Utførelsesfasen er gjennomføringen av byggearbeidet frem til eventuell prøvedrift og overtakelse. Du finner informasjon om viktige momenter i kontraktsoppfølgingen og hva du burde gjøre i startfasen.
Grunnlaget for god kontraktsoppfølging legges i godt arbeid i planleggingsfasen av prosjektet.
Forsvarsbygg
Gjennomføringsfase 2 - Bygging
Statsbygg
Gjennomføre - Oppfølging av byggesak
Oslo kommune
Detaljprosjektering og gjennomføring
I kontraktsoppfølgingen skal du sikre at bygget eller anlegget blir i tråd med målsetningene og som beskrevet i kontrakten, herunder at krav til gjennomføringen på sosialt ansvar, miljø, lønns- og arbeidsvilkår følges. Husk at kontraktsoppfølgingen gjelder kvalitet på alle kontraktsfestede prosjektmål - Ikke bare volum og framdrift.
Dersom ytelsene som leveres endres i forhold til det som er avtalt i kontrakten, kan endringen i realiteten være en ulovlig direkte anskaffelse. Det er derfor viktig å ha kontroll på eventuelle endringer som gjøres i kontrakten og at disse er i tråd med anskaffelsesregelverket.
Oppstart
Når først byggeperioden starter, skjer fremdriften raskt. Det er derfor viktig at alle aktører har forstått hvilke krav og forutsetninger som gjelder i prosjektet. Det er viktig at det legges opp til gode samhandlingsrutiner og at disse avtales i oppstatsmøtet. Et oppstartsmøte eller -seminar med fokus på krav og forutsetninger i prosjektet bidrar til økt felles forståelse. Senere i byggeprosjektet er det viktig at nye entreprenører som kommer på byggeplassen, får en tilsvarende, men mer kortfattet opplæring.
På et oppstartsmøte kan følgende være behandlet og dokumentert i et skriftlig møtereferat:
| Tema | Beskrivelse |
| Gjennomgang av kontrakten | Gå i gjennom kontrakten, spesielt de praktiske aspektene. Gjennomgå spesielt mulige endringer som følger av formuleringer som «med mindre annet er avtalt» - Hva betyr egentlig dette for partene? |
| Kommunikasjon | I hvilken form foregår kommunikasjonen? Når må den være skriftlig? Når skal man bruke spesielle skjema/formular? Hvem skal stå for kommunikasjonen? Hva er kontaktinformasjonen til disse nøkkelressursene? |
| Samhandling | Når finner byggemøtene sted og hvordan føres referatene? Avtales det andre fora for å diskutere utfordringer og strategiske målsetninger i prosjektet? Hvem skal delta? Hvem har beslutningsmyndighet? |
| Kontroller | Hvilke kontroller og befaringer skal gjennomføres for å sjekke om leveransene er i tråd med kontraktsbestemmelsene? Hvordan kontrolleres leveransene til underleverandør? Hvem deltar på kontrollene og befaringene? Hvis pris beregnes ut fra medgått arbeid/mengder, hvordan kontrolleres dette? |
| Prosjektering / underlag | Er det kommentarer til prosjekteringen? Er ansvarsfordelingen tydelig i kontrakten? |
| Bankgarantier, forsikringer | Er dokumentasjon på alle nødvendige kausjoner, forsikringer og bankgarantier fremlagt? |
| Fakturering, overtagelse og sluttoppgjør | Når sendes timelister? Hva er fakturaadresse? Er det avtalt spesielle forhold ved overtagelsen? Hvem er skal delta på sluttbefaring? |
| Tvisteløsninger | Hvordan planlegger partene å løse uenigheter som oppstår underveis? |
I de tilfeller digitale verktøy som BIM benyttes kan det være lurt å bruke dette som grunnlag for samhandlingen. BIM-modellen må da oppdateres fortløpende med endringene man blir enige om i samhandlingen. Sentralt i samhandlingen er ansvarspunkter som følger av byggerherreforskriften.
Kvalitetsplan
Det er fornuftig å lage en egen kvalitetsplan, matrise eller sjekkliste som viser hvilke bygningsmessige og tekniske forhold som krever spesiell fokus i prosjektet. Oppfølgingspunktene vil omfatte de fleste fag og entreprenører. Det bør særlig fokuseres på grensesnitt mellom fag.
Roller og ansvar i utførelsesfasen
Byggherreforskriften pålegger byggherren å sikre at sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) blir ivaretatt i hele byggeperioden.
Byggherren må utpeke en koordinator for kontroll av utførelse (KU). Ansvaret for SHA etter byggherreforskriften kan ikke byggherren fraskrive seg uansett valg av gjennomføringsmodell.
