Avklare behov og forberede konkurransen

• Bruk tid på å beskrive formålet med anskaffelsen, hvilket resultat og effekter ønsker dere å oppnå?
• Beskriv HVA dere vil oppnå og ikke HVORDAN det skal løses.
• Hvilken endring ønsker dere å oppnå? For hvem skal disse endringene eller resultatene være oppnådd?
• Bruk tilgjengelig statistikk fra leverandørreskontro og digitale verktøy (bestillingsverktøy, KGV, ERP e.l.) som viser hvilket behov virksomheten har hatt til nå.
• Hva er suksesskriteriene, dvs. hvordan vet dere om formålet, effektene og resultatene er nådd?
• Opprett en tverrfaglig arbeidsgruppe (TAT). Det er viktig at denne gruppen jobber interaktivt og ikke “klatter” på hverandres innspill om behov og ønsker.
• Bruk god tid på behov, ikke fall for fristelsen å for raskt falle ned på en løsning.
• Prioriter hvilke behov som skal dekkes i anskaffelsen - det er kun de behovene som støtter opp om formålet med denne anskaffelsen som skal dekkes.
• Sjekk med markedet - er det mulig å dekke behovene nå eller mer på lenger sikt?

Dersom dialogen med markedet viser at noen av behovene ikke kan dekkes nå, kan løsningen være å tenke alternativt:

• Hvordan kan behovet unngås?
• Kan noe av behovet dekkes ved interne ressurser?
• Kan du anskaffe tjenesten i stedet for å anskaffe et produkt?
• Bør du vurdere hvordan du kan nå andre markeder enn de tradisjonelle?

Start med å definere behovet på en overordnet og funksjonell måte. I stedet for å beskrive behovet i form av hvordan oppgaven skal løses med detaljerte krav, beskriv de (forbedrede) effektene og/eller den tilstanden som ønskes oppnådd gjennom anskaffelsen.

For å identifisere behovet på en slik måte, er disse spørsmålene til hjelp:

• Hva er formålet med anskaffelsen?
• Hvilke resultater og effekter ønsker virksomheten at anskaffelsen skal bidra til (ønsket situasjon)?
• Hvilken endring ønsker virksomheten å oppnå med anskaffelsen?
  • Hva er det dagens løsning ikke dekker/løser?
  • Hvilke utfordringer gir dette (eksempelvis lang saksbehandlingstid, mange tilleggskjøp, mye overtid, vanskelig for sluttbruker å finne riktig informasjon, høyt energiforbruk)?
• For hvem eller hva skal disse endringene og resultatene være oppnådd?
• Hvor stort er gapet mellom dagens og ønsket situasjon?

Gapet som avdekkes er grunnlaget for det påfølgende arbeidet med å formulere formål, mål, suksesskriterier og måleindikatorer for anskaffelsen - hvilke gevinster som skal realiseres.

Involver de identifiserte interessentene og tverrfaglig arbeidsgruppe (TAT) for å forankre og skape forståelse for prosjektet internt og eksternt. Dialogen med interessentene er også viktig for å få med erfaringer, synspunkter og innspill til behovsvurderingen. 

Involver brukere i å identifisere behovet allerede på dette tidlige stadiet. Det sikrer at det som anskaffes møter/tilgodeser det behovet virksomheten har nå og i fremtiden.

For videre diskusjon og konkretisering av behovene, må formålet for anskaffelsen og overordnede strategier være førende. Ellers kan du fort ta med «behov» i den videre prosessen som ikke er reelle sett opp mot målsettingen og utfordringsbildet. Det vil som regel blir en prioritering av i hvilken grad behovene skal ivaretas. Dette er en oppgave for styringsgruppen, eventuelt overordnet leder.

Verifisering av behovet er ikke en beskrivelse av hva som skal anskaffes (spesifikasjonen, også kalt kravsspesifikasjonen), men avdekking av ønskede behov og prioritering som legger grunnlaget for utarbeidelsen av spesifikasjonen. 

Når du involverer interessenter vil du antagelig avdekke mange ulike ønsker og behov. Det er ikke nødvendigvis alle identifiserte behov som skal eller kan dekkes, men kun de som støtter opp under målsettingen med anskaffelsen.

Det er virksomhetsleder eller den som er delegert ansvar som velger hvilke behov som best ivaretar formålet med anskaffelsen innenfor de rammene som er lagt for anskaffelsen.

Verifiserte behov som ikke avdekkes, vil medføre at du lager et konkurransegrunnlag med en utilstrekkelig spesifikasjon. Dette vil igjen kunne medføre et udekket behov, at målsettinger ikke nås, strategisk prising fra leverandøren, en eventuelt ny tilleggsanskaffelse, en eventuell avlysning av konkurransen og et mulig erstatningsansvar.

Det å bruke god tid på behovsavklaringen er dermed viktig for å at dere skal oppnå de resultatene dere ønsker. Bommer dere på behovet, så hjelper det ikke hvor god du er senere i anskaffelsesprosessen. Behovet blir uansett ikke dekket ved denne anskaffelsen.

Interne og eksterne brukere eller interessenter vil ofte gi innspill om krav og kriterier som de mener bør stilles i spesifikasjonen (kravsspesifikasjonen), for at behovet skal bli oppfylt. Dette kan tilsynelatende se greit ut, men kravene kan imidlertid være til hinder for at dere får oppfylt behovet på best mulig måte.

Slike krav og kriterier kan være basert på tidligere anskaffelser (det vil si gårsdagen løsning) eller «for å være på den sikre siden». Det kan også være helt legitime årsaker, da det kan være lovpålagte krav som pliktes oppfylt eller krav knyttet til eksisterende løsninger (grensesnitt).

