Grønne og sirkulære anskaffelser av møbler

Innhold

1. Innfør en innkjøpsrutine som fremmer sirkulær økonomi
2. Bidra til økt ombruk
   1. Benytt reparasjons- og oppgraderingstjenester
   2. Anskaffe brukte møbler
   3. Bruke ombruks- og gjenvinningstjenester ved avhending av møbler 
   4. Anskaffe møbler gjennom en leieavtale 
3. Anskaffe nye møbler designet for lang levetid med lav miljøbelastning
   1. Inkludere miljøhensyn i anskaffelsens formål
   2. Miljøkrav ved anskaffelse av nye møbler
   3. Bruke tildelingskriterier til å premiere møbler med gode klima- og miljøegenskaper 

1. Innfør en innkjøpsrutine som fremmer sirkulær økonomi

Det enkleste og mest effektive miljøtiltaket er å sørge for at møblene dine varer lengst mulig. Ved å ha oversikt over lokasjon, tilstand og type møbler du har, i kombinasjon med gode rutiner for vedlikehold sikrer du dette.

Når det oppstår behov for utskifting, eller du trenger flere møbler, kan du bruke innkjøpsrutinen i tabellen under til å vurdere behovet fra et grønt og sirkulært perspektiv. Tabellen baserer seg på samme struktur som avfallshierarkiet, det betyr at tiltak høyere opp i tabellen generelt har en større positiv miljøeffekt enn tiltak lenger ned.

Forutsetninger og mål for virksomheten er avgjørende for hvilke tiltak som er mest relevante. Innkjøpsrutinen bør tilpasses din virksomhet. For eksempel vil krav til kjemikalier være særlig relevante hvis du skal foreta en anskaffelse til en barnehage. Krav til lang garantitid er derimot ikke like relevant, siden barnehager har høyere slitasje enn det som normalt forventes.

Du kan involvere en interiørarkitekt med spesialkunnskap innen sirkulær økonomi for å utføre en god behovsvurdering. En slik ekspert vil ha kunnskap om hvordan de nyeste markedsløsningene kan benyttes på en estetisk tiltalende måte. Dette er viktig for å få oppslutning rundt en sirkulær strategi internt i organisasjonen.

Flere av punktene i innkjøpsrutinen blir beskrevet i tiltak 2 og 3 i denne veilederen.

 

2. Bidra til økt ombruk

2.1 Benytt reparasjons- og oppgraderingstjenester

Møbler byttes ofte ut på grunn av slitasje som har ført til at de ikke lenger fungerer som de skal, eller at de ikke ser like fine ut. I slike tilfeller behøver du ikke kjøpe nye produkter, men kan dekke behovet ved å oppgradere eller reparere de møblene dere allerede har.

Det finnes et voksende tilbud av oppgraderings- og reparasjonstjenester i Norge, og basert på de mulighetene som finnes i ditt marked bør du vurdere å gjøre følgende:

• Etterspørre en tilstandsvurdering av din møbelbeholdning for å få en detaljert oversikt over hvilke møbler som behøver oppgradering og/eller reparasjon, og hva dette vil koste.
• Inngå en separat rammeavtale som kun omhandler oppgraderings- og reparasjonstjenester. Dette vil særlig være aktuelt dersom virksomheten har stor grad av internt ombruk av møbler som mål, og derfor vil ha et løpende behov for oppgradering- og reparasjonstjenester. Rammeavtalen kan baseres på beskrevet volum, behov for utskifting av deler, nytt stoppematerial og omtrekking av møblene. En slik avtale kan redusere behovet for nye møbler, noe dere må ta hensyn til når dere skal estimere omfanget til rammeavtalen om kjøp av møbler. 
• Ved en ny rammeavtale på møbler kan du undersøke i markedet om du kan stille krav til at leverandøren tilbyr en tilleggstjeneste for oppgradering og reparasjon av møblene du allerede eier. Dette kan komme i tillegg til et tilbud om fremtidig oppgradering og reparasjon av de nye møblene du anskaffer i avtalen. Dette kan leverandøren for eksempel løse ved å knytte til seg en underleverandør for oppgradering- og reparasjonstjenestene.   
• Når du skal anskaffe oppgraderings- og reparasjonstjenester bør du stille krav til at nye komponenter og materialer som benyttes (for eksempel tekstil til møbeltrekket og nytt skum til stoppingen) skal være av høy kvalitet, ha lavt innhold av kjemikalier, og at leverandøren som utfører arbeidet gir en garanti på varigheten til det som er oppgradert.

