Avtalene på kurs- og konferansetjenester omfatter dagpakke (leie av lokaler, standard AV-utstyr og servering) og rom for overnatting. Ansatte i statlige virksomheter skal kunne benytte de statlige fellesavtalene ved behov for å booke arrangementer på vegne av sin virksomhet.

Status

• Tilbudsfristen var 24. april kl. 12:00.
• Det er mottatt svært mange tilbud og en omfattende evalueringsprosess pågår.
• Tildeling av kontrakter planlegges i løpet av oktober.
• Kontraktsignering og oppstart av implementeringen planlegges i løpet av november.

Prosjektmandat

• Inngå statlige fellesavtaler på kurs- og konferansetjenester som dekker statens behov for kurs- og konferansetjenester, hvor ansatte booker arrangementer på vegne av sin virksomhet.
• Legge til rette for en god implementering og forvaltning av avtalen(e).
  • Det utarbeides en implementeringsplan og et rammedokument som gir føringer for hvordan avtalene bør brukes for å oppnå gevinster.
  • Avtalen skal bidra til at statlige virksomheter får et godt grunnlag for styring, rapportering og kontroll over reisekostnader, både økonomiske og miljørelaterte (f.eks. klimaregnskap).
• Bidra til etterlevelse av relevante lover og regler.

Effektmål

• Effektivisering
  • Redusert samlet ressursbruk og transaksjonskostnader til forberedelse og inngåelse av avtaler, samt løpende forvaltning.
  • Effektiv behovsdekning for statlige virksomheter.
  • Reduserte totale kostnader gjennom bedre avtaledekning.

• Samfunnsansvar
  • Dreie etterspørselen mot mindre miljøbelastende kurs- og konferansevirksomhet og øke incentivene til å velge leverandørene med de mest miljøvennlige tjenestene.
  • Motvirke arbeidslivskriminalitet, for eksempel gjennom krav til lønns- og arbeidsvilkår, der det er relevant.
  • Ivareta hensyn til miljømessige og sosiale krav, herunder bruker av lærlinger og universell utforming, i henhold til regelverket

• Konkurranse
  • Tilgang på det statlige markedet for leverandører, spesielt for mindre, lokale og kjedeuavhengige leverandører som ofte ikke kan levere på større rammeavtaler.
  • Mer effektiv tilgang på et større leverandørmarked for oppdragsgivere (økt konkurranse).

• Økonomiske besparelser
  • Gode priser og vilkår som en effekt av å samordne innkjøp innenfor et område med stort volum.
  • Økte direkte og indirekte besparelser for statlige virksomheter knyttet til gjennomføring av en statlig fellesavtale, samt gjennom en standardisert og effektiv behovsdekning.

Tentativ framdriftsplan

Organisering

• Prosjekteier: seksjonssjef Frederik Hanses/Statens innkjøpssenter
• Prosjektleder: Eva Synnøve Trælstad/Statens innkjøpssenter
• Prosjektdeltakere:
  • Maiken Svendsrud, prosjektdeltaker, Statens innkjøpssenter
  • David Behrens, analyse, Statens innkjøpssenter
  • Tone Bergh-Christensen, jurist, Statens innkjøpssenter 
  • Kadar Abrahamsen, bærekraft og miljø, avdeling for bærekraftige anskaffelser
  • Jenny Ählström, menneskerettigheter, avdeling for bærekraftige anskaffelser
  • Anne Cathrine Jacobsen, sosialt ansvar og lønns- og arbeidsvilkår, Statens innkjøpssenter

Innkjøpsgruppe

• Alf Jarle Albertsen, Konkurransetilsynet
• Kjersti Naustdal, Mattilsynet
• Øyvind Bjerkebro, Norsk Helsenett
• Vibeke Kemi, Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon
• Marianne Bretteville, Helsedirektoratet
• Else Brit Aarø, Tolletaten