Det er tidlig i prosessen du har størst mulighet til å påvirke anskaffelsen.
Vurdering av behov og forankring hos ledelsen er suksessfaktorer for økt verdiskaping og effektiv ressursbruk i arbeidet med en anskaffelse.
I denne fasen finner du aktiviteter som du bør vurdere å gjennomføre. Omfanget vil variere avhengig av anskaffelsens strategiske viktighet og omfang.
Roller og ansvar i forberedelsesfasen
Budsjetteier/ avtaleeier
- Ved behov gjennomføre forprosjekt for å etablere beslutningsunderlag for anskaffelsen
- Godkjenne budsjett før oppstart av anskaffelsesprosessen
- Godkjenne mandat
- Utpeke personer til rollene og opprette TAT, eventuelt prosjektgruppe og styringsgruppe
- Informere egen innkjøper
- Sørge for at nåværende kostnadsnivå- og struktur blir definert
- Avslå/ godkjenne kontraktsstrategi
- Avslå/ godkjenne endelig konkurransegrunnlag
- Vurdere opp mot mandat
Innkjøper
- Utforme mandat
- Gjennomføre markedsanalyser
- Gjennomføre kjøpe-/lageanalyse
- Kartlegge risikoer i markedet
- Leverandørdialog og veiledende kunngjøring i KGV
- Utforme kontraktsstrategi med risikoanalyse og tiltak
- Etablere evalueringsmodell
- Teste og ferdigstille evalueringsmodell
- Ansvarlig for sammenstilling av konkurransegrunnlaget
- Forberede konkurransegjennomføring i KGV
Kontraktsforvalter
- Bistå med markedskunnskap
- Bistå i utarbeidelse av leveransebeskrivelse/spesifikasjon
Fagansvarlig
- Kartlegge behov og bistå med markedskunnskap
- Analysér forbruksmønsteret/behov ved å benytte statistikk og styringsinformasjon fra digitale løsninger (eksempelvis fra leverandørreskontro eller bestillingssystem)
- Kartlegge risikoer knyttet til behovet
- Ansvarlig for spesifikasjon (teknisk, funksjonell og andre spesielle hensyn)
Tid, påvirkning og kostnader
Maler og sjekklister for å avklare behov
Maler og sjekklister for å planlegge konkurransen
Maler og sjekklister for å utarbeide anskaffelsesdokumentene
Valg av anskaffelsesprosedyrer
Oppdatert: 14. februar 2023