Kontraktsoppfølging

Leveransene vil gi virksomheten et godt svar på om riktig valg av leverandør/løsning er gjort. Hovedprinsippet er at leveransen dekker behovet innenfor de rammer som er satt i kontrakten.

Dette kan gjerne vises med følgende evalueringskretsløp:

Det som vurderes er samsvaret mellom behov, tildelingskrteriene, den valgte løsning og hva som faktisk leveres. Behovet vurderes på nytt ut fra hva som faktisk er levert.

Det er lite hensiktsmessig å stille krav eller vurdere kriterier som i praksis vil være vanskelig/umulig å følge opp innenfor fornuftige ressursrammer. Dersom krav og kriterier vanskelig lar seg beskrive i en kontrakt kan dette også være en indikator på at disse krav og kriterier ikke skal brukes i anskaffelsen.

Hvordan kontrakten og leveransene skal følges opp bør også være tydelig nedfelt og beskrevet i kontrakten. I tillegg til at dette er skriftliggjort bør dette gjennomgås med de personer hos leverandør og de personer i egen organisasjon som vil få ansvaret for å følge dette opp operasjonelt i kontraktsperioden.

En kilde til utvikling og forbedring er vurdering og sluttevaluering av selve anskaffelsen og evne til å lære av disse vurderingene. Vurdering av en anskaffelsen er en komplisert og vanskelig del av anskaffelsen. Det er mange faktorer som avgjør om anskaffelsen er godt gjennomført. Suksessfaktoren er at behovet ble løst innenfor de forventede rammer, uten avvik. Som del av vurderingene av en anskaffelse kan f.eks. følgende faktorer vurderes i forhold til prosessen knyttet til valg av tildelingskriterier og evaluering av tilbud:

• Tildelingskriteriene og i hvilken grad disse lot seg evaluere ved valg av tilbud
• Enighet rundt fastsettelse av krav og kriterier
• Gjennomføring av prosessen knyttet til evaluering av tilbud
• Beslutningsprosessens gjennomføring
• Kontraktsinngåelsen
• Kontraktens spesifikasjon av kriterier
• Manglende kritierier som burde vært en del av evalueringsprosessen
• Oppfølging av krav i leveransen