Fellesavtale for kurs- og konferansetjenester
Statens innkjøpssenter har inngått statlige fellesavtaler for kurs- og konferansetjenester med 53 leverandører i delkontrakt 1 og 46 leverandører i delkontrakt 2. Avtalen er gyldig fra 6. desember 2024 med en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse i inntil to år. Vi vil varsle virksomhetene i god tid i forveien dersom det ikke utløses opsjon.
Denne applikasjonen viser en oversikt over avtaleleverandørene og deres lokasjoner.
Om avtalen
- Ikrafttredelse: 06.12.2024
- Varighet: 2 år + 1 år + 1 år
- Opsjon: Det er ennå ikke utløst opsjon. Virksomhetene vil bli varslet i god tid i forveien dersom opsjon ikke utløses
- Det er inngått to (2) fellesavtaler om kjøp av kurs- og konferansetjenester:
- Delkontrakt 1: Arrangementer for 10 deltakere eller flere uten overnatting
- Delkontrakt 2: Arrangementer for 10 deltakere eller flere med overnatting
- Tjenester: Kurs- og konferansetjenester
- Delkontrakt 1: Dagpakke (Leie av møteromslokaler, plenumssal, e.l., standard teknisk AV-utstyr, lunsj og pausemat)
- Delkontrakt 2: Dagpakke, overnatting i standardrom og middag
Det er inngått parallelle rammeavtaler med 53 leverandører på totalt 327 kurs- og konferansesteder i delkontrakt 1, og 46 leverandører på totalt 315 kurs- og konferansesteder i delkontrakt 2.
Det er utarbeidet et rammedokument som skal veilede bruken for denne avtalen.
Avropsmekanisme
Det skal gjennomføres minikonkurranse på hele omfanget:
- Arrangementer med 10 deltakere eller flere uten overnatting
- Arrangementer med 10 deltakere eller flere med overnatting
Oppdragsgiver skal legge følgende kriterier til grunn for å vurdere virksomhetens behov ved arrangementer:
- Ønsket beliggenhet for gjennomføring
- Antall deltakere / kapasitet hos leverandør
- Behov for overnatting
- Behov for særskilte tjenester, herunder:
- Sikkerhet
- Universell utforming
- Tilgjengelighet
Kurs- og konferanseapplikasjonen skal benyttes til å finne aktuelle leverandører som oppfyller oppdragsgivers kriterier. Oppdragsgiver skal invitere alle leverandørene som oppfyller kriteriene i valgt geografisk område. Hvis kun én leverandør oppfyller oppdragsgivers kriterier skal oppdragsgiver utvide radiusen for ønsket beliggenhet. Hvis dette innebærer en vesentlig ulempe for oppdragsgiver, kan kontrakt tildeles direkte til leverandøren som oppfyller kriteriene i den valgte lokasjonen. Dette kan kun gjøres dersom direkte tildeling kan begrunnes med:
- Krav til sikkerhet
- Krav til universell utforming og/eller tilgjengelighet (tilpasninger for personer med nedsatt funksjonsevne)
- At en utvidelse av radiusen medfører økonomiske- og/eller miljømessige konsekvenser (f.eks. gjennom at majoriteten av deltakerne må reise mer enn 1,5 timer)
Direkte tildeling uten minikonkurranse må begrunnes, og skal dokumenteres og arkiveres av oppdragsgiver.
Gjennomføring av minikonkurranser
Alle arrangementer med 10 deltakere eller flere skal gjennomføres som minikonkurranse, uavhengig av arrangementets estimerte verdi. Dette gjelder både for arrangementer med og uten overnatting.
Når oppdragsgiver har funnet aktuelle avtaleleverandører som oppfyller oppdragsgivers behov, skal bilag 4C – Mal for minikonkurranse og Mal for prisskjema fylles ut og sendes til leverandørene som inviteres til en minikonkurranse.
Relevante dokumenter for gjennomføring av minikonkurranse:
- Bilag 4 – Standard kjøpsbetingelser:
- Dette er kontraktsvilkårene som gjelder mellom oppdragsgiver og leverandør ved alle avrop under fellesavtalene
- Verken oppdragsgiver eller leverandør kan utarbeide egne kontraktsvilkår
- Bilag 4B – Veiledning til minikonkurransene
- Omtaler regler for gjennomføring av minikonkurranser
- Inneholder informasjon om hva som er inkludert ved bestilling av dagpakke, standardrom for overnatting og middag
- Inneholder informasjon om hvilke krav oppdragsgiver kan stille i sine minikonkurranser og på hvilke områder
- Inneholder informasjon om hvilke kriterier oppdragsgiver kan benytte i sine minikonkurranser
- Bilag 4C – Mal for minikonkurranse
- Oppdragsgiver fyller ut pkt. 2 Generelt, 3.1 Generelt om arrangementet og pkt. 3.3 Tildelingskriterier
- Hvis oppdragsgiver ønsker å stille egne krav i sine minikonkurranser fyller oppdragsgiver også ut pkt. 3.2 Absolutte krav
- Mal for prisskjema til minikonkurranser
- Oppdragsgiver fyller ut arkfane «Delkontrakt 1» eller «Delkontrakt 2». Arkfanen som ikke benyttes kan slettes
- Avbestillings- og reduksjonsvilkår fremgår av arkanene «Avbestilling – delkontrakt 1» og «Avbestilling – delkontrakt 2». Arkfanen som ikke benyttes kan slettes. Leverandørenes generelle avbestillings- og reduksjonsvilkår gjelder ikke under denne avtalen
- Hvis oppdragsgiver kun skal evaluere på totalpris for arrangementet, kan oppdragsgiver benytte arkfane «Evalueringsmatrise pris»
Oppdragsgiver er selv ansvarlig for gjennomføring av avrop/minikonkurranser og skal selv definere virksomhetens behov. Oppdragsgiver er ansvarlig for at gjennomføringen av minikonkurranser gjøres i tråd med anskaffelsesregelverket og reglene i de statlige fellesavtalene om kjøp av kurs- og konferansetjenester, selv om oppdragsgiver får støtte fra en tredjepartsaktør (eksempelvis et reisebyrå) til gjennomføring av minikonkurranser.
