Prosjektet er ikke nødvendigvis avsluttet selv om byggearbeidene er unnagjort. Etter byggearbeidene og eventuell prøvedrift skal prosjektet formelt overleveres byggherre.
Andre betegnelser brukt på denne fasen
Forsvarsbygg
Gjennomføringsfase 3 – Overlevering
Reklamasjonsfase
Statsbygg
Avslutte
Oslo kommune
Overtagelse og overlevering
Overlevering består av følgende faser:
- Prøvdedrift: Test av driftsystemer og funksjonalitet
- Overtakelse: Gjennomføring av overtakelsesbefaringer og signering av overtakelsesprotokoller.
- Reklamasjon: Oppfølging av leveransene med sikte på å avdekke eventuelle mangler slik at rettigheter ivaretas og at sikkerhetsstillelsen ikke frigis for tidlig.
Roller og ansvar i overlevering og garantiperiode
Prosjektleder
Noen av prosjektlederes viktigste oppgaver i overtagelsefase og garantiperiode
- Sikre at nødvendig sluttdokumentasjon og tillatelser foreligger før bygget tas i bruk
- Gjennomføre sluttbefaringer og sluttoppgjør
Prosjekteier
Noen av prosjekteiers viktigste oppgaver i overtagelsesfase og garantiperiode
- Godkjenne prosjektleders anbefalinger i tilfelle uenigheter om sluttprodukt og oppgjør, samt eventuelle rettslige prosesser
- Godkjenne overtagelse og sluttoppgjør basert på sluttbefaringer/1-årsbefaring
- Følge opp eventuelle driftskontrakter og garantisaker
- Godkjenne prosjektets sluttrapport
Kontraktsansvarlig /-forvalter
Noen av kontraktsforvalters hovedoppgaver i overtagelsesfasen
- Dokumentere alle leveranser er i tråd med kontrakt og eventuelle avvik
- Bistå i utarbeidelse av sluttrapport og benytte erfaringer inn i senere anskaffelser
Juridisk veileder / -ansvarlig
Noen av juridisk ansvarliges hovedoppgaver i overtagelsesfasen
- Bistå prosjektleder i sluttoppgjør og byggherres representant i eventuelle rettslige oppgjør rundt pris eller kvalitet på sluttprodukt.
Huskeliste
- Husk å involvere driftspersonale i overtagelse og garantifasen slik at disse kjenner forutsetninger for ulike komponenter og funksjonalitet. Dette sikrer bedre drift og bedre forutsetninger for å vurdere om behov for utbedring er garantisak eller ikke
- Sikre at all nødvendig FDV-dokumentasjon blir overlevert
- Foreta sluttvurderinger av anskaffelsen og oppdater etter en periode i drift - Dette gir gode innspill til forbedrede anskaffelser i framtiden
Maler (også kontrakt- og avtalemaler)
Veiledere