13.1 Hvordan anskaffes møbler i offentlig sektor?

Den vanligste fremgangsmåten for anskaffelse av møbler er å opprette en rammeavtale for nye møbler. For slike avtaler har det, ifølge DFØs analyser, vært økt fokus på å stille krav og kriterier til klima og miljø de siste årene.

Offentlige virksomheter etterspør imidlertid i økende grad sirkulære produkter og tjenester som brukte møbler, reparasjonstjenester og digitale ombruksplattformer. Enkelte offentlige virksomheter baker slike produkter og tjenester inn som en del av en vanlig rammeavtale for nye møbler, mens andre velger å opprette separate avtaler.

Disse forskjellige anskaffelsestypene vises i tabell 10. De danner grunnlaget for DFØs vurderinger av hvordan best ivareta de nye reglene om klima- og miljøhensyn i offentlige møbelanskaffelser.

13.2 Sentrale klima- og miljøbelastninger for kategorien

Tabell 11 gir en oversikt over klima- og miljøbelastningen fra møbler over deres livssyklus. Informasjonen er hentet fra analyser utført av EUs Joint Research Center (JRC). JRC utarbeider alle bakgrunnsdokumentene for EUs arbeid med grønne offentlige anskaffelser, og vurderer både klimaavtrykk og andre miljøbelastninger, som helse- og miljøskadelige stoffer. De viktigste tiltakene for å redusere miljøbelastningen fra møbler, er å forlenge levetiden og å redusere miljøskadelig påvirkning ved for eksempel å stille krav om lavt innhold av helse- og miljøskadelige stoffer.

13.3 Anbefalte krav og kriterier

DFØs anbefaling knyttet til miljøkrav og -kriterier avhenger av hvilken type møbelanskaffelse du skal gjennomføre, se tabell 10. De påfølgende vurderingene følger inndelingen i tabell 10. DFØ har i første utgave av veilederen konsentrert sin vurdering av møbler om kontormøbler, men vurderingene vil også kunne ha relevans for skole- og institusjonsmøbler.

Anskaffelsestype 1 – kun nye møbler

Her beskriver vi hvordan du best ivaretar klima- og miljøbelastning ved anskaffelser av nye møbler.

Miljømerkeordninger

Overordnet sett vil det å etterspørre type 1 miljømerkeordninger, som Svanemerket eller Svensk møbelfakta, sikre ivaretakelse av sentrale klima- og miljøhensyn for møbler over deres livssyklus. Dette skyldes at disse merkeordningene har mange underliggende krav, rettet både mot

• enkelte materialtyper
• former for miljøbelastning som helse- og miljøskadelige stoffer
• egenskaper ved produktet, som kvalitet og reparerbarhet

Svanemerket har for eksempel 165 underliggende krav i sitt kriteriesett for møbler. Andre typer krav og kriterier som er vanlig å stille i offentlige møbelanskaffelser, vil bare kunne dokumentere at noen få av disse kravene er oppfylt, og har derfor ikke en like høy klima- og miljøeffekt. Men krav til miljømerker forutsetter et modent marked. Med et modent marked forstår vi at alle eller mange leverandører kan oppfylle kravet. Se tabell 13 for en oversikt over møbler hvor markedet oppleves som modent.

For de typer møbler der markedet er modent, bør du vurdere å stille krav til miljømerker type 1 i kravspesifikasjonen, og benytte unntaksbestemmelsen i § 7-9 fjerde ledd. Begrunnelsen vil da være at krav til miljømerkede møbler klart vil gi en bedre klima- og miljøeffekt enn oppdragsgivere vil være sikret gjennom bruk av tildelingskriterier som premierer miljømerkede møbler. Dette fordi du selv med 30 prosent vekting av miljømerking type 1 risikerer at pris blir avgjørende, og dermed ender opp uten miljømerkede produkter. Eksempel på et slikt krav finner du i Innlandet Fylkeskommunes møbelanskaffelse fra 2022.

