Foreløpig budsjett for anskaffelsen
Det foreløpige budsjettet skal, så langt det er mulig, omfatte alle utgifter og inntekter som har betydning for de ulike konkurransestrategiske beslutningene.
De ulike kostelementene i en anskaffelse
En anskaffelse omfatter flere kostelement som brukes til ulike vurderinger gjennom en anskaffelsesprosess. I sin enkleste form bør det foreløpige budsjettet vise det du vet om kostnader på dette stadiet, samt informasjon om mulig budsjettdekning.
Det er viktig å ha en formening om hva anskaffelsen vil kunne pådra seg av kostnader over tid, da det vil binde fremtidige budsjetter.
Anskaffelsens anslåtte verdi
Anskaffelsens anslåtte verdi er bestemmende for hvilken del av anskaffelsesforskriften som gjelder for gjennomføringen av anskaffelsen. Anslått verdi er omtalt i forskriftens §5-4.
Se kapittel 5.4
regjeringen.no
På dette stadiet i anskaffelsesprosessen har man sjelden eksakt kunnskap om innkjøpspris, drifts- og vedlikeholdskostnader, men informasjon til anslaget kan hentes fra eksisterende kontrakt, fra søk på nettet og gjennom dialog med markedet.
Anskaffelsens livssykluskostnader (LCC)
Lov om offentlige anskaffelsers § 5 pålegger offentlige virksomheter å ta hensyn til livssykluskostnader.
Begrunnelsen for dette er delt; dels fordi en anskaffelse kan påføre virksomheten kostnader i mange år fremover i form av drift- forvaltning og vedlikehold. Livssykluskostnadene brukes når de ulike tilbudene skal evalueres og sammenlignes.
Den andre begrunnelsen er at ved å legge vekt på ytelser med lavere livssykluskostnader, så vil det også som den store hovedregel medføre valg av mer miljøvennlige løsninger.
Livssykluskostnader kan deles i to hovedgrupper:
Livssykluskostnader på oppdragsgivers hånd
Kostnader som oppdragsgiver elle andre brukere dekker, for eksempel
- kostnader knyttet til anskaffelsen (typisk innkjøpspris og egenandeler)
- driftskostnader, som forbruk av energi og andre ressurser
- vedlikeholdskostnader, som reparasjon og forbruksvarer
- Kostnader etter bruk, eksempelvis avhendingskostnader eller resirkuleringskostnader
Livssykluskostnader til ytre miljø
Også kostnader som belastes miljøet, kan medregnes - og dette kan gjøres gjennom hele livssyklusen til det som anskaffes, dvs også kostnader som er påført miljøet før oppdragsgiver erverver ytelsen.
Dette kan være kostnader knyttet til klimagasser og andre forurensende utslipp eller andre klimatiltakskostnader. Dette gjelder imidlertid bare dersom verdien kan tallfestes og etterprøves.
Virksomhetens gjennomføringskostnader
Gjennomføringskostnadene kan ha betydning for alternativvurderingen og valg av løsning. De vanligste gjennomføringskostnadene er knyttet til lønn og konsulentkjøp, og ulike løsninger på virksomhetens behov kan slå ulikt ut på for eksemplel opplærings- og implementeringskostnader, konvertering av data eller flyttekostnader.
Virksomhetene har ulik praksis i forhold til om interne lønnskostnader settes opp i gjennomføringsbudsjettet eller ikke, så undersøk hva som er anbefalt praksis i din virksomhet. Konsulentkjøp som gjennomføringskostnad omfatter ikke de kjøpene som er omfattet av kontraktens gjenstand og anskaffelsens anslåtte verdi (se over)
Eventuelle inntekter
Enkelte anskaffelser kan medføre inntekter til den offentlige oppdragsgiveren. Eksempler på inntekter er utviklingstilskudd og refusjoner.
Anskaffelsens budsjettmessige dekning
Totalkostnaden omfatter alle utgifter virksomheten må ha budsjettdekning for i hele kontraktsperioden pluss eventuelle avhendingskostnader. Å ha oversikt over dette er sentralt i vurderingen av om det er grunnlag for å gå videre med anskaffelsen - har virksomheten/vil virksomheten prioritere finansiering av kjøp og driftsfase?
Den totale kostnaden er summen av alle eksterne kostnader som utløses av den aktuelle anskaffelsen, eksterne kostnader til andre kjøp som denne anskaffelsen forutsetter, samt alle kostnader i bruks- og avhendingsfasen. Mange virksomheter inkluderer også interne gjennomføringskostnader, - her er praksis ulik fra virksomhet til virksomhet., sjekk hva som er rutinen i din.
Enkel budsjettabell
Mal for konkurransestrategi har en enkel tabell for kostnadene over. Den samme tabellen med innhold gjenbrukes og videreføres i anskaffelsens gjennomføringsplan.
Er det behov for en mer kompleks budsjettering anbefales det å bruke virksomhetens budsjettmaler- og metodikk.