jobbe med denne typen prosjekter, bør ha kompetanse og forståelse for ombruk.
Estetisk særpreg
Resultatet er blitt estetisk bedre enn om alt hadde vært kjøpt nytt. Ombruk gir bygget mer særpreg.
Dynamisk innkjøpsordning er ikke nødvendigvis det mest hensiktsmessige, siden det er relativt få leverandører. En vanlig anbudskonkurranse kunne muligens ha fått inn flere tilbud.
Tilhørende dokumenter
Dokumentene er ikke behandlet for universell utforming. Kontakt oss hvis du trenger hjelp til å få tilgang til det som står der.
Trenger du hjelp til en anskaffelse?
Kontakt
- sparretelefon [at] dfo.no (sparretelefon[at]dfo[dot]no)
- 404 34 830