Se kapittel 6.2 for forslag til begrunnelse ved bruk av unntak etter § 7-9 fjerde ledd ved anskaffelse av nye møbler.

For de møbelkategoriene der markedet ikke er modent for et krav til type 1 miljømerker, kan du argumentere for at det klart vil gi bedre klima og miljøeffekt å benytte seg av alle kravene i tabell 12, hentet fra DFØs Kriterieveiviser.

Kravene i tabell 12 sikrer at alle de viktigste klima- og miljøaspektene ved anskaffelser av nye møbler er ivaretatt. Å bruke kravene vil samlet ha en større effekt på klima og miljøbelastningen fra anskaffelser av nye møbler, enn bruk av tildelingskriterier som premierer miljømerking. Dette skyldes at du er garantert å få produkter som tilfredsstiller kravene. Ved å premiere miljømerking gjennom tildelingskriterium kan pris derimot bli avgjørende, og du ender opp uten miljømerkede produkter. Dette argumentet veier opp for at type 1 miljømerker stiller strengere krav til klima- og miljøaspekter enn kravene i tabell 12.

Ambisiøse oppdragsgivere som ønsker en klima- og miljøeffekt utover krav 1-5 i tabell 12, kan vurdere tildelingskriterium 1 Miljømerkede produkter, omtalt nedenfor, som et tillegg til krav.

Det er opp til den enkelte oppdragsgiver å vurdere markedsmodenheten for krav og kriterier til miljømerking for de konkrete møblene som skal anskaffes. Men tabell 13 kan gi en pekepinn, og baserer seg på DFØs egne analyser av markedet.

Anskaffelsestype 2 – kun brukte møbler

Kjøp av brukte møbler av høy kvalitet sikrer en vesentlig lavere klima- og miljøbelastning sammenliknet med kjøp av nye møbler. Årsaken til det er at du bidrar til å forlenge levetiden til møbler som allerede er produsert, i stedet for å stimulere til utvinning av nye råmaterialer og ny produksjon. Du som oppdragsgiver kan derfor argumentere for at det å stille krav til brukte møbler med høy kvalitet gir en klart bedre klima- og miljøeffekt, enn et tildelingskriterium som bare øker sannsynligheten, men ikke garanterer, at du ender opp med kjøp av brukte møbler.  

Se kapittel 6 Begrunnelse for å stille krav i krav spesifikasjonen for forslag til begrunnelse ved bruk av unntak etter § 7-9 fjerde ledd ved anskaffelse av brukte møbler.

Tydeliggjøre at avtalen kun gjelder kjøp av brukte møbler

Måten du sikrer brukte møbler av høy kvalitet på, er først å tydeliggjøre at avtalen kun omfatter kjøp av brukte møbler. Her er det viktig å skrive en klar definisjon av “brukte møbler” inn i konkurransegrunnlaget, for eksempel at det kun gjelder møbler som allerede har hatt en første bruker. Videre kan du sikre høy kvalitet ved å stille et garantikrav som er noe mildere enn for nye møbler, i kombinasjon med krav til kvalitet, holdbarhet og styrke, se henholdsvis krav 1 og krav 2 i tabell 12. Dette vil sikre at de brukte møblene du kjøper ikke har en levetid og kvalitet som er så dårlig at du raskt må bytte de ut.

Anskaffelse av brukte møbler til sårbare grupper, som barn, bør for øvrig forutsette at det kan dokumenteres lavt innhold av helse- og miljøskadelige stoffer i møblene, se krav 5 i tabell 12.

Hvis du likevel ønsker å benytte deg av et tildelingskriterium for brukte møbler, kan du se tildelingskriterium 2 lenger ned i dette kapitlet.

Anskaffelsestype 3 – reparasjonstjenester

DFØ har ikke forslag til egne tildelingskriterier som kan sikre en lav klima- og miljøbelastning fra reparasjonstjenester, men har foreslått en formulering for å sikre at slike tjenester har høy kvalitet i tildelingskriterium 3 i teksten under.

