Det er viktig å finne frem til flere alternative måter å løse behovet på og analysere dem slik at du finner ut hvilket konsept som vil gi best måloppnåelse.
Behov - visjon og målbilde for løsningen
- Start med å analysere behovet
- Lag visjon og målbilde for hvordan behovet bør løses.
- Start med sluttbrukernes behov og bruk gjerne tjernetsedesign.
- Gjør en interessentanalyse og identifisér alle som på en eller annen vil bli berørt av løsningen, for eksempel saksbehandlere og de som skal administrere og drifte løsningen. Hvordan bør løsningen være for å tilfredsstille deres behov best mulig?
- Identifisér gevinstene systemet skal gi og involvér de som skal være ansvarlige for å ta ut gevinstene når systemet kommer i drift (gevinsteierne)i prosessen. De kan ha synspunkter på hvordan løsningen bør utformes for å gi mest mulig gevinster.
- Løsningen skal vare 15-20 år. Hvordan skal den videreutvikles og hvem kan gjøre det?
- Beskriv et samlet målbilde for løsningen som ivaretar behovet til alle brukere, gevinsteiere og interessenter så godt som mulig i hele løsningens levetid.
Hvordan målbildet kan realiseres
- Kartlegg kompetanse og kapasitet internt og undersøk hva markedet kan tilby.
- Beskriv minst tre alternative konsepter for å løse behovet. Alternativene kan for eksempel være å anskaffe et standardsystem som allerede finnes på markedet, få spesialutviklet systemet eller kjøpe noen komponenter og lage resten ved hjelp av interne utviklere.
- Hvis du jobber i staten kan det hende at IT-anskaffelsen du skal gjøre er så omfattende at den faller inn under utredningsinstruksen. Du kan teste om du må følge utredningsinstruksen ved hjelp av ui-valgomaten. I så fall skal du også beskrive 0-alternativet, dvs hvordan situasjonen vil være dersom du ikke anskaffer noe nytt IT-system.
Hvilke anskaffelser du trenger å gjøre
- Lag konkurransestrategi for anskaffelsene i hvert av de ulike alternativene.
- Vurdér de ulike alternativene opp mot hverandre og anbefal hva slags anskaffelse(r) som best vil oppfylle behovet.
- Legg vekt på hva de ulike alternativene vil koste i hele systemets levetid (livssykluskostnader) når du vurderer anbefalingen.
Alternativanalysen og anbefalingen bør være så kortfattet som mulig og gjerne bestå av punkter.