Avklare behov og forberede konkurransen

Ved å vurdere mulige overordnete måter behovet kan dekkes på, kan du avdekke ulike livssykluskostnader som kan få betydning for valg av hva som skal anskaffes.

Eksempel fra bygg

Valg av konsept for bygningsutforming har stor betydning for bygg. En kompakt bygningsform vil ha en annen kostnad per år enn en bygningsform med flere fløyer. Bygningsformen påvirker energiforbruket og også fasadearealet og dermed forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader, for eksempel til rengjøring, reparasjoner og utskiftninger av fasaden. Se veiledning om LCC for bygg- og anlegg.

Når du skal beskrive behovet er det viktig å involvere brukere, interessenter, driftsavdelingen, fagavdelingen og budsjettavdelingen for å få kunnskap om deres erfaringer og kunnskap som har betydning for livssykluskostnadene. Andre oppdragsgivere kan også ha verdifull erfaring og innspill.

Undersøk om det er forhold som legger føringer for fremtidige kostnader, for eksempel lovkrav som medfører rutinemessig eller ekstra oppfølgning, krav til sikkerhet, rapportering, vedlikehold med mer.

Husk at leverandørmarkedet er en vesentlig kilde til kunnskap om livssykluskostnader på de ytelsene de selv selger. De sitter ofte på god statistikk. Bruk det handlingsrommet som anskaffelsesregelverket gir for å være i dialog med markedet om kommende anskaffelser. Les mer om Dialog med markedet.

Føringer/ønsker som kan få betydning for kostnadene ved en IKT anskaffelse:

• Hvor mange lisenser for programvare som må anskaffes
• Hvor tilgjengelig/oppdatert ytelsen skal være
• 24 timers oppetid på IKT utstyr og programvare
• Hyppig levering av forbruksartikler
• Rask responstid på serviceavtaler
• Avhengighet til andre ytelser

Generelt er det slik at jo flere krav og strengere kravene er, jo dyrere blir det. Du bør derfor utfordre ønsker som disse:

• Er det nødvendig med leveranser hver uke?
• Kan rutinene internt i virksomheten endres?
• Hvorfor 24 timers oppetid?
  • Er det nødvendig med 24 timer eller er det tilstrekkelig med normal arbeidstid?
  • Er det nødvendig med 24 timers oppetid i helg og helligdager?
• Hvorfor må vi ha så rask responstid? Kan vi planlegge det bedre?

Svarene på spørsmålene, kan være ja, at det er påkrevet, men det er viktig at du som innkjøper borer litt i slike fordyrende ønsker for å forsikre deg om at de faktisk representerer reelle behov.

Et eksempel på behov for transport

Du kan legge til rette for livssykluskostnader ved å åpne opp for ulike løsningsalternativer. Dersom behovet er transport, er det ulike måter å dekke dette på enten dere utfører transporten i egenregi eller dere kjøper tjenesten i markedet.

Hvis virksomheten har som oppgave å transportere folk fra A til B, kan valget stå mellom kjøp av biler/busser for så å utføre transporten med egne sjåfører eller å kjøpe hele transporttjenesten.

Ved anskaffelse av bil/buss til transport, så vil bilen/bussen stå ubrukt den tiden den ikke brukes. Mens ved anskaffelse av transporttjeneste, kan transportleverandøren bruke bilen også til andre transporttjenester. Transportleverandøren kan levere tjenesten billigere fordi han kan fordele anskaffelses- og driftskostnadene ved bilen på flere oppdrag.

Du kan stille krav til livssykluskostnadsberegninger i spesifikasjonen. Du kan du for eksempel stille som et krav at leverandøren skal bruke LCC verktøy i prosjekteringsfasen for bygg slik at det er lettere å velge blant ulike løsningsforslag som sikrer lang levetid som igjen reduserer vedlikeholdskostnadene.

