Kategoristrategi for reiseområdet

Kategoristrategien skal gi Statens innkjøpssenter og statlige virksomheter som er omfattet av innkjøpsordningen innsikt i reiseområdet.

Formålet er å prioritere riktige tiltak (avtaleområder) som bidrar til å redusere totale reisekostnader og miljøbelastning for Staten. Målet er brukervennlige løsninger og etterlevelse av relevante regler.

De 190 virksomhetene i statlig sivil sektor reiser årlig for ca 2,4 milliarder kroner.

Statens innkjøpssenter har gjennom prosjektet «Kategoristrategi for reiser» identifisert store gevinstpotensialer innenfor reiseområdet. Noen av de viktigste funnene har blitt avdekket gjennom bred involvering både av brukere, markedet og interesseorganisasjoner.

Strategien skal gi føringer for prioriterte tiltak som understøtter:

• Regjeringens målsettinger om å "forenkle, fornye og effektivisere" offentlig sektor
• Statens innkjøpssenters målsettinger
• Bruk av virkemidler som koordinering og konsolidering av kjøpsvolum
• Bidrag til enhetlige rutiner for bestilling og betaling, samt mer effektiv administrasjon
• Økt tjenestekvalitet og riktig behovsdekning, gjennom bred involvering av interessenter
• Forankring av strategien i ledelsen som vil støtte og forenkle holdningsskapende arbeid og bidra til vellykket implementering av fremtidige tiltak (statlig reisepolicy) og fellesavtale

Tentativ fremdriftsplan for gjennomføring av anbefalt handlingsplan

På grunn av redusert kapasitet i Statens innkjøpssenter vil den tentative fremdriftsplanen bli noe forskjøvet. Status per i dag er som følger:

• Fellesavtale for reisebyråtjenester ble inngått 12.juni 2020 og varer i tre år med opsjon om forlengelse i to år.
• Fellesavtale for betalingsløsning er forsinket. Innkjøpssenteret avventer nå avklaring fra Finansdepartementet på beslutningsnotat.
• Fellesavtale for kurs- og konferansetjenester er påbegynt som en pilot for en dynamisk innkjøpsordning (DPS). Ordningen planlegges kunngjort i løpet av Q3 2022.
• Fellesavtale for hotellovernatting planlagt kunngjøring av konkurranse Q2/Q3 2022
• Fellesavtale på leiebil planlagt kunngjøring av konkurranse Q2 2022
• Fellesavtale for flyreiser ble kunngjort mars 2022. Kontrakt signeres etter planen mai 2022.

Strategiens anbefalte handlingsplan angir prioriterte forbedringstiltak som vil bidra til å redusere totale reisekostnader i staten, harmonert og forutsigbart regelverk, økt tjenestekvalitet, effektive prosesser, etterlevelse, adferdsendring og klima- og miljøgevinster.

• Tiltakene er knyttet til utnyttelse av synergier, profesjonelle anskaffelsesprosesser, riktig behovsdekning og markedskompetanse.
• Gevinstpotensialet øker gjennom implementering av tiltak knyttet til forutsigbar og enhetlig styring og kontroll, helautomatisert og digitalisert reiseprosess.
• Gevinstrealisering forutsetter bred forankring og etterlevelse av lover og regler, avtalelojalitet og valg av miljøvennlige alternativer.

Mulighet for miljøvennlige alternativer er ivaretatt i anskaffelsen for ny reisebyråavtale og skal i fremtiden kunne bestilles gjennom en reisebyråportal.