2.2 Anskaffe brukte møbler

Det kastes mye møbler med restverdi, noe som gir grunnlag for et voksende marked av bruktforhandlere. Ved å gå i dialog med bruktmarkedet kan du i mange tilfeller dekke behovet ditt og samtidig redusere kostnader og spare miljøet.

Krav og forventinger til brukte møbler

Den viktigste årsaken til at brukte møbler er miljøvennlige er fordi det reduserer behovet for ny møbelproduksjon og forlenger levetiden til møbler som allerede er produsert. Ved anskaffelse av brukte møbler bør du sikre at møblene dekker behovet ditt og at levetiden er relativt lang slik at de ikke raskt må byttes med nye produkter. God kvalitet, garanti på at møbelet er funksjonstestet og mulighet for å bytte slitedeler (som for eksempel møbeltrekk), kan bidra til at bruktmøblene du anskaffer har en lang resterende levetid.

Krav til kjemikaliebruk bør rettes mot å redusere risiko for helse- og miljøskadelige utslipp under bruk.

Dersom du anskaffer brukte møbler som er blitt oppgradert med nye deler og materialer, kan du også stille krav rettet mot produksjonsfasen av de nye delene og materialene. Kravene vil da være de samme som du stiller ved kjøp av nye møbler. For eksempel fravær av miljøskadelige kjemikalier, robuste møbeltrekk, bærekraftig trevirke eller gjenvunnet materiale.

Det vil også være relevant å stille krav til at bruktleverandør kan tilby miljøvennlig avhending når produktene ikke lenger tilfredsstiller behovet.

Hva du bør tenke på når du anskaffer brukte møbler

Fordi brukte møbler gjerne anskaffes i mindre volum og kan være billigere enn nye møbler, kan anskaffelsene ofte havne under 100 000 kr. Dere bør allikevel vurdere å inngå en egen rammeavtale for brukte møbler, siden kjøp av brukte møbler i avtaleperioden kan komme til å overskride 100.000,- i samlet verdi. Det vil uansett ofte være hensiktsmessig å gjennomføre en konkurranse for å sikre et best mulig tilbud. 

Det kan være utfordrende å dekke anskaffelser med større volum med kjøp av brukte møbler, siden bruktmøbelforhandlere vanligvis har et mer begrenset og varierende utvalg enn forhandlere av nye møbler. Det kan derfor være hensiktsmessig å dele anskaffelsen opp i delkontrakter for å dekke behovet ditt.

Dersom du inngår en egen rammeavtale for brukte møbler, bør du ta hensyn til dette i rammeavtalen for nye møbler. Du bør både justere omfanget til avtalen på nye møbler og inkludere et kontraktsvilkår som åpner for innkjøp av brukte møbler utenfor avtalen, der disse er egnet til å dekke behovet. Kontraktsvilkår for kjøp av brukte møbler utenfor avtalen inkluderer en diskusjon av hvordan du ivaretar forutberegnelighetsprinsippet når du åpner for å kombinere flere møbelavtaler for å dekke virksomhetens behov.

2.3 Bruke ombruks- og gjenvinningstjenester ved avhending av møbler

Dersom du skal fjerne eksisterende møbler det ikke lengre er behov for i virksomheten, kan du benytte deg av det samme markedet som for brukte møbler. Aktører i dette markedet kan ofte vurdere møblene dine, oppgradere dem, og i mange tilfeller hente ut deler som kan videreformidles til ombruk. Les mer om hvordan du kan gå frem for å videreselge virksomhetens brukte møbler i veiledningen for ombruk og salg av brukte møbler og løsøre.

Hvis det ikke lar seg gjøre å ombruke møblene, bør du sikre at så mye som mulig av materialene gjenvinnes. Materialgjenvinning tilbys ofte som en tjeneste fra aktører i ombruksmarkedet som har egne avtaler med godkjente gjenvinningsselskap. Eventuelt kan du selv ta kontakt med slike gjenvinningsselskap direkte.

Tidlig markedsdialog er spesielt viktig for å sikre velfungerende ombruks- og gjenvinningstjenester. For eksempel vil det være lettere for en bruktforhandler å videreselge møblene dine hvis de vet hva som blir ledig og når, og dermed kan videreformidle denne informasjonen til eventuelle kjøpere. 