Det vil dessuten være relevant å sette krav til at nye komponenter har høy kvalitet, og ikke inneholder helse- og miljøskadelige stoffer. DFØ har ikke utviklet egne krav for dette, men krav 2 og 5 i tabell 12 kan brukes som inspirasjon. Videre vil det være viktig å sikre at reparasjon ikke gjør en eventuell garantitid ugyldig.

Anskaffelsestype 4 – Separat avtale for digital ombruksplattform

Vi anbefaler at du ser på eksempelet fra Oslo kommunes anskaffelse av ombruksplattform beskrevet under tildelingskriterium 4. Eksempelet kan være til inspirasjon for at du skal kunne anskaffe en plattformtjeneste som fremmer mest mulig ombruk.

Anskaffelsestype 5 – Alle typer møbler og sirkulære tjenester på en avtale

Ved denne typen anskaffelse anbefaler DFØ å følge hovedregelen og vekte klima- og miljø med minst 30 prosent. Du kan for eksempel vurdere en kombinasjon av tildelingskriteriene nedenfor som du mener sikrer at ditt behov blir dekket med en lavest mulig klima- og miljøbelastning. Krav i kravspesifikasjonen kan også stilles, men da som et tillegg til miljøkriterium/miljøkriterier med minimum 30 prosent vekt.

13.4 Tildelingskriterier

DFØ har utviklet tre tildelingskriterier for å ivareta klima- og miljøhensyn ved anskaffelser av møbler, som vil bli tilgjengelige i Kriterieveiviseren:

1. Miljømerkede produkter

Andel miljømerkede produkter premieres. Type 1 miljømerker, som er regulert i standarden ISO14024, vil få full uttelling, 10 poeng. For å få uttelling for Svanen, EU Ecolabel, Blå Engel, Svensk Møbelfakta skal hele produktet være miljømerket.

Se kriteriet i Kriterieveiviseren

2. Kjøp av brukte møbler

Oppdragsgiver ønsker en leverandør som kan tilby brukte møbler. Oppdragsgiver vil evaluere dette tildelingskriteriet ut fra en skjønnsmessig helhetsvurdering av leverandørens besvarelse med fokus på brukervennlighet og mulighet for å kjøpe brukte møbler av høy kvalitet. Oppdragsgiver oppfordres til å konkretisere/utdype hvilke momenter det vil bli lagt (mest) vekt på.

Se kriteriet i Kriterieveiviseren

3. Reparasjon og redesign

Oppdragsgiver ønsker en leverandør som kan utføre tjenester av høy kvalitet knyttet til reparasjon og redesign av møbler. Tildelingskriteriet vil evalueres ut fra en skjønnsmessig helhetsvurdering av leverandørens beskrivelse av prosessen fra mottak av bestilling til gjennomføring av oppdrag.

Se kriteriet i Kriterieveiviseren

4. Digital ombruksplattform

Oslo kommune har nylig lyst ut en konkurranse for en digital ombruksplattform som kan brukes som inspirasjon for andre offentlige oppdragsgivere.

Se konkurransedokumentene: Oslo kommune anskaffelse av ombruksplattform

13.5 Samlet anbefaling krav og kriterier

Tabell 14 viser en oversikt over krav og kriterier som kan være relevante for at ulike typer anskaffelser av møbler skal være i tråd med nye regler om klima- og miljø.

Innrett din innkjøpspraksis for best klima- og miljøeffekt

For å oppnå størst mulig effekt av klima- og miljøkrav og kriterier i anskaffelsen, bør offentlige virksomheter ha rutiner og praksis som sørger for å ivareta klima- og miljøhensyn også internt i virksomheten.

Rutinene bør omfatte handling i tråd med prinsippene øverst i avfallshierarkiet, som fremmer lang levetid. DFØ anbefaler oppdragsgivere å se til veilederen for grønne og sirkulære møbelanskaffelser.