Prosjektleder
Noen av prosjektleders viktigste oppgaver i utførelsesfasen
- Jevnlig oppfølging av kontrakten med leverandøren i bygge- og
statusmøter:
- Akseptere leveranser i henhold til kontrakt (kvalitet, kvantitet, tid og sted)
- Administrere oppfølging av avvik og garantier
- Initiere tvisteløsningsmekanismer i kontrakten ved behov og/eller vurdere sanksjoner
- Følge opp måloppnåelse
- Utforme tilleggs- og endringsordrer iht. kontraktens bestemmelser
- Oppdatere risikoanalyse og tiltaksplan ved behov
- Sammen med kontraktsforvalter følge opp og dokumentere krav med henvisning til konkurransegrunnlag, kontrakt, håndbøker/ veiledere eller andre styringsdokumenter, med spesielt fokus på risikoområder som arbeids- og lønnsbestemmelser, miljø, etikk og arbeidslivskriminalitet
- Vurdere og gjennomføre utløsing av opsjoner
- Følge opp kontraktens kommersielle vilkår herunder prisregulering, reklamasjoner, garantikrav, sanksjoner og tvister
- Følge opp og koordinere leveranser fra fagrådgivere og eksperter
Prosjekteier
Noen av prosjekteiers viktigste oppgaver i utførelsesfasen
- Rapportere på måloppnåelse, framdrift, samfunnsansvar iht. gjeldende retningslinjer til styringsgruppe og/eller politisk nivå
- Beslutte bruk av dagbot, heving, oppsigelse
- Godkjenne å utløse opsjon, tilleggs- og endringsordrer, og kuttlister
- Avklare og håndtere endringsforespørsler fra prosjektleder og påse at disse konsekvensvurderes og håndteres i tråd med prosjektets målprioritering
Byggeleder
Noen av byggeleders viktigste oppgaver i utførelsesfasen
- Rapportere framdrift og status til prosjektleder
- Jevnlig oppfølging av kontrakten med leverandøren i bygge- og
statusmøter:
- Akseptere leveranser i henhold til kontrakt (kvalitet, kvantitet, tid og sted
- Administrere oppfølging av avvik og garantier
- Følge opp måloppnåelse
- Oppdatere risikoanalyse og tiltaksplan ved behov
- Sammen med prosjektleder, kontraktsforvalter og eventuell SHA-koordinator følge opp og dokumentere krav med henvisning til konkurransegrunnlag, kontrakt, håndbøker/ veiledere eller andre styringsdokumenter, med spesielt fokus på risikoområder som arbeids- og lønnsbestemmelser, miljø, etikk og arbeidslivskriminalitet
- Følge opp og koordinere leveranser fra fagrådgivere og eksperter
Kontraktsansvarlig /-forvalter
Noen av kontraktsforvalters hovedoppgaver i utførelsesfasen
- Bistå prosjektleder i kontraktsoppfølging for å sikre at leveranser er i tråd med kontrakt og konkurranseunderlag, herunder dagbøter, oppsigelser eller andre sanksjoner der nødvendig
- Koordinere leveransen i anskaffelsen med andre parallelle anskaffelser i samme prosjekt
- Komme med anbefalinger rundt utløsning av kontraktens tvisteløsningsmekanismer
- Måle prosjektet på spesielle måleparametre der dette er etablert
Juridisk veileder / -ansvarlig
Noen av juridisk ansvarliges hovedoppgaver i utførelsesfasen
- Bistå i oppfølging og dokumentasjon av krav med henvisning til konkurransegrunnlag, kontrakt, håndbøker/ veiledere eller andre styringsdokumenter, med spesielt fokus på risikoområder som arbeids- og lønnsbestemmelser, miljø, etikk og arbeidslivskriminalitet.
- Kvalitetssikre prosjektleders anbefalinger om å utløse opsjon, tilleggs- og endringsordrer, og kuttlister, samt bruk av dagbot, heving, oppsigelse, før prosjekteier beslutter
- Bistå og anbefale i oppfølgingen av kontraktens kommersielle vilkår herunder prisregulering, reklamasjoner, garantikrav, sanksjoner og tvister
- Start med et oppstartsmøte med nøkkelressurser, gjerne også underleverandører, for å sikre at man er inneforstått med ønsket kommunikasjonsform, spesielle risikoelementer, rapporteringskrav, samt roller og ansvar
- Ha en plan for hvordan prosjektets overordnede målsetninger og regelverk knyttet til SHA og seriøsitetsbestemmelser skal følges opp og kontrolleres
- Ha god koordinering mellom parallelle anskaffelser i et stort prosjekt og ha tydelig kartlagt risikoelementene