Be leverandøren om brukt arbeidstøy
Leverandører av arbeidstøy kan sitte på lagre av pent brukte klær. Den danske kommunen Høje-Taastrup etterspurte dette, der en tidel av tøyet nå leveres brukt.
Anskaffelsestype: Rammeavtale, 7 år
Verdi: 23 mill. kr
Tilbydere: 2
Leverandør: Textilia
Om anskaffelsen
Høje-Taastrup er en forstadskommune til København med 57 000 innbyggere. Kommunen sørger for arbeidstøy til omtrent 1000 ansatte innen helse og omsorg. Dette gjør kommunen gjennom en rammeavtale for leie og vask av klærne. I avtalen som gjelder fra 2022 er omtrent 10 prosent av klærne brukte. Dette er definert gjennom egne varelinjer med spesifiserte mengder brukte klær i tilbudslistene leverandørene måtte fylle inn.
Framgangsmåte
I markedsdialogen med de to dominerende leverandørene i Danmark kom det fram at de hadde betydelige mengder brukte arbeidsklær i meget god stand på lager.
Innkjøpsansvarlig tok dette opp med hjemmetjenestens tøyutvalg, som består av 15 medarbeidere. I begynnelsen var de skeptiske til å etterspørre brukte klær, men det endret seg da de fikk vite hvilket vann- og miljøavtrykk klesproduksjon innebærer.
Kommunen utfordret leverandørene på hvor mye brukte klær de kunne tilby. Basert på at hver ansatt trenger 11 sett tøy (5 på hyllen, 5 på vaskeri), kom det fram at begge kunne forplikte seg til å levere omtrent 100 sett. Dette ble derfor satt som krav i anbudskonkurransen.
Kommunen stilte også enkelte andre miljø- og klimarelaterte minstekrav, som miljømerking av vaskerier, i tillegg til at klima og miljø inngikk i tildelingskriteriet «kvalitet, CSR og miljø» som ble vektet 55 prosent (mot pris 45 prosent). Blant annet ble tilbudene vurdert etter omfanget av miljømerkede klær og etter tiltak for å forlenge klærnes levetid, som tilbud om reparasjoner. Det var en åpen konkurranse med forhandlinger.
Tilbudenes kvalitet ble først poengsatt på en skala fra 0-8, der null var best. Tøyutvalget var med på å prøve klærne, selv om det tok lengre tid enn planlagt på grunn av koronatiltak. Gjennomsnittet av tilbudenes priser ble så delt på åtte for å prissette hvert kvalitetspoeng. Dette beløpet ble så multiplisert med antall kvalitetspoeng i det enkelte tilbud. Til slutt ble tilbudspris multiplisert med 0,45 og «kvalitet uttrykt i pris» med 0,55. Summen av disse beløpene utgjorde tilbudets evalueringspris. Textilia hadde lavest evalueringspris og vant anbudet.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
Konkurransegrunnlaget spesifiserte ikke utseendet til de brukte klærne, og i starten var det litt av hvert som ble levert. Stygge og uegnede brukte klær endte i en kjeller uten å bli brukt. For å rette opp i det, var det avgjørende at vi gjennom markedsdialog og anbudsprosessen hadde bygget relasjoner med leverandøren. Leverandøren kom til sykehjemmet og fant bedre egnet tøy.
Denne erfaringen gjorde at vi endret avtalen til å spesifisere at de brukte klærne skulle være «egnet» for de ulike tjenestene. Neste gang vil vi nok spesifisere ytterligere at de brukte klærne skal være noenlunde som de nye.
Å gå over til brukte arbeidsklær handler om kultur og vaner, og derfor er medarbeidernes eierskap til målet og prosessen avgjørende. For eksempel må de ansatte venne seg til at arbeidstøyet deres ikke lenger er merket med navn og logoer, siden det da ikke kan være i sirkulasjon. Samtidig må de bli vant til at man ikke kler seg helt likt i de ulike virksomhetene. Den skepsisen har endret seg over tid.
Innføringen av brukte klær var også forankret i kommunens ledelse og godkjent av ordføreren – som frontet det i valgkamp.
Det er fornuftig at en slik avtale er såpass lang som sju år, for å bygge erfaringer med klærnes levetid og skape insentiver hos leverandøren til at de skal vare så lenge som mulig.
Brukte klær er litt billigere enn nye.
Kontrakten bør definere et antall sett brukte klær som minstekrav, men det har en verdi i dialogen med leverandøren å ha spesifisert i kontrakten at oppdragsgiver ønsker mer brukte klær om mulig.
Tilhørende dokumenter og lenker
Kontakt
- 404 34 830 (kl. 9–12)
- kontaktskjema