Oppdragsgiverne kan velge innenfor følgende tildelingskriterier i minikonkurransene:
- Pris
- Oppdragsgiver definerer dette selv
- Anbefalt: Totalpris for hele arrangementet
- Vi anbefaler at virksomheter som evaluerer på totalpris for hele arrangementet, ber leverandørene om å spesifisere priselementene dagpakke, overnatting i standardrom og middag for å kontrollere at leverandørene ikke overstiger sine makspriser
- Kvalitet
- Oppdragsgiver definerer dette selv
- Eksempler:
- Kapasitet til ønsket antall deltakere, til ønsket dato
- Nærhet til kollektiv transport/kollektivt knutepunkt (i antall km)
- Miljø:
- Oppdragsgiver definerer dette selv
- Eksempler:
- Andel økologiske produkter
Hvilke tildelingskriterier oppdragsgiver ønsker å benytte, og vektingen av tildelingskriteriene bestemmes av bestillende virksomhet i minikonkurransene.
Vedståelsesfristen definerer i hvor lang tid leverandørenes tilbud er bindende. Statens innkjøpssenter anbefaler en vedståelsesfrist på 2-5 dager for mindre arrangementer (eksempelvis dagmøter), mens for større arrangementer anbefales en vedståelsesfrist på opptil 10 dager.
Vedståelsesfristen bør sees i sammenheng med hvor lang tid det er til arrangementet, og bør gjenspeile arrangementets omfang og kompleksitet. Skal arrangementet være stort, med flere tilpasninger og hvor kvalitet og miljø skal hensyntas, må oppdragsgiver sikre at det er tilstrekkelig med tid til en god evalueringsprosess av alle innkomne tilbud.
Hvilke tjenester omfattes?
| Delkontrakt 1 | Delkontrakt 2 |
|---|---|
| • Dagpakke | • Dagpakke • Standardrom for overnatting • Middag |
Tilpasninger av innholdet i delkontraktene
Det er mulig å gjøre tilpasninger til standardinnholdet i de ulike delkontraktene. Eksempelvis:
- Hvis en oppdragsgiver skal avholde et arrangement uten behov for overnatting, så kan oppdragsgiver spesifisere i bilag 4C – Mal for minikonkurranse:
- at oppdragsgiver også ønsker middag
- Hvis oppdragsgiver skal evaluere denne prisen også, så husk å legg inn dette i Mal for prisskjema til minikonkurranser
- Hvis en oppdragsgiver skal avholde et arrangement med behov for overnatting, men ikke ønsker middag så kan oppdragsgiver spesifisere dette i bilag 4C – Mal for minikonkurranse:
- Oppdragsgiver må huske å fjerne dette priselementet fra dokumentet Mal for prisskjema til minikonkurranser
Det er ikke mulig å gjøre følgende tilpasninger:
Oppdragsgiver kan ikke gjøre avrop på denne avtalen dersom det kun er behov for overnatting og/eller middag. Pris på overnatting i standardrom og/eller middag, skal kun tilbys oppdragsgivere i tilknytning til et arrangement.
Lokal avtaleforvalter
Den enkelte virksomhet må utnevne en lokal avtaleforvalter for denne fellesavtalen. Lokal avtaleforvaler er avtaleansvarlig og koordinator både overfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres dersom det skjer endringer av lokal avtaleforvalter eller evt. dennes kontaktinformasjon.
For å melde inn en lokal avtaleforvalter, eller foreta endringer av lokal avtaleforvalter, send en e-post til: reise@dfo.no
Samarbeidsområde i MS Teams
Lokal avtaleforvalter har tilgang til samarbeidsområde for fellesavtalen i Microsoft Teams. Dette for å tilrettelegge for en mer effektiv kommunikasjon, bedre informasjonsflyt og selvbetjening. Teamet vil fungere som en digital møteplass for lokale avtaleforvaltere. Det er et sted for læring, samhandling og erfaringsutveksling. I teamet får alle medlemmer tilgang til avtaledokumenter og annen relevant informasjon. I Teams kan lokal avtaleforvalter rapportere eventuelle avvik, stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter.
For å få tilgang til teamet og for andre henvendelser kring avtalen, vennligst kontakt oss på reise@dfo.no
Les mer her om hvordan du får gjestetilgang til Teams
Kontakt
Alle henvendelser relatert til fellesavtalen ønskes sendt til reise@dfo.no, og merkes med «Fellesavtaler – kurs- og konferansetjenester».