Avklare behov og forberede konkurransen

Innkjøpsprisen er bare toppen av isfjellet

Livssykluskostnader (ofte forkortet til LCC) brukes ved økonomiske kostnader og ved faktorer som kan kostnadsberegnes. Ved å tenke, planlegge og legge vekt på hele anskaffelsens levetid (livssyklus) når du skal anskaffe, vil du totalt sett både kunne spare penger og oppnå miljøgevinster.

Det er derfor viktig å ta hensyn til ikke bare innkjøpsprisen men også fremtidige kostnader forbundet med ytelsen når anskaffelsen spesifiseres.

Livssykluskostnader kan romme alt fra selve prisen på anskaffelsen til omstillingskostnader, kostnader til forvaltning-, drift- og vedlikehold, kostnader til klimatiltak, kostnader på andre brukeres hånd og kostnader ved avhending eller kassaksjon.

I tillegg kan livssykluskostnader omfatte miljøbelastninger som utslipp av klimagasser og andre forurensende utslipp også forut for selve anskaffelsen under forutsetning av at de kan kostnadsberegnes og etterprøves, jf foa § 18-2 b).

Livssyklus defineres som: Alle faser i hele varens, tjenestens eller bygge- og anleggsarbeidets levetid fra anskaffelsen av råvarer eller opparbeidingen av ressurser, til avhendingen, kasseringen eller opphøret, Dette inkluderer blant annet forskning og utvikling, produksjon, handel, transport, bruk og vedlikehold.

FOA § 4-5

Livssykluskostnader er regulert flere steder i anskaffelsesregelverket, jf lov om offentlige anskaffelser § 5 og forskrift om offentlige anskaffelser §§ 8-5 og 15-1 Kravspesifikasjoner, §§ 8-6 og 15-3 Merkeordninger og §§ 8-11 og 18-1 Tildelingskriterier.

Elementer i vurderingen av LCC

Du kan ta hensyn til livssykluskostnader i hele anskaffelsesprosessen, men allerede under behovskartleggingen i planleggingsfasen må du foreta de vurderinger og valg som legger til rette for å vektlegge livssykluskostnader i anskaffelsen.

Livssykluskostnader kan være:

• Selve innkjøpsprisen
• Driftskostnader, for eksempel forbruk av energi, drivstoff og andre ressurser
• Innstallasjonskostnader
• Vedlikeholdskostnader, som for eksempel årlig service/vedlikeholdsavtale
• Reparasjoner
• Brukskostnader, som for eksempel antall lisenser eller hvor ofte innsatsfaktorer må skiftes
• Kostnader som andre brukere må bære, for eksempel egenandeler for brukere
• Virksomhetens egne kostnader, for eksempel kostnader til omstilling, opplæring og tilretteleggingskostnader
• Kostnader ved livssyklusens slutt eller opphøret av bruksfasen som utgifter til kassering
• Miljøpåvirkning dersom det kan kostnadsberegnes og etterprøves

Det er en forutsetning at alle kostnader kan tallfestes og etterprøves.

Virksomhetens egne kostnader

Det er lovlig å vektlegge byttekostnader ved skifte av leverandør. Det å vektlegge byttekostnader er en forskjellsbehandling av leverandørene, men det er lovlig dersom det er saklig begrunnet og ikke gir en urimelig konkurransefordel til eksisterende leverandør, se Kofa 2021/192. Det er imidlertid en grense for hvor mye som kan vektlegges.

Virksomhetens egne kostnader kan være kostnader til omstilling, opplæring og tilrettelegging. Det kan også være kostnader knyttet til lagerbeholdning som ikke lenger kan nyttiggjøres ved skifte av leverandør, se Kofa 2006/65).

Vær imidlertid klar over at vektlegging av byttekostnader kan medføre dårligere konkurranse om oppgaven og en dyrere løsning totalt sett.