2.4 Anskaffe møbler gjennom en leieavtale

En leieavtale betyr at du anskaffer møbler som en tjeneste der du som oppdragsgiver inngår en tidsbegrenset leieavtale for å dekke ditt møbelbehov, med en løpende betaling til leverandør. Dette i motsetning til en anskaffelse av møbler som et produkt, som foretas gjennom en engangsinvestering der du inngår et varig eierskap.

Ved å anskaffe møbler som en tjeneste kan du fremme sirkulær økonomi ved at du gir tjenesteleverandøren et større ansvar og insentiv for å følge opp sirkulære tiltak som vedlikehold, reparasjon, ombruk og gjenvinning.

Markedsdialog vil avklare hvilke løsninger som er egnet for å dekke ditt behov, men følgende liste gir en introduksjon til noen av de løsningene som finnes:

• Leie av møblerte lokaler gjennom grønne leiekontrakter
• Møbler som en tjeneste i hele eller deler av lokalene (eventuelt leie av spesifikke produkttyper)
• Møbler som er knyttet til behov som stadig varierer i omfang og beskrivelse, og/eller midlertidig behov

Før du bestemmer deg for å anskaffe møbler som en tjeneste bør du vurdere om forretningsmodellen til leverandøren er innrettet slik at den faktisk fremmer en sirkulær økonomi. Dette kan gjøres ved å ta utgangspunkt i sjekklisten under, hvor flere av punktene er nært knyttet til tiltak 2 og 3 i denne veilederen, samt relevante spesifikasjoner fra krav- og kriteriesettet.

Sjekkliste:

• Tas det i bruk produkter som er designet for lang levetid og lukkede og rene kretsløp?
• Brukes, repareres og oppgraderes møblene slik at de får utnyttet sitt potensial?
• Når møblene ikke lenger dekker behovet til første bruker, vil de da overføres til en ny brukergruppe?
• Bidrar slike tiltak for ombruk til å redusere etterspørselen etter nye produkter med lavere kvalitet?
• Kan komponentene i møbelet ombrukes i nyere produkter når produktet selv ikke lengre er funksjonelt?

3. Anskaffe nye møbler designet for lang levetid med lav miljøbelastning

Har virksomheten din behov som ikke kan dekkes gjennom oppgradering eller anskaffelse av brukte møbler, bør du anskaffe nye møbler som er av høy kvalitet og med et design som gjør reparasjon og oppgraderinger mulig.

Du bør anskaffe møbler som har lav miljøbelastning, blant annet ved å etterspørre bærekraftige materialer og lav bruk av skadelige kjemikalier. I tillegg til å bruke spesifikasjoner (krav og kriterier) for å oppnå dette, bør du beskrive dette i anskaffelsens formål. I neste avsnitt finner du noen eksempler på slike formålsbeskrivelser.

3.1 Inkludering av miljøhensyn i anskaffelsens formål

Ved utlysing av konkurransen bør du i beskrivelsen av anskaffelsens formål være tydelig på at formålet er å dekke behovet på en miljøvennlig måte. Formuleringen av formålet bør være en del av selve kunngjøringen, i tillegg til å være gjengitt tidlig i anskaffelsesdokumentene.

Å inkludere miljø i beskrivelsen av formålet er særlig viktig for å tiltrekke seg leverandører som leverer miljøvennlige produkter.

Eksempler på formål som kan brukes som utgangspunkt, og tilpasses den konkrete anskaffelsen:

• «Formålet er å anskaffe møbler som dekker oppdragsgivers behov for [spesifiser behovet; f.eks. kontormøbler], som samtidig er miljøvennlige og bidrar til en sirkulær økonomi. Det legges spesielt vekt på [tilpasses den spesifikke anskaffelsen, og hvilke miljømål oppdragsgiver har og stiller krav til]»
• «Formålet er å anskaffe møbler som dekker oppdragsgivers behov for solide, miljøvennlige møbler til barnehager. Oppdragsgiver har en målsetting om giftfri hverdag for barn og legger også vekt på sirkulær økonomi.»
• «Formålet er å anskaffe møbler som dekker oppdragsgivers behov for miljøvennlige møbler til rådhuset/kontorer/administrasjon. Oppdragsgiver har en målsetting om å bidra til bærekraftig trevirke og sirkulær økonomi.»

