Ved bruk av poengmodell er det nødvendig å omgjøre pris til poeng for å kunne sammenligne tilbud. Veiledningen redegjør for de vanligste metodene relatert til laveste pris og svakheter ved metodene.
Lineær modell
Basismodell: Basis lineær modell innebærer at forskjellen i poengscore speiler prosentforskjellen i pris (fra laveste tilbud). Formelen kan beskrives slik:
Poengscore = 10-10x(Pe-Pb)/Pb, der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris.
Modellen vil gi negative poeng dersom forskjellen mellom laveste og høyeste pris er mer enn 100%. Det har eksistert en oppfatning at en slik situasjon ikke vil være forenelig med regelverket, begrunnet i at poengskalaen da blir utvidet. Denne oppfattelsen er imidlertid ikke riktig. Det er ikke i seg selv i strid med regelverket å gi negativ score på priskriteriet.
KOFA behandlet denne problemstillingen i sak 2015/60. KOFA uttalte:
“Det gjelder uansett ingen ubetinget plikt til å evaluere andre kvantitative eller kvalitative kriterier på samme måte som priskriteriet, jf. sak 2013/31 premiss (28). Hensikten med tildelingsevalueringen er å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, og oppdragsgiver har frihet til å definere hva som representerer relevante merverdier og til å definere hvilke egenskaper ved tilbudene som skal gis hvilke utslag, såfremt dette gjøres i samsvar med kravene til likebehandling og gjennomsiktighet i loven § 5. At innklagede har lagt opp til å utvide poengskalaen for to av tildelingskriteriene er etter nemndas syn ikke til hinder for premiere relevante forskjeller mellom tilbudene i dette tilfellet.”
Forholdsmessig modell
Forholdsmessig modell innebærer at differansen i poengscore blir mindre jo større prisforskjellene er fra laveste pris. Formelen for forholdsmessig modell kan beskrives slik:
Poengscore = 10xPb/Pe, der Pe er den prisen som evalueres, og Pb er beste (laveste) pris.
Den forholdsmessige metoden innebærer at fratrekk i poeng svarer til den relative pris- og kvalitetsforskjellen. Sagt på en annen måte: Poengforskjellen blir mindre, jo høyere prisforskjellen er. Dette kan resultere i uventede avvikende poengscorer når det kommer til forskjell i pris. I metoden vil nivået på den laveste tilbudsprisen være styrende for uttellingen på de andre tilbudsprisene. Metoden fører videre til større poengutslag i intervallet nært opp til den laveste prisen, og små poengutslag ved høyere tilbudspriser.
Ingen tilbud vil kunne få poengscore 0 eller minuspoeng i denne modellen.
KOFA har i flere saker vurdert om den forholdsmessige modellen er ulovlig å bruke, jf. særlig KOFA-sak 2014/95. Til nå har KOFA kommet til at den forholdsmessige metoden ikke i seg selv er ulovlig å benytte i evalueringen, men det er viktig at den bare blir benyttet i tilfeller der den er egnet til å påvise relevante forskjeller mellom tilbudene.
Hybridmodell
I den såkalte Hybridmodellen (utviklet av Oslo kommune) er den matematiske formelen som er brukt, laget slik at den er lineær inntil et gitt knekkpunkt der den går over til å bli forholdsmessig.
Hybridmodellen tar delvis høyde for problemet med strategisk prising, samtidig som den bruker skalaen i større grad enn en ren forholdsmessig metode vil gjøre. Modellen gir ikke minuspoeng, og kan derfor være et godt alternativ der hvor det er forventet store prisforskjeller i tilbudene.
Hybridmodellen gir også større poengutslag enn den forholdsmessige, og gir ikke færre poeng for hver krone dyrere et tilbud er.
Hybridmodellen er matematisk mer komplisert.
I KOFA-sak 2016/179 anførte klager at bruken av hybridmodellen medførte brudd på regelverket, men klagen førte ikke frem. KOFA har derfor akseptert bruk av modellen. Det er imidlertid begrenset KOFA- eller rettspraksis rundt bruk hybridmodellen.
Du kan lese mer om Hybridmodellen i Oslo kommune veileder i utforming og evaluering av tildelingskriterier.
Svakheter ved å regne om pris til poeng
De vanligste måtene å foreta omregningen på, er å bruke en forholdsmessig modell eller bruke en lineær modell.
Felles for disse modellene er at omregningen tar utgangspunkt i den laveste tilbudte prisen og poengsetter de øvrige pristilbudene relatert til denne. Konsekvensen av dette er at tilbudet med den laveste prisen påvirker rangeringen av de øvrige tilbudene. Et tilbud som har lavest pris, men likevel ikke når opp i konkurransen grunnet dårlig nivå på de kvalitative kriteriene, kan likevel få helt avgjørende betydning for rangeringen av de øvrige tilbudene. Ved å simulere endringer i det billigste pristilbudet kan en se at konsekvensen kan bli at hvilket av de andre tilbudene som faktisk vinner konkurransen endrer seg selv om alle andre parametere holdes uendret.
Dette viser at tilfeldigheter i forholdet mellom det billigste pristilbudet og de øvrige pristilbudene kan få avgjørende betydning for utfallet av konkurransen, i stedet for at oppdragsgivers vurdering av egen betalingsvilje for de kvalitative kriteriene blir det avgjørende.
Oppdragsgivere bør også være klar over at den mye brukte forholdsmessige metoden til å beregne poeng på priskriteriet gir ulike poengutslag for prisdifferanser avhengig av avstanden til den laveste prisen.
