Ombruks- og materialgjenvinningsavtale for statlig IKT-utstyr

Bakgrunn/formål

I februar 2023 signerte Statens innkjøpssenter en ny statlig fellesavtale for ombruk og gjenvinning av  IKT-utstyr.

Avtalen skal gjøre det sikkert, enkelt og lukrativt for statlige virksomheter å behandle brukt IKT-utstyr i tråd med prinsippene i avfallshierarkiet, og inkluderer tjenester for innsamling, transport, sikker sletting av data og sortering for  ombruk eller materialgjenvinning av utstyret. For IKT-utstyr solgt til ombruk vil en betydelig andel av salgssummen tilbakeføres til virksomhetene.

Avtalen ivaretar også samfunnsansvar ved å inkludere personer med nedsatt funksjonsevne og/eller vanskeligstilte personer.

Anskaffelsesprosess

For å opparbeide seg kunnskap om brukernes behov og markedets løsninger gjennomførte Statens innkjøpssenter et grundig analysearbeid i forkant av utlysningen av anbudet. Dette arbeidet inkluderte blant annet spørreundersøkelser og én-til-én-møter med statlige virksomheter og leverandører, estimering av potensielle miljøgevinster, og opprettelse av en brukergruppe bestående av representanter fra statlige virksomheter. Arbeidet dannet grunnlaget for et utkast til konkurransegrunnlag som ble sendt ut på høring før publisering av det endelige konkurransegrunnlaget.

Miljøkrav og -kriterier fra konkurransegrunnlaget

I tillegg til at en ombruks- og gjenvinningsavtale i seg selv er miljøvennlig, inneholdt konkurransegrunnlaget flere krav til miljø. Det ble påkrevd at leverandører benytter seg av kjøretøy med minimum Euro 6-standard, at all behandling av utstyr skal skje i tråd med gjeldende lover og forskrifter, som forurensningsloven og avfallsforskriften. Videre ble leverandørene premiert i tråd med tildelingskriteriet i figuren under, som fokuserer på miljøvennlig behandling i tråd med avfallshierarkiet.

Tildelingskriterier fra konkurransedokumentene

Overordnet ble tildelingskriteriene vektet på kvalitet (70 %) og pris (30 %).

I kriteriet kvalitet var det ønskelig at leverandørens tilbudte løsningsforslag optimaliserte avtalens sirkulære mål for ombruk og gjenvinning av brukt IKT-utstyr. Derfor ble leverandørens løsningsforslag vektlagt 80 % av kvalitetskriteriet. Her ble brukervennlighet, forutsigbarhet og ønskelige miljømessige og økonomiske gevinster vurdert. For å vurdere de ønskede miljømessige gevinster beskrev leverandør hvordan deres virksomhet optimaliserer avtalens sirkulære mål for ombruk og materialgjenvinning av brukt IKT-utstyr i tråd med prioriteringene i avfallshierarkiet. 

De resterende 20 % av kvalitetskriteriet baserte seg på fordeling på hvor stor andel av overskuddet fra videresalg skulle tilfalle oppdragsgiver.

Resultater etter første kvartal av avtalen

Effektene av denne anskaffelsen er flere:

Etter første kvartal har 15000 enheter blitt sendt til ombruk og materialgjenvinning hos Foxway og 22 % av de statlige virksomhetene har tatt avtalen i bruk. For laptops er ombruksandelen på 89 %, for mobiltelefoner er de 49 %, imens for adaptere, harddisker og andre komponenter så har alt gått til materialgjenvinning. I CO2-ekvivalenter så er besparelsen fra de 4168 enhetene som har blitt videresolgt på 1169 tonn. Fra materialgjenvinningen har store mengder verdifulle metaller blitt sortert ut, blant annet 227 gram gull.

Hittil er også andelen med nedsatt funksjonsevne eller vanskeligstilte personer som har bidratt til avtalen på 50 %. Dette er 30 % høyere enn det som var kontraktkravet.

Suksesskriterier

En av de viktigste erfaringene fra anskaffelsesprosessen er at det er fullt mulig å utvikle kontrakter som er fordelaktige både økonomisk, sosialt og miljømessig.

Allikevel krever det både tid og pågangsmot, og det er viktig å akseptere at det kan være utfordrende å identifisere passende kriterier første gang en gjennomfører en slik avtale. Et viktig verktøy i prosessen har derfor vært dialog med markedet for å forstå tjenestene de kan tilby godt.

Det har også vært stor støtte fra de statlige organisasjonene som kan benytte seg av avtalen, og gjennom spørreskjemaene som ble utlevert var det tydelig at sikkerhet og miljøhensyn trumfet penger som deres viktigste prioriteter i en slik avtale.