Ved å ta en sjekk med markedet vil du få kunnskap om kravene er mulig å oppfylle, om de er mulig å dokumentere, om de er fordyrende, om de er konkurransebegrensende eller om de rett og slett medfører at leverandørene ikke kan levere inn det beste løsningsforslaget på ditt behov.

Dette må du så ta med deg tilbake i virksomheten for å ta en grundig vurdering av om kravene er absolutt nødvendige eller om dere bør sløyfe kravene for å ikke begrense mulige gode løsningsforslag.

Les mer om hvordan du kan vurdere behovet for anskaffelsen.

Hva innebærer det og hvorfor har det en merverdi å jobbe grundig med behovet når du skal i gang med en anskaffelser?

Et sykehus hadde en utfordring knyttet til at mange pasienter ikke møtte opp til avtalte timer. Dette ble et problem på flere måter, både for sykehuset og ved økte problemer/kostnader for samfunnet.

Sykehuset mente at den viktigste årsaken til at så mange ikke møtte opp var at de glemte avtalen. Behovet ble derfor identifisert til å være en løsning på det å unngå at pasientene glemte timeavtalene sine.

De mente at løsningen kunne være en sms-varslingstjeneste til pasientene, slik at de fikk en sms to dager før den avtale timen som påminnelse. Sykehuset besluttet derfor å anskaffe en sms-varslingstjeneste.

Å tilnærme seg utfordringen på en annen måte viste seg å avdekke et litt annet behov:

I stedet for å anta hva som er årsaken til at pasienter glemmer avtalen bestemte sykehuset seg får å undersøke mer om årsakene. De snakket med ulike pasienter og fant at det var flere årsaker enn bare det at de glemte timen.

Noen grudde seg så mye til timen at de rett og slett lot være å gå. Andre var blitt kvitt plagene sine innen timen, så de trengte ikke lenger avtalen. En årsak var også at de ikke hadde klart å avbestille timen fordi det var vanskelig å finne riktig telefonnummer for å gi beskjed.

Andelen som glemte timen ble målt til å utgjøre 24 %. En sms-varslingstjeneste ville dermed bare være en løsning som dekket 24 % av behovet.

For den gruppen som grudde seg var behovet trygghet eller informasjon. For de som ville avbestille, enklere måte å avbestille på.

Å undersøke utfordringen nærmere viser noe som ofte skjer, vi er for raske og tar tak i antakelsen om det vi tror er behovet, at pasientene glemmer avtalen. Men dette er egentlig bare et symptom og ikke det behovet som gir størst gevinst å ta tak i. De var litt raske til å fastslå hva som var behovet ut fra sitt ståsted. De tenkte kanskje «Hva kan være viktigere enn å komme til oss og våre spesialister?». Å tenke slik er veldig vanlig, det kalles ekspertisetenking. Det gjør at vi ikke klarer å tenke utenfor boksen. Det behovet som ville gi større gevinst var å kunne tilby de timene som ble ledige til noen andre.

Poenget er at det er smart å bruke mer tid på å vurdere behov, at det i prosjektgruppa som jobber med en utfordring eller et behov, er en bevisstgjøring rundt behovsvurderingen. Hvilke premisser er vurderingene basert på? Hvilke sammenhenger er viktige og konsekvenser gir de, og for hvem? 

Vi kan også tenke slik: De som ikke kom til avtalt time utgjør 24 %. Hva koster det sykehuset og samfunnet med de resterende 76 %? Kan det ikke være verdt å bruke noe mer på å undersøke behovet nærmere, i stedet for å bare kjøpe en løsning som hjelper på 24 %?

I starten av et prosjekt/en anskaffelse kan du utfordre behovseier (hun/han som bestiller behovet) om behovet og stille spørsmål for å utforske nye måter å tenke på. Prøv begge å ha et åpent sinn.

Vær samtidig klar på hva som er formålet med anskaffelsen og hvilke prioriteringer som gjelder. Pass på å ikke gå videre til svar og løsninger, men hold dere til å utforske behovet.

Bruk tid i starten på å få frem og stille spørsmål og plukk fra hverandre og grav i det som kommer opp.

Du har fått en «bestilling» fra behovseier. Hvis det er rom for å utfordre bestillingen er det en teknikk du kan benytte: 5xHvorfor. Se Eksemple - flyreise.

Still spørsmålet «hvorfor» til det presenterte behovet gjentatte ganger. Hensikten er å komme forbi de åpenbare symptomene til problemet. Ved å grave bakover i årsaksrekken, kan du avdekke selve roten til problemet, kjerne-årsaken. Ved hjelp av denne teknikken vil du avdekke at ikke alt ved behovet er like velbegrunnet. Still spørsmål til hvorfor vi gjør ting, eller hvorfor vi gjør ting på en spesiell måte. Kanskje blir svaret «fordi sånn har vi alltid gjort det».

Bruk teknikken for å utforske årsaks- og virkningsforholdet som gjelder for behov som er definert. Formålet er å avdekke ikke bare hva folk sier de vil ha, men de underliggende ikke-uttrykte behovene. Forhåpentligvis finner du da den egentlige årsaken og behovet, og kan handle og innrette den videre anskaffelsesprosessen ut fra det.

Metoden krever kreativitet og utholdenhet. Det er fort gjort å stoppe opp for tidlig. Det kan også være utfordrende å stille de riktige hvorfor-spørsmålene. To personer kan komme opp med helt forskjellige svar, siden veien mot kjerne-årsaken er avhengig av hvem som deltar. Gjør derfor gjerne øvelsen i fellesskap, for å få opp ulike alternativer på bordet.

Ikke gi opp! Ofte er det når den som svarer begynner å bli lei av deg at du nærmer deg det endelige svaret og kjernen i det egentlige behovet.