3.2 Miljøkrav ved anskaffelse av nye møbler

I DFØs Kriterieveiviser finner du blant annet krav som er egnet til å fremme lang levetid for møbelprodukter. Hensikten med å stille disse kravene er å bidra til at behovet for å skifte ut møbler i virksomheten reduseres over tid. Hva som utgjør design for lang levetid for møbler kan variere mellom kategorier som kontor-, skole-, barnehage-, og institusjonsmøbler, og mellom produktgrupper som stoler og arbeidsbord.

Det vil også være forskjellig slitasje ut fra hvilke brukergrupper som skal benytte møblene og hvor hard bruk møblene utsettes for. Her kan det hende din virksomhet har erfaringer som det er nyttig å ta utgangspunkt i.

Det vil ofte være relevant å stille krav som sikrer rene kretsløp med lave utslipp av miljø- og helseskadelige kjemikalier, særlig hvis brukerne av møbler tilhører spesielt sårbare grupper. Hvis de møblene du skal kjøpe inneholder en stor andel trevirke vil det være spesielt relevant å inkludere et krav til at dette skal være bærekraftig.

3.3 Bruke tildelingskriterier til å premiere møbler med gode klima- og miljøegenskaper

Tildelingskriterier skal bidra til bedre behovsoppfyllelse for oppdragsgiver, som i dette tilfellet ved å premiere tilbudte møbler med lavere miljøbelastning. Det er i dag ingen forslag til tildelingskriterier i Kriterieveiviseren. Dersom dere ønsker å premiere miljøprestasjon, kan dere utvikle tildelingskriterier og bruke de i kombinasjon med krav. Vi anbefaler god markedsundersøkelse for å finne relevante tildelingskriterier.

Bruk av tildelingskriterier: Fokuser på produkter med vesentlig miljøbelastning som utgjør stort volum

Tildelingskriterier kan brukes i kombinasjon med krav, ved at du gir poeng til de tilbudte møblene som overoppfyller kravet. For eksempel kan du spesifisere et minstekrav for prosentandel resirkulert materiale, og samtidig premiere produkter som overoppfyller kravet til denne prosentandelen.

Alle krav og tildelingskriterier som stilles skal være relevante og forholdsmessige. Det er derfor to hensyn som oppdragsgiver bør vurdere ved møblene som skal anskaffes:

• Hvilke vesentlige miljøbelastninger er det viktig å redusere, og hvilke produkttyper dette gjelder for?
• Hvilke møbler forventer dere å bestille mye av (hva er volumproduktene i anskaffelsen)?

Konsentrer oppmerksomheten om miljøbelastning med stort reduksjonspotensiale, samt volumprodukter, for å ivareta det grunnleggende prinsippet om forholdsmessighet. Oppdragsgiver må definere et sortiment der det vil ha størst betydning at produktene har god miljøprestasjon og premiere basert på det.

Dersom tildelingskriteriet skal omfatte alle mulige miljøbelastninger og alle tilbudte produkter, kan det bli en uforholdsmessig stor jobb både for oppdragsgivere å verifisere at produktene oppfyller miljøtildelingskriteriet, og for leverandørene å dokumentere.

Vekt tildelingskriterium etter hvilken miljøbelastning som er mest relevant i den enkelte sammenheng

Det er opp til oppdragsgiver å vurdere hvilke tildelingskriterier som er relevant og forholdsmessig i den konkrete anskaffelsen. Oppdragsgiver må gjøre en helhetlig vurdering av hvilke tildelingskriterier som best ivaretar behovet og formålet med anskaffelsen.

Tildelingskriterier skal gi merverdi for oppdragsgiver. Som hovedregel bør miljø vektes 30 % der det brukes som tildelingskriterium, jf foa § 7-9, men du må vurdere hvor mye et miljø-tildelingskriterium skal vektes opp mot andre tildelingskriterier. I tillegg er det relevant å se dette i sammenheng med miljøkravene du stiller.

Du må også vurdere den innbyrdes vektingen av miljøkriterier når du kombinerer flere. For eksempel: En oppdragsgiver har mål om giftfri hverdag, og skal anskaffe et sortiment hvor møbler som inneholder trevirke og stoppematerialer utgjør en stor del av volumet. Dette er møbler med risiko for utslipp av skadelige kjemikalier, og det kan derfor være særlig relevant å redusere kjemikalieutslipp og følgelig være mest hensiktsmessig å vekte dette tildelingskriteriet høyest.