I dette kapittelet beskrives viktige forutsetninger for god kontraktsoppfølging.
Kontraktsoppfølging forutsetter at innkjøpsfunksjonen organiseres på en hensiktsmessig måte. God kontraktsoppfølging sikrer at:
- Ressursene utnyttes effektivt
- Gevinster realiseres
- Behovene dekkes
- Målene (inkludert samfunnsmål) med anskaffelsen nås
Virksomhetsleder må på overordnet nivå sikre at virksomheten totalt sett har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse, og leder av innkjøpsfunksjonen må sikre at ressursene er tilgjengelige for å følge opp kontrakten.
2.1 Roller, kompetanse og kapasitet
Virksomheten må ha kapasitet og kompetanse innenfor flere områder for å kunne følge opp både lovpålagte og andre kontraktsfestede krav. Det er for eksempel behov for ulik fagkompetanse for å følge opp krav til ytelse, pris, fakturainnhold og andre leveringsbetingelser enn for å følge opp seriøsitetskrav, krav til miljø og krav til menneskerettigheter.
Det bør være en tydelig ansvarsfordeling mellom kontraktsforvalter (den rollen som har ansvaret for å følge opp kontrakten) og fagavdeling. Det finnes mer informasjon om de ulike rollene som bør involveres og kompetansebehov i DFØs veiledning om innkjøpsledelse.
2.1.1 Basis nivå for virksomheter med et minimum av kapasitet og kompetanse
I mindre virksomheter er det gjerne få ressurser som arbeider med anskaffelser, og det kan også være én ressurs som har ansvar for både gjennomføring av konkurranser og oppfølging av kontrakter. Denne ressursen skal da dekke rollene som innkjøper, kontraktsforvalter, fagperson for produkt/tjeneste og fagperson for å følge opp lovpålagte krav til seriøsitet.
Disse virksomhetene bør etablere samarbeid med relevante fagavdelinger i egen organisasjon for å følge opp kontraktene. Det kan for eksempel benyttes kompetanse fra HR-avdelingen eller lignende ved oppfølging og kontroll av lønns- og arbeidsvilkår.
Dersom virksomheter på basisnivå ønsker å stille seriøsitetskrav utover krav som er pålagt i lov og forskrift, kreves det at virksomhetens tilføres ressurser og kompetanse. Det kan for eksempel være aktuelt å utvikle samhandling med andre innkjøpsmiljøer og/eller å anskaffe ekstern bistand.
2.1.2 Avansert nivå for virksomheter med tilstrekkelig kapasitet og kompetanse
Større virksomheter har ofte flere ressurser med riktig kompetanse internt i innkjøpsfunksjonen og spesialiserte fagavdelinger med kompetanse på lønns- og arbeidsvilkår og fagavdeling (-etat) med kompetanse på produkt/tjeneste. Virksomheten kjennetegnes ved at innkjøpsfunksjonen og fagavdelingen(e) samhandler godt.
Slike virksomheter har kapasitet og kompetanse til å følge opp kontraktene sine grundigere og gjerne mer spesialisert enn det som virksomheter på basisnivå gjør. Som regel er det tilgjengelige ressurser med kompetanse på krav til lønns- og arbeidsvilkår, andre seriøsitetskrav og andre områder som krever spesialkompetanse. Virksomheten kan derfor vurdere å kontraktsfeste seriøsitetskrav utover krav som er pålagt i lov eller forskrift.
Avanserte virksomheter har et strategisk fokus på anskaffelser og etterspør styringsinformasjon om måloppnåelse ved anskaffelsene. Virksomhetene har også utarbeidet måleparametere innen anskaffelser. Innkjøpsfunksjonen er gjerne kategoribasert.
Det interkommunale renovasjonsselskapet Sirkula ansatte egen avtaleforvalter for bedre kontraktsoppfølging. Han sparte selskapet for 4,4 millioner kroner i 2023...
2.2 System og rutiner
Virksomhetsleder har det overordnede ansvaret for å sørge for at virksomhetens kontrakter følges opp. Det må derfor etableres hensiktsmessige systemer og rutiner.