KOFA i flere saker vurdert poengberegningen opp mot utslag ved den lineære proporsjonale metoden. Hvis poengutslagene avviker fra det som ville ha fulgt om denne metoden ble benyttet, følger det av KOFA‐praksis at oppdragsgiver må vise hvorfor evalueringen likevel har vært saklig og forsvarlig. Se 2009/249 avsnitt 23, 2009/279 avsnitt 29, 2011/176 avsnitt 70, 2012/41 avsnitt 42, stornemndsavgjørelsen 2014/95, 2020/933 avsnitt 80 følgende.
Om normalisering
I de tilfeller ingen tilbud har oppnådd høyeste mulige poengscore på et tildelingskriterium har enkelte oppdragsgivere oppjustert poengscorene på det aktuelle tildelingskriteriet slik at beste tilbud oppnår den høyeste mulige score. Praksisen kalles gjerne for normalisering. Normalisering er gjerne begrunnet med at det er nødvendig for å bevare tildelingskriterienes oppgitte vekt.
Det kan være flere grunner til at ingen av tilbudene har oppnådd høyest mulig score. Ved relative poengmodeller kan forklaringen være at ingen har oppnådd beste karakter på samtlige underkriterier. Ved absolutte poengberegningsmodeller kan forklaringen være at ingen tilbud har blitt vurdert gode nok til å bli tildelt den høyeste mulige score.
Oppjusteringen i en slik situasjon kan i hovedsak gjøres på to måter:
- Oppjustere poengscoren til alle tilbud med den nominelle verdien som må til for at beste tilbud skal få beste mulige poengscore, eller
- Oppjustere beste tilbud til den høyeste mulige oppnåelige score for så å oppjustere de øvrige med det antall poeng som reflekterer den prosentvise opprinnelige forskjellen i poeng.
Den første metoden vil ikke ha betydning for det endelige resultatet av konkurransen. Metoden endrer ikke på den opprinnelige poengforskjellen og det er poengforskjellen som er av betydning for resultatet, ikke antall poeng som blir gitt.
Normalisering etter metode nr. 1 er derfor en unødvendig operasjon uten betydning for resultatet eller tildelingskriteriets vekt.
Hvis normaliseringen blir utført etter metode nr. 2 vil normaliseringen kunne ha betydning for resultatet. For eksempel ved at poengene 5 og 3 blir normalisert til 10 og 6. En poengforskjell på 2 har nå blitt til 4, og dette vil naturligvis også ha betydning for den vektede poengforskjellen og kan følgelig ha betydning for rangeringen av tilbudene.
Det er vanskelig å se noen grunn for at tilbud som etter gjennomført evaluering har oppnådd poengene 5 og 3, skal normaliseres til poengene 10 og 6. Det er oppdragsgivers evaluering som har resultert i poengene 5 og 3 og en poengdifferanse på 2. Vil poengene 10 og 6 og en poengforskjell på 4 reflektere oppdragsgivers vurdering av tilbudene på en mer korrekt måte, og hva er i så fall begrunnelsen for dette? Selv om den prosentvise poengforskjellen er uendret er den nominelle poengforskjellen endret, og denne vil kunne ha direkte betydning for resultatet av konkurransen.
Normalisering var et tema i en stornemndavgjørelse i KOFA sak 2021/1000. KOFA uttaler følgende (36):
«Klagenemnda utelukker ikke at normalisering av uttellingen på kvalitetskriterier i enkelte tilfeller kan være riktig, men kan ikke se at det er grunnlag for en generell anbefaling om å normalisere. I flere tilfeller vil en slik normalisering tvert imot kunne gi uønskede og uriktige utslag, særlig i tilfeller hvor det kvalitativt beste tilbudet har relativt lav kvalitet. Da kan det bli mange kvalitetspoeng å fordele på et lite kvalitetsintervall. Det kan føre til at poengdifferansene blir for store, noe som igjen kan medføre at små kvalitetsforskjeller får uforholdsmessig stor betydning i den samlede bedømmelsen av tildelingskriteriene. Hvis det da blir lettere å få uttelling på dette tildelingskriteriet enn på de andre kriteriene, vil normaliseringen føre til at tildelingskriterienes vekt endres. Det er en av grunnene til at man i økonomisk teori fraråder at tilbudet med best kvalitet brukes som målestokk.»
DFØ anbefaler nå primært evalueringsmodellen prissetting av kvalitet, hvor normalisering uansett ikke vil være en aktuell problemstilling. Dersom oppdragsgiver benytter en evalueringsmodell hvor normalisering blir et tema, anbefaler vi å la være å normalisere. Oppdragsgiver bør ha fokus på å uttrykke sin betalingsvillighet gjennom poengforskjeller. En senere normalisering vil da i så fall gi et galt bilde av betalingsvilligheten og bør følgelig unngås.
Tidspunkt for valg av evalueringsmodell
Oppdragsgiver skal som hovedregel ha besluttet sitt valg av evalueringsmodell før åpning av tilbudene. EU‐domstolen har uttalt dette i sak C‐6/15 Dimarso premiss 31. Ifølge domstolen kan unntak fra dette bare aksepteres dersom oppdragsgiver kan dokumentere at det ikke har vært mulig å fastsette metoden før tilbudsåpning. Domstolen viser til likebehandlingsprinsippet, og faren for favorisering av bestemte tilbydere, dersom modell kan fastsettes etter tilbudsåpning. For å unngå usikkerhet rundt tidspunktet for fastsettelsen, bør oppdragsgiver dokumentere hvilken modell som ble valgt, og når den ble valgt.