Fellesavtale for kurs- og konferansetjenester
Statens innkjøpssenter har inngått statlige fellesavtaler for kurs- og konferansetjenester. Avtalen er gyldig fra 6. desember 2024 med en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse i inntil to år.
Om avtalen
- Ikrafttredelse: 06.12.2024
- Varighet: 2 år + 1 år + 1 år
- Opsjon: Det er ennå ikke utløst opsjon. Virksomhetene vil bli varslet i god tid i forveien dersom opsjon ikke utløses
- Det er inngått to fellesavtaler om kjøp av kurs- og konferansetjenester:
- Delkontrakt 1: Arrangementer for 10 deltakere eller flere uten overnatting
- Delkontrakt 2: Arrangementer for 10 deltakere eller flere med overnatting
Det er inngått parallelle rammeavtaler med 53 leverandører på totalt 327 kurs- og konferansesteder i delkontrakt 1, og 46 leverandører på totalt 315 kurs- og konferansesteder i delkontrakt 2.
Alle virksomhetene på fellesavtalen skal ha en lokal avtaleforvalter som er avtaleansvarlig og koordinator både overfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere.
Meld inn lokal avtaleforvalter eller foreta endringer av lokal avtaleforvalter ved å sende en henvendelse til reise@dfo.no.
Retningslinjer for bruk av avtalen
Rammedokumentet gir virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes.
For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet.
Hvordan bestille kurs og konferanser
Bruk veiledningen til å bestille:
For å bestille kurs og konferanse med 10 eller flere deltakere skal det gjennomføres minikonkurranser.
| Delkontrakt 1 | Delkontrakt 2 |
|---|---|
| • Dagpakke | • Dagpakke • Standardrom for overnatting • Middag |
Det er mulig å gjøre tilpasninger til standardinnholdet i de ulike delkontraktene. For eksempel kan bestiller opplyse i minikonkurransen om at de også ønsker middag dersom de gjør avrop på delkontrakt 1, eller at de kun ønsker overnatting for X antall deltakere dersom de gjør avrop på delkontrakt 2.
Bestiller kan ikke gjøre avrop på fellesavtalen dersom de kun har behov for overnatting og/eller middag.
Virksomheten er ansvarlig for at bestillingene gjøres i tråd med anskaffelsesregelverket og bestemmelsene i fellesavtalen. Dette gjelder også dersom virksomheten får bistand fra tredjepart (reisebyrå, eventbyrå, etc.).
Kurs- og konferanseapplikasjonen
Utvelgelse av hvilke leverandører som inviteres med i minikonkurransene, skal gjøres i kurs- og konferanseapplikasjonen som vises lenger ned. Det er et oppslagsverk over avtaleleverandørene og deres lokasjoner.
Bestiller skal fylle inn følgende informasjon (kriterier) i applikasjonen:
- Ønsket beliggenhet for gjennomføring
- Antall deltakere / kapasitet hos leverandør
- Behov for overnatting
- Behov for sikkerhet
- Behov for universell utforming
Bestiller skal invitere alle leverandørene som oppfyller virksomhetens kriterier for arrangementet, innenfor valgt geografisk område. Det skal minimum inviteres med to leverandører i hver minikonkurranse.
Dersom valgt radius kun omfatter én leverandør, og det å utvide radiusen medfører en vesentlig ulempe for virksomheten, kan man vurdere direkte tildeling til leverandøren som oppfyller kriteriene på den valgte lokasjonen. Dette kan kun begrunnes med:
- Krav til sikkerhet
- Krav til universell utforming og/eller tilgjengelighet (tilpasninger for personer med nedsatt funksjonsevne)
- At en utvidelse av radiusen medfører økonomiske- og/eller miljømessige konsekvenser (f.eks. gjennom at majoriteten av deltakerne må reise mer enn 1,5 timer)
Maler som skal brukes i minikonkurransene
Når bestiller har funnet aktuelle avtaleleverandører som oppfyller virksomhetens behov for arrangementet, skal Bilag 4C Mal for minikonkurranse og Mal for Prisskjema til minikonkurranser fylles ut og sendes til leverandørene. Gjennomføringen av mini-konkurransen skal dokumenteres ved å fylle ut Mal for protokoll til minikonkurranse og deretter arkiveres.
Veiledning til minikonkurranse
Bilag 4B er en veiledning til hvordan en minikonkurranse skal gjennomføres og hvordan man skal fylle ut mal-dokumentene. Veiledningen omfatter:
- Regler for bestilling
- Informasjon om hva som er inkludert i de ulike priskomponentene i avtalen (dagpakke, overnatting i standardrom og middag)
- Informasjon om hvilke krav bestiller kan stille i minikonkurransen
- Informasjon om hvilke evalueringskriterier bestiller kan benytte i minikonkurransen
Andre relevante dokumenter
Bilag 4 Standard kjøpsbetingelser omfatter kontraktsvilkår som gjelder mellom virksomhet og leverandør for alle bestillinger. Virksomhet og leverandør skal ikke utarbeide egne kontraktsvilkår.