For statlige virksomheter fremgår det av økonomireglementet at virksomheten må etablere system og rutiner for å sikre forsvarlig organisering av økonomistyringen og at dette utføres i samsvar med gjeldende lover og regler (internkontroll).
Også kommunale virksomheter skal etter kommuneloven ha system og rutiner for å sikre at kontraktene følges opp. Internkontrollen må tilpasses vesentlighet og risiko, og skal dokumenteres skriftlig.
Det må også utarbeides rutiner for oppfølging og kontroll av krav til lønns- og arbeidsvilkår [se kapittel 5].
Arbeidet med oppfølging av kontrakter bør omtales i relevante strategidokumenter. Dette kan for eksempel være i virksomhetens anskaffelsesstrategi.
Kontraktsoppfølging kan gjennomføres bedre, mer effektivt og gi mindre feil ved bruk av gode støttesystemer.
Flere virksomheter benytter IT-systemer slik som konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) i dag. Virksomhetene må benytte KGV i konkurransegjennomføringen, men det er ingen plikt til å benytte KAV i kontraktsoppfølgingen. Virksomheter som bruker KAV, vil få en bedre oversikt over kontraktsporteføljen. KAV har også funksjonalitet som delvis støtter oppfølgingsarbeidet.
eBevis er en tjeneste for elektronisk innhenting av dokumentasjonsbevis fra noen offentlige registre. Tjenesten er tilgjengelig gjennom oppdragsgivers fagsystem, typisk et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) eller et kontraktsoppfølgingssystem (KAV). eBevis inneholder:
Gjennom eBevis kan det innhentes dokumentasjon om skatt- og avgift, firmaopplysninger fra Enhetsregisteret, opplysninger fra Brønnøysundregistrene om konkurs og insolvens, regnskapsinformasjon fra Brønnøysundregistrene mm.
Virksomheten kan ha styringssystemer (for eksempel CRM-systemer) som støtter anskaffelsesprosessen og arbeidet med å følge opp inngåtte kontrakter. Slike kvalitetssikringssystemer bidrar til å sikre styring og kontroll over kontraktsporteføljen.
Virksomheter som stiller seriøsitetskrav i bygg- og anleggsanskaffelser, benytter ofte HMSREG eller tilsvarende systemer i arbeidet. HMSREG er en skybasert løsning som kan støtte virksomhetenes arbeid med å følge opp seriøsitetskrav. HMSREG kan også støtte integrasjon mot Startbank, og dette gir muligheter for å sikre at leverandørene er seriøse og oppfyller sine skatte- og avgiftsforpliktelser mm.
[1] Veileder om kommunelovens internkontrollbestemmelser – regjeringen.no
Beste praksis for kontraktsoppfølging
1. Innledning
To nivåer, basis og avansert
Veilederens innhold
To sjekklister
2. Organisering
2.1 Roller, kompetanse og kapasitet
2.1.1 Basis nivå for virksomheter med et minimum av kapasitet og kompetanse
2.1.2 Avansert nivå for virksomheter med tilstrekkelig kapasitet og kompetanse
2.2 System og rutiner
3. Kontraktsoversikt og overordnet risikostyring
3.1 Kontraktsregister
3.2 Overordnet risikovurdering og oppfølgings- og kontrollplan for virksomheten
Eksempel på hvordan risikovurderinger kan gjennomføres
4. Kontraktsoppfølging
4.1 Generelt
4.2 Implementeringsperiode
4.2.1 Informasjon om kontrakten
4.3 Risikovurdering av kontrakten
4.4 Administrative forhold
4.4.1 Oppstartsmøte
4.4.2 Samarbeidsmøter/statusmøter
4.4.3 Krav til rapportering om statistikk for kontrakten
4.5 Oppfølging av leveransen
4.5.1 Kvalitet
4.5.2 Oppfølging av prisbestemmelser
4.5.3 Oppfølging av leveransefrister mv.
4.5.4 Revisjon og stikkprøver
4.6 Endringer i produktsortiment, priser og andre betingelser under kontraktsperioden
4.7 Avvikshåndtering og sanksjonering
4.8 Opsjon på rammeavtaler
4.9 Avslutning av kontrakten
5. Seriøsitet