Lage konkurransestrategi
Dere har besluttet å dekke behovet gjennom en anskaffelse og skal planlegge hvordan konkurransen best kan gjennomføres.
Dere står nå overfor flere strategiske vurderinger og valg.
Hvordan skal du tilrettelegge planleggingen av prosessen slik at behovet og formålet med anskaffelsen blir dekket på en best mulig måte til lavest mulig kostnad?
Du bør se på alle aktivitetene i stegene og malen for konkurransestrategi og vurdere i hvilket omfang det er relevant å vurdere aktivitetene for din anskaffelse og anbefale en beslutning.
Det kan hende du må gå litt frem og tilbake mellom aktivitetene. Markedskartleggingen kan for eksempel avdekke at visse behov vanskelig kan dekkes på kort sikt slik at det er viktig å legge et lengre tidsperspektiv til grunn og gå i grundigere dialog med markedet for å få dekket behovet med nye løsningsalternativer (også kalt innovative anskaffelser).
Hvordan konkurransen skal gjennomføres
Beslutningen om at behovet skal dekkes ved en anskaffelse, er behandlet i forrige steg, vurdere behov.
Nå skal du planlegge den videre prosessen slik at dere får dekket behovet ved at du legger tilrette for at leverandørene kan levere inn sine beste løsningsforslag:
- hvilket formål skal anskaffelsen oppfylle eller hvilke resultater skal dere nå?
- hvilket verifisert behov skal dekkes?
- hvordan bør behovet beskrives?
- hvem bør være med i prosessen?
- hva er anskaffelsens anslåtte verdi?
- hvordan er markedet?
- er det mange/få store eller mange/få små leverandører (SMBer)?
- hvordan bør konkurransen tilrettelegges slik at konkurransen sikres på kort og lang sikt?
- hvordan sikre at dere får inn tilstrekkelig mange tilbud?
- hvilken konkurranseform (anskaffelsesprosedyre) kan du velge mellom for denne anskaffelsen og hvilken er best egnet?
- hvordan bør anskaffelsesdokumentene utformes?
- hva er risikoen i gjennomføring av konkurransen og i kontraktsgjennomføringen?
- hva kan gå galt, hva er risikoen for at det går galt og hvilke konsekvenser kan det få? Hvordan skal jeg styre denne risiko?
- skal det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår eller til lærlinger?
- bør vi ha en rammeavtale? Dvs. har vi et repetitivt behov slik at vi ønsker å kunne bestille flere ganger i løpet av avtaleperioden?
- bør vi åpne anskaffelsen opp for delkontrakter, jf foa § 19-3, for å få det beste totaltilbudet? Eller er det for stor risiko knyttet til anskaffelsen at det ikke er aktuelt å dele opp anskaffelsen?
- hvem bør være med i gjennomføringen og oppfølgningen av anskaffelsen?
- når bør anskaffelsen kunngjøres?
- hvor lange bør fristene være?
- hvordan bør vi sørge for at vi får kontraktsmessig ytelse, dvs det vi avtaler i kontrakten?
Mandat for anskaffelsen
Konkurransestrategien bør godkjennes av den som er delegert myndighet til det, nemlig budsjetteier. Det vil gi deg mandat til å planlegge konkurransen videre.
Å få forankret viktige beslutninger som valg av strategier, målsetting for anskaffelsen, fremdriftsplan, involvering av andre og kostnadsnivå er viktig. Det er med på å ansvarliggjøre budsjetteier og kan bidra til viktige diskusjoner mellom deg og budsjetteier om hvilke strategiske valg som er de rette for å oppnå formålet med anskaffelsen og virksomhetens målsetting.
Det kan være strategiske valg som bidrar til at anskaffelsen blir mer eller mindre kostnadskrevende. Det er viktig for deg som innkjøper/prosjektleder at slike viktige føringer er forankret og godkjent av budsjetteier og gir deg "ryggdekning" for det som gjøres videre i anskaffelsesprosessen.