Du kan stille krav om at utstyr kan repareres, krav om minimum garantitid, krav om maksimalt energibruk i bygget eller av utstyret, krav om dvalemodus på energikrevende utstyr som kopimaskiner, null-utslipp av CO2 eller maksimalt utslipp av CO2 for kjøretøy. Utslipp av CO2 og forbruk av drivstoff har nær sammenheng. Ved å stille slike krav, vet du hva de fremtidige kostnadene på dette området maksimalt beløper seg til.

Hvis du er tydelig på at du ønsker å legge vekt på livssykluskostnader og velge den løsningen som totalt sett har lavest kostnad i hele brukstiden, vil leverandøren forstå at han kan tilby en noe mer robust, kvalitativt bedre og mer vedlikeholdsfri, driftssikker løsning som har lavere livssykluskostnader enn en løsning der oppdragsgiver kun legger vekt på laveste anskaffelsespris.

Å tenke helhetlig og samle alle de kontraktene som er nødvendig for anskaffelsen i en og samme kontrakt, kan medføre lavere livssykluskostnader.

Det er mange som ikke tenker på hva som skal skje med ytelsen eller hvilket behov som oppstår etter at ytelsen er på plass. Derfor er det flere som inngår service- og vedlikeholdskontrakter etter at ytelsen er anskaffet. Da er det ofte kun en leverandør som kan levere, det blir en slags monopolsituasjon og prisen på vedlikeholdskontrakten kan bli svært høy.

Åpne spesifikasjoner

Det er ulike måter å spesifisere et behov for å ivareta livssykluskostnadsvurderinger.

Ved å beskrive behovet åpent med ytelses- og funksjonskrav, vil du i større grad kunne få lavere livssykluskostnader og forutberegnelige kostnader enn ved detaljert beskrivelse av ønsket løsning i kravet.

Når du beskriver behovet, sier du hva dere har behov for og hvor lenge dere har behov, men ikke hvordan ytelsen skal leveres. Leverandøren tilbyr sitt beste løsningsforslag og du vil også få en samlet pris på hele perioden.

Et eksempel fra anskaffelse av arbeidstøy til sykehus-sektoren med ytelses- og funksjonskrav

Anskaffelsesavdelingen snakket med sykepleiere, leger og annet personale om de viktigste funksjonelle egenskapene til arbeidstøyet.  Det viste seg å bli en nyttig erfaring som førte til følgende prioriteringer; Det nye arbeidstøyet måtte være funksjonelt, tiltalende, brukervennlig, enkelt å rengjøre, slitesterkt og kostnadseffektivt. 

Slik ble de funksjonelle egenskapene spesifisert i stedet for å spesifisere materiale, fibertype, utforming og så videre.

Kjøpe tjenesten i stedet for produktet

Ved å beskrive behovet og ikke være bundet til en bestemt løsning, kan du utfordre markedet på mer kosteffektive tjenester i stedet for dyrere produkter.

For oppdragsgiveren kan det resultere i bruk uten eierskap fordi leverandøren vil eie produktene/utstyret. Oppdragsgiver vil dermed ikke lenger ha kostnadene ved å eie produkter/fasiliteter (utstyr, verktøy, biler, konferanselokaler) som i lange perioder står ubrukt.

Du kjøper i større grad nytten av et produkt i stedet for selve produktet. Leverandører vil tenke kosteffektivt, helhetlig og tilrettelegge selve tjenesteleveransen slik at de begrenser behov for innsatsfaktorer som produkter og utstyr. Maksimal brukstid på innsatsfaktorer er kostnadseffektivt, og det reduserer også miljøbelastningen ved at færre produkter og mindre utstyr er nødvendig å kjøpe inn.

Blanding av spesifikasjoner

En spesifikasjon vil sjelden bestå av kun ytelses- og funksjonskrav, det kan være nødvendig å stille krav til oppfyllelse av spesifikke standarder eller oppfyllelse av detaljkrav.

Eksempel på spesifikasjon av energibruk, fra mest åpen spesifikasjon til detalj:

• Ytelseskrav:              
  Energibruken i bygget skal være maksimum X Kwh per m2/år
• Funksjonskrav:         
  Veggen skal ha en U-verdi (isolasjonseffekt) på minimum Y
• Standarspesifikasjon:
  Bygget skal være av passivhus standard
• Detaljkrav 1:             
  Bygget skal være tilnyttet til fjernvarme
• Detaljkrav 2:            
  Veggen skal ha isolasjon med minimum 15 cm steinull

Hvis du her kombinerer ytelseskravet og en eller flere av de øvrige, så begrenses leverandørenes mulighet til å selv finne egnede kosteffektive løsninger for å oppfylle maksimumskravet på X Kwh per m2/år. Det kan slå ut på livssykluskostnadene. Vær imidlertid oppmerksom på at enkelte krav kan være påkrevet ihht lovgivning/reguleringer.

Den mest opplagte måten å legge vekt på livssykluskostnader er som tildelingskriterium.

Anskaffelsesregelverket åpner opp for tre alternativer:

• Den laveste prisen
• Den laveste kostnaden
• Det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet

Når du legger vekt på livssykluskostnader som tildelingskriterium, er det de to siste alternativene du skal bruke, da «kostnadsbegrepet» omfatter en kostnadseffektivitetsberegning tilsvarende en livssykluskostnadsberegning.

Du kan for eksempel ha et tildelingskriterium der du vektlegger energibruk ved utstyret og omregner det til kroner.

Tildelingskriterier kan brukes alene eller i kombinasjon med krav. Ved anskaffelse av biler, kan du for eksempel ha et krav om maksimalt drivstoffforbruk per kjørte kilometer og i tillegg ha et tildelingskriterium der du legger vekt på lavere drivstoffforbruk enn maksimumskravet. 

Der leverandøren tilbyr en bil med lavere drivstoffforbruk, kan du for eksempel trekke fra prisen forholdsmessig avhengig av forbruket. Her må du sette en pris på drivstoffet pr liter for å regne ut kostnaden over tid. Jo lenger tidsperspektiv du legger til grunn, jo mer usikker blir estimatet.

Kontrakter av en viss varighet er egnet for å få til endringer i kontraktsperioden.

Det kan derfor være lurt å pålegge leverandøren å endre innsatsfaktorer for å få en mer kosteffektiv drift i bruksfasen. Dersom du kjøper for eksempel tjenester som innebærer transport, kan du stille krav om at leverandøren etter en viss tid skal bytte ut til mer kosteffektive transportløsninger og at det skal gjenspeiles i den prisen du skal betale. Dette må komme tydelig fram i anskaffelsesdokumentene.

Dialogen med markedet vil avdekke mulighetsrommet her.

Da det ofte er manglende statistikk hos oppdragsgiver mht hvor mye som kjøpes og hva det beløper seg til, kan du vurdere om du bør stille som kontraktskrav at leverandøren skal levere statistikk over forbruksmønster, kostnader til utskifting, drift og lignende. Da vil du ha et bedre grunnlag ved neste anskaffelse for å vurdere mulige kostnadselementer og omfanget.

Du bør planlegge hvordan du skal følge opp de faktiske kostnadene i levetiden.

Dersom leverandøren gir garantier for hvor lenge en ytelse skal vare, så må du følge opp ytelsen og reklamere dersom noe skjer i garantiperioden.

Der leverandøren har estimert kostnaden for bruksrelaterte ytelser eller hvor lenge en ytelse vil vare, så er det også grunnlag for reklamasjoner dersom estimatene ikke holder.

Kostnadene kan ha nær forbindelse med at du følger opp de bruksanvisninger, service- og vedlikeholdsplaner som leverandøren har forutsatt. Dette bør du sette i system. Dersom du ikke følger opp din del av forpliktelsen i kontrakten, vil du ha en tyngre vei å gå hvis du vil reklamere eller bruke sanksjoner.

Dersom dere ikke har god statistikk eller leverandøren ikke i tilstrekkelig grad har evnet til å estimere vedlikeholdskostnader, så vil du få nyttig informasjon og erfaring ved å følge opp de faktiske kostnadene. Dette er verdifull informasjon for senere anskaffelser.