Rutiner for å fremme menneskerettigheter i høyrisikoanskaffelser

Etter anskaffelsesloven § 5 skal alle offentlige oppdragsgivere ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser dersom det er risiko for brudd på slike rettigheter.

Det er viktig at offentlige virksomheter forplikter sine leverandører til å opptrå i tråd med menneskerettighetene når det handles med såkalte høyrisikoprodukter (varer hvor det er risiko for brudd på menneskerettighetene i leverandørkjeden). En rekke av disse produktgruppene anskaffes daglig av norske offentlige virksomheter.

Rutinene for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter bør fremkomme tydelig i anskaffelsesstrategien og være implementert i anskaffelsesprosessene.

Det stilles høyere forventninger til de store virksomhetene, som har innkjøpsbudsjetter på over en milliard kroner i året, tar et særlig ansvar for kontraktsoppfølging av at leverandørene ivaretar menneskerettigheter i leverandørkjeden.

De mindre virksomhetene skal ha egnede rutiner på plass, som er tilpasset budsjett og størrelse på avtalene med høyrisikoprodukter.

Egnede rutiner for mindre virksomheter

Gode egnede rutiner for mindre virksomheter er å:

1. Ha med hensyn til menneskerettigheter i strategidokument (for eksempel anskaffelsesstrategien).
2. Få oversikt over hvilke anskaffelser per år som er høyrisikoanskaffelser gjennom bruk av DFØs høyrisikoliste.
3. Stille krav til at høyrisikoprodukter er ansvarlig produsert med respekt for grunnleggende menneskerettigheter, ILOs kjernekonvensjoner og produsentlandets arbeidsmiljølovgivning. Merkeordninger som for eksempel Fairtrade, FSC, Rainforest Alliance, TCO Certified, UTZ eller tilsvarende kan brukes som dokumentasjon (for eksempel at kaffe, te og kakao til kaffemaskiner er ansvarlig produsert).
4. Kontrollere at de som gjør avrop på rammeavtaler for høyrisikoprodukter ikke glemmer at de skal kjøpe inn produktene som er ansvarlig produsert.

Disse rutinene kan enhver mindre statlig - eller kommunal virksomhet enkelt, og uten at det tar lang tid i anskaffelsesprosessen, få til. Les videre under for mer detaljert veiledning om bruk av høyrisikolisten og krav til ansvarlig produksjon.

Egnede rutiner for mellomstore - og store virksomheter

DFØs veiledning om sosialt ansvar er integrert i vår generelle veiledning om anskaffelsesprosessen. Det som står under er en sammenfatning av denne veiledningen.

• Når du planlegger årets anskaffelser bør du først få oversikt over hvilke anskaffelser som vil inneholde høyrisikoprodukter. Vi vet at det foregår systematiske brudd mot grunnleggende menneskerettigheter i produksjonen hos en rekke produkter og produktgrupper. Når dere skal gjøre en vurdering av om det er risiko for brudd på menneskerettigheter ved produktene dere skal anskaffe, anbefaler vi at du tar utgangspunkt i DFØs høyrisikoproduktliste. Se omtale i steg-for-steg-veilederen om hvordan dere kan vurdere om det som skal anskaffes innebærer risiko for brudd på menneskerettigheter i produksjonsprosessen. 

• På høyrisikolisten finnes de produktkategorier der det er dokumentert systematiske brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. Men merk at listen ikke er uttømmende, så dere må gjøre en selvstendig vurdering av produktene dere skal anskaffe og også søke andre kilder, som for eksempel hos Etisk Handel Norge. Produksjonsland og -region, og produksjonsprosess er viktige faktorer å undersøke.  Dere bør i høyrisikoanskaffelser ta inn kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden i kontraktene. Kontraktsvilkåret bygger på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP)  og OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv med aktsomhetsvurderinger som metode.

• Du bør varsle tidlig at dere ønsker å bruke krav- og kriterier til ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i et høyrisikoanskaffelse sånn at markedet kan forberede seg på dette, for eksempel i markedsundersøkelser, leverandørmøter og leverandørkonferanser. I steg-for-steg-veilederen finner du tips til dialog med markedet om risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter. Utfordre gjerne leverandørene om hvordan de ser for seg å dokumentere at produktene de leverer oppfyller kontraktsvilkårene for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden.

• Du kan kombinere de etiske kontraktsvilkårene med et kvalifikasjonskrav som etterspør dokumentasjon som viser at leverandørene har policys og rutiner på plass for aktsomhetsvurderinger på linje med punkt 2.1-2.6 i kontraktsvilkårene for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. Ved å bruke et kvalifikasjonskrav på denne måten sikrer man at kun leverandører som har slik policy og rutiner på plass kan delta i konkurransen. Bruk av kvalifikasjonskrav fordrer at dere har hatt en leverandørdialog og undersøkt at et tilstrekkelig antall leverandører kan levere på et slikt krav. Er markedet umodent bør du bruke et enklere krav, for eksempel punkt 2.1 i kontraktsvilkåret der leverandørene må sende inn en lenke med offentlig publiserte etiske retningslinjer vedtatte av styret.  Kan du med sikkerhet hvite at leverandører som kan delta i konkurrensen er omfattet av åpenhetsloven trenger du ikke å gjennomføre en leverandørdialog i forkant av anskaffelsen. I henhold til §6 i åpenhetsloven kan du kan i dette tilfelle kvalifiserer leverandørene gjennom å be de "levere informasjon om hvordan de håndterer negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold". Leverandørene plikter å gi informasjon innen rimelig tid og senest 3 uker etter at informasjonskravet er mottatt.

• Om sosiale merkeordninger og/eller miljømerkeordning finnes for høyrisikoproduktet kan dere i tillegg til de etiske kontraktsvilkårene stille krav til de aktuelle produktene i kravspesifikasjonen. Kravet kan dokumenteres gjennom anerkjente merkeordninger eller ved at leverandøren legger frem annen dokumentasjon på at det foreligger kontroll for ansvarlig næringsliv og respekt for menneskerettigheter i leverandørkjeden . For produktgrupper der mange leverandører kan levere produkter med merkeordning, vil dere kunne prioritere kontraktsoppfølging på andre produkter.

• Ved bruk av tildelingskriterier må dere bruke leverandørdialog for å undersøke om det er mange som kan oppfylle tildelingskriteriet. For eksempel bruker noen virksomheter som tildelingskriterium at leverandøren premieres etter hvor mange produkter de kan levere med sosial merkeordning. En annen måte å premiere leverandører som kan dokumenterer en ansvarlig leverandørkjedestyring er gjennom å gi poeng for antall produksjonsenheter som er sertifisert med for eksempel SA8000 eller ISO 45001. Viktig er å tenkte på at du kan evaluere tildelingskriterier på en rettferdig og enkel måte å evaluere. Det finnes en rekke eksempler på tildelingskriterier som har vært alt for kompliserte, for eksempel at leverandør får poeng for hvordan arbeiderne blir utdannet i faglige rettigheter. Slike kriterier blir veldig vanskelig å vurderer og du risikerer at leverandører klage til KOFA.

• Her må dere være bevisste på at hvis det er mange som kan levere produkter hvor sosialt ansvarlig produksjon kan dokumenteres med sosial og /eller miljømerkeordning, bør dere heller bruke krav i kravspesifikasjon.

 Ved bruk av tildelingskriterium må du være særlig bevisst på hvordan dere velger å vekte dette og hvordan tildelingskriteriet vil slå ut økonomisk.

• Avsjekk mot avvisningsregler. Forskrift om offentlige anskaffelser har bestemmelser i § 9‑5 og § 24-2, blant annet om plikt til å avvise leverandør som er rettskraftig dømt eller har tilstått barnearbeid eller andre former for menneskehandel (tvangsarbeid). Oppdragsgiver har rett (ikke plikt) til å avvise leverandører med alvorlige gjentatte brudd på bestemmelser om miljø, arbeidsforhold og sosialt ansvar som følger av nasjonale og internasjonale regler og avtaler. Oppdragsgiver har også mulighet å avvise leverandører som begått alvorlige feil som kan medføre tvil om dens yrkesmessige integritet. Verdensbanken har en såkalt Black list, som kan være til hjelp. Rutinene deres bør inneholde et punkt om avvisningsregler.
• Dere bør i planleggingen av en anskaffelse samtidig planlegge for hvordan dere skal gjøre kontraktsoppfølging, og om det er noen anskaffelser dere skal prioritere særskilt. Vi anbefaler at dere tar stikkprøver for å sjekke ansvarlig produksjon på noen av produktene i noen av avtalene. Prioriter de avtalene med høy verdi. For stikkprøver bør dere prioritere områder hvor dere ikke har stilt krav om sosial merkeordning.  Det kan være aktuelt at dere setter av noe penger til å engasjere ekstern hjelp til å granske leverandørkjeden. Særlig til store virksomheter og/eller kontrakter av stor verdi er det en forventning om en grundigere kontraktsoppfølging.  
• Det finnes flere konsulentselskaper som har spesialisert seg på å undersøke og få oversikt over høyrisikoproduktenes globale leverandørkjeder. Dere kan med fordel samarbeide med andre virksomheter om kontraktsoppfølging og sjekk i leverandørkjeden.

Eksempler

Hvordan du kan jobbe med å fremme menneskerettigheter ved høyrisikoanskaffelser. Dokumentene under er eksempler fra Bergen kommune, DSS, Statsbygg, Sykehusinnkjøp og UKE.

Maler

Anskaffelsesstrategier med mål